A la hora de organizar un evento, hay muchas tareas para las que es necesario recurrir a profesionales externos. Seguramente tengas que buscar el proveedor idóneo para la regiduría de tu evento, los audiovisuales, la restauración, la animación o también para la impresión de documentación, la decoración o la venta de entradas.
Cuando uno está organizando su primer evento, puede sentirse un poco solo en la búsqueda de proveedores. Por eso, te contamos cuál es el proceso apropiado para elegir a tus proveedores.
Redactar un buen documento base (o brief)
El primer paso en la búsqueda de un proveedor es redactar un documento base (también llamado brief o pliego de condiciones) completo, que incluya toda la información necesaria sobre el proyecto y tus necesidades. De esta forma, recibirás propuestas lo más específicas y adaptadas posible.
Deja claro el formato que quieres que tenga tu evento. Especifica la fecha, el público objetivo (edad, sexo, profesión, intereses…), tu objetivo en número de asistentes y el lugar.
Narra la historia de tu proyecto/empresa. ¿Cómo nació el proyecto? ¿Qué valores encarna? ¿Cuál es la misión de tu empresa/asociación? Describe los eventos que tú o tu empresa habéis organizado… Cuanto mejor te describas, mejor sabrán los «candidatos» adaptar su oferta a tus necesidades.
Indica de forma muy clara cuáles son los objetivos del evento que quieres organizar: activación de marca, trabajo artístico, objetivos asociados a la imagen (valores, experiencia, conocimientos, especialización…) o a darse a conocer (a nivel local, regional, nacional, internacional…).
En el último apartado del documento base, indica el presupuesto del que dispones. Sé coherente con el resto del documento y no dudes en establecer una horquilla para dar cierto margen de maniobra.
Primera selección: a quién envío el documento base
En internet, hay muchas plataformas que ponen en contacto a organizadores de eventos y proveedores. Lo difícil es saber cuál de ellos es el mejor para tu evento.
Entra en estas plataformas y procede a hacer una primera selección. Para hacerlo, fíjate en su experiencia y sus referencias para hacerte una idea de su profesionalidad. De entre los que te parezcan más apropiados, selecciona los que tengan unas tarifas que entren en tu presupuesto y envíales tu documento base y compara las ofertas, con especial atención a los puntos fundamentales y más críticos de la organización de tu evento.
Las cualidades imprescindibles en un proveedor
Deberías recibir unas cuantas ofertas. La rapidez de la respuesta puede ayudarte con la selección. Un proveedor que tarda mucho en contestar a una solicitud de presupuesto puede que no te dé mucha confianza en los momentos de prisas inevitables en la organización de eventos.
Hay 3 cualidades imprescindibles en cualquier proveedor: capacidad de reacción, disponibilidad y adaptabilidad.
Para que todo vaya bien en tu evento, tendrás que crear una auténtica relación de confianza y ayuda mutua con tus proveedores. Valora el detalle de los proveedores que traten de ponerse en contacto contigo por teléfono, ¿por qué no reunirte con ellos en persona? Así podrás ver más claramente qué sensación te transmiten. Es importante estar a gusto y poder preguntar todo lo que necesites. Especialmente para algunos temas técnicos, es tan importante contar con acompañamiento como con la prestación en sí.
Compara los diferentes presupuestos y comprueba que responden completamente a los expuesto en tu documento base. Tras una última búsqueda de opiniones en Google, escoge dos opciones de proveedor. De esta forma, tendrás a quién contactar en caso de emergencia o cualquier problema y estarás preparado para cualquier imprevisto.
Después del evento, es necesario que hagáis un informe sobre vuestras respectivas visiones del proyecto. Enumerad los puntos que hay que mejorar y los que hay que mantener igual. Esto te ayudará a saber a quién llamar para tu próximo evento.
Deja la puerta abierta a otras ofertas. Mantener una amplitud de miras te ayudará a emprender con serenidad la fase de búsqueda de proveedores con serenidad cada año.
¡Nos vemos por weezevent.com!
También te puede interesar:
¿Cómo consigo un patrocinador para mi evento?
Taller, gala, feria, bono regalo, donativo… ¡La taquilla virtual para todos!
