Los organizadores de eventos tienen que controlar una multitud de detalles y tomar muchas decisiones. Entre ellas, la elección del precio de las entradas es crucial. Si fijas un precio de entradas demasiado alto, puede que los asistentes decidan no comprar y por lo tanto perderás ingresos. Si por lo contrario, vendes entradas a un precio demasiado bajo, puede que no generes ingresos suficientes para cubrir tus gastos. Incluso podría dar la sensación a tu público potencial de que tu evento no es suficientemente interesante.
Para evitar eso y ayudarte a elegir el precio más adecuado para las entradas de tu evento, hemos seleccionado los mejores prácticas de de los organizadores que usan Weezevent.
Índice
1. Realiza una previsión de costes
2. Fija el precio de las entradas
3. Establece varias opciones de precio
4. Elige la plataforma de venta de entradas online adecuada
1. Realiza una previsión de costes
Haz una lista de gastos realizados y pendientes
Lo sabes mejor que nadie: organizar un evento te obliga a hacer muchas checklists entre cuyos puntos se encuentra la decisión respecto al precio de las entradas. Empieza por crear categorías de gastos y detalla las partidas al máximo: comida, bebida, decoración, animaciones, material etc. No es el momento de decidir lo que vas a gastar o no, sino de hacer una lista de todo lo que vas a necesitar para organizar tu evento.
Detalla tu presupuesto
Es el momento de tomar decisiones respecto a los costes. Puedes usar como base los presupuestos de eventos que hayas organizado anteriormente, teniendo en cuenta los cambios que podría haber en función de los proveedores. Pide un nuevo presupuesto si crees que sus precios pueden haber variado y también si hay partidas nuevas de costes. Por último, selecciona las partidas de costes estrictamente necesarias.
¡Ojo! Ten en cuenta el IVA que se aplica a tu evento a la hora de hacer tu presupuesto.
Hacer una lista de los costes potenciales de tu evento entrando en detalles te dará una imagen bastante exacta de los ingresos que necesitarás para cubrir tus gastos. Cuanto más avances en la organización de tu evento, mejor sabrás cómo equilibrar la balanza gastos/ingresos y qué decisiones estratégicas tomar respecto al precio de tus entradas.
Además, según el tipo de evento, varía la fecha de anuncio del precio. Los eventos de gran tamaño comunican sus precios con varios meses de antelación. Los eventos más pequeños lo suelen hacer sólo unas semanas antes del evento.
2. Fija el precio de las entradas
Compara los precios de eventos de la zona
Compara los precios de eventos similares que se celebren en la misma ciudad o zona: en Facebook (sección Eventos o en la app Local), en las revistas locales, en internet, etc. No te centres sólo en el precio de venta final, sino también en el público objetivo, la localización exacta del evento, su duración, los transportes, las actividades o los ponentes. Eso te permitirá ajustar el aforo teniendo en cuenta otros eventos similares al tuyo.
Crea un presupuesto equilibrado en gastos/ingresos
Planificar un presupuesto equilibrado es el requisito mínimo a la hora de organizar un evento para generar ingresos (o al menos de cubrir los gastos).
Las asociaciones tienen menos interés en generar beneficios ya que deben presentar un presupuesto previsional perfectamente equilibrado para conseguir subvenciones. Si vas a organizar eventos con regularidad, aspira primero a llegar a un equilibrio y luego intenta aumentar los beneficios en cada edición. No corras, la mejor forma de consolidar tus eventos es ir poco a poco.
Toma la decisión basándote en toda la información
Gastos realizados, costes previstos, precio de los eventos similares y equilibrio del presupuesto son las claves que te ayudarán a determinar el precio de venta de tus entradas. La fijación de tu estrategia de precios deberá basarse en todos estos elementos.
3. Establece varias opciones de precio
Ofrece varios tipos de tickets o un escalonado de precios
Cada vez más eventos realizan acciones de pre-venta efectivas gracias a una tarifa “early bird”. La comunicación tiene que ser clara: «Compra tu entrada ahora y ahórrate un x % del precio de la entrada». Algunos eventos utilizan una tarifa early bird y luego una tarifa general. Otros van más allá y habilitan 3 o 4 tarifas diferentes, que salen a la venta en 3 o 4 periodos diferentes.
Aquí tienes un ejemplo para un evento que se celebraría en julio del año N:
- Julio – diciembre, año N-1: salida a la venta de la tarifa very early bird con un descuento del 50%
- Enero-mayo, año N: salida a la venta de la tarifa early bird con un descuento del 30%
- Junio-julio, año N: salida a la venta de la tarifa last promotion con un descuento del 15%
- Julio, año N: salida de la tarifa regular con el precio normal
Sólo es un ejemplo: el número de tarifas y la duración de las campañas de promoción pueden variar. También existe la posibilidad de poner un precio reducido para la venta online y un precio normal para la venta en taquilla. Así se fomenta la venta anticipada, y por lo tanto los ingresos antes del evento, lo que te da más tranquilidad como organizador.
Igualmente, puedes ofrecer tarifas reducidas para los estudiantes, las personas con movilidad reducida, los seniors, los desempleados o cualquier otra categoría que te parezca relevante.
Ofrece una tarifa libre
¿Por qué deberías ser el único en decidir el precio de tus entradas? Los primeros interesados, tus asistentes, también tienen algo que decir. Ofrece una tarifa libre y deja que tu público elija el precio que le parece justo. Es una iniciativa que suele tener buena acogida y que incrementa la confianza del público en tu organización.
Ofrece códigos promocionales
Haz felices a tus amigos, compañeros, proveedores o clientes más fieles enviándoles códigos promocionales. Son muy fáciles de configurar y te permitirán ganar visibilidad y fidelizar a tu público.
4. Elige la plataforma de venta de entradas online adecuada
Elige una plataforma de venta de entradas online que te permita configurar diferentes tarifas y te ofrezca las herramientas necesarias y un asesoramiento profesional para establecer una estrategia de precios efectiva. También debes valorar que la plataforma te ofrezca la posibilidad de vender y comunicar en distintos canales —microsite, widget integrado en tu web—, que son tan importantes como el precio de tus entradas.
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¡Nos vemos por weezevent.com!
