¿Quieres organizar un evento profesional? ¿Un momento para hablar tranquilamente con tus clientes potenciales, colaboradores o clientes, para fidelizarlos o conquistarlos? El cocktail es un buen formato para hacer networking con un número limitado de personas. Crea un evento único, que os reúna alrededor de aperitivos y un buffet.
El cocktail es una buena alternativa a las cenas tradicionales que no favorecen una dinámica de movimiento e interacción. El formato cocktail incita al networking, al estar todo el mundo de pie y poder comer o cenar mientras habla y cambia de grupo. Para que las condiciones de encuentro y conversación sean óptimas, así como para que las relaciones entre tus invitados sean significativas, la organización de tu cocktail tiene que ser perfecta.
Determinar el formato
Hay muchas ideas diferentes que podrían entrar dentro del término cocktail. Tienes que pensar en cuál es el formato más adecuado para tu evento. ¿Será comida o cena? ¿Estará dentro de otro evento —congreso, evento anual de la empresa…—? ¿Quiénes serán los invitados? ¿Qué esperas del evento: ampliar tus relaciones profesionales, obtener nuevos clientes, fidelizar a tus clientes actuales…? Todas las preguntas y objetivos de este estilo te permitirán encuadrar tu evento.
Reservar el espacio ideal
El espacio en el que tendrá lugar un evento suele ser un punto central y estratégico de la organización del mismo. En el caso de un cocktail lo es aún más; el espacio tiene que estar a la altura de tus objetivos y de tus invitados. Reúnete con ellos en un lugar especial, original o representativo de tu empresa / actividad. La primera impresión de los invitados a tu cocktail estará determinada por el lugar, por lo que es mejor que no te precipites con la elección del mismo. No dudes en salirte de lo clásico y buscar espacios inesperados para que se sientan como VIPs.
No dejes de lado los aspectos prácticos. El lugar escogido tiene que ser fácilmente accesible para tus invitados, en transporte público y/o en coche. Si dispone de una zona verde, a ser posible, exterior, siempre es un plus.
Fijar una fecha entre semana
Un punto que puede parecer obvio pero que es importante recordar: un evento profesional suele tener lugar entre semana. Los invitados estarán más dispuestos a hacer hueco para una cena o una comida profesional entre semana. Ten en cuenta también si hay otros eventos profesionales a los que podrían querer asistir.
Asegurarse la asistencia de los invitados
Para asegurarte de que los invitados acudirán a tu cocktail, avísales con tiempo enviando el clásico «Save the date», seguido de una invitación personalizada y de recordatorios. Haz que sea fácil anotar el evento en su agenda mediante aplicaciones: Google Agenda, Calendario iOS, eventos de Facebook, etc. Para gestionar las invitaciones e inscripciones, crea una plataforma de inscripción personalizada que te facilite la vida y te haga ganar tiempo. El día D, podrás acceder de un vistazo a los datos de todos los invitados y, si quieres, podrás controlar las entradas.
Escoger los proveedores adecuados
El ambiente de tu cocktail es tan importante como el espacio. Recibe a tus invitados en un ambiente que permita romper el hielo y empezar a conocerse rápidamente. Puedes decidir incluir algún tipo de animación para la ocasión, stands y zonas específicas sobre un tema. Pon especial atención a los proveedores que contratas. El formato cocktail te permite estar con tus clientes y clientes potenciales en un ambiente informal, así que no incluyas presentaciones y discursos demasiado pomposos. Inclínate por animaciones e intervenciones cortas e incita a tus invitados a participar e interactuar.
Los detalles diferenciadores de un evento profesional
Los detalles diferenciadores son los elementos que tus invitados recordarán tras el evento. Puede ser una actividad y una temática particulares, una bebida o un plato original, pequeños regalos entregados durante el cocktail, un agradecimiento personalizado tras el evento… ¡No quites valor a estos gestos, ya que pueden ser lo que marque la diferencia!
Ya tienes todos los ingredientes para preparar el cocktail perfecto. ¡Ahora solo tienes que adaptar estos consejos a las particularidades de tu empresa!
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