¿Cómo dirigir una reunión con éxito?

Diri­gir y mod­er­ar una reunión no es una habil­i­dad nat­ur­al para todo el mun­do. Requiere de preparación y entre­namien­to. Entre la gestión del tiem­po, la gestión de con­flic­tos poten­ciales, ase­gu­rarse de que se trans­miten los men­sajes impor­tantes y la pro­duc­tivi­dad… ¡La preparación es clave! Tam­bién nece­si­tarás saber cómo dinamizar la reunión e inter­ac­tu­ar con todas las partes, ase­gu­ran­do que todo el mun­do ten­ga la opor­tu­nidad de hablar. En defin­i­ti­va, muchos ele­men­tos a ten­er en cuen­ta.

Para ayu­darte a iden­ti­fi­car­los y diri­gir una reunión con soltura, aquí tienes algunos con­se­jos y tru­cos.

Paso 1: La preparación de la reunión

Definir el objetivo de la reunión

Antes de orga­ni­zar una reunión, es fun­da­men­tal definir con pre­cisión el obje­ti­vo u obje­tivos de la mis­ma. Define clara­mente el tema cen­tral y los ele­men­tos prin­ci­pales que se abor­darán durante la reunión para ten­er en cuen­ta los sigu­ientes pasos y las difer­entes partes de la reunión. Estos obje­tivos pueden incluir fijar pre­cios para un nue­vo pro­duc­to o ser­vi­cio, la estrate­gia de mar­ket­ing para una cam­paña de comu­ni­cación en redes sociales, el pre­supuesto para un proyec­to, las con­trat­a­ciones, etc.

Establecer un orden del día

El orden del día es un plan detal­la­do de lo que se tratará durante la reunión. Es impor­tante estable­cer un orden del día claro para ayu­darte a man­ten­er la orga­ni­zación y el foco en los temas impor­tantes. Envía el orden del día a todos los par­tic­i­pantes antes de la reunión para que tam­bién puedan prepararse en con­se­cuen­cia y comen­zar la reunión de man­era efi­ciente.

Enviar invitaciones

Para cada reunión, has de ten­er en cuen­ta el número de per­sonas y las per­sonas clave a las que invi­tar. Asegúrate de que las per­sonas involu­cradas en el tema estén disponibles en el momen­to desea­do. Envía tam­bién invita­ciones claras y detal­ladas para recor­dar el orden del día acor­da­do.

Paso 2: Dirigir una reunión con soltura

Comenzar la reunión a tiempo

Para comen­zar tu reunión a tiem­po y aprovechar el tiem­po disponible, prepara todos los mate­ri­ales nece­sar­ios con antelación y asegúrate de que todo fun­cione. Esto incluye tu for­ma de pre­sentación (Excel, Pow­er­point, proyec­tor, etc.). El mal fun­cionamien­to del dis­pos­i­ti­vo puede retrasar tu reunión y hac­er perder el tiem­po a todas las partes.

Iniciar la reunión y gestionar las intervenciones

Durante la reunión, es fun­da­men­tal saber cómo ges­tionar las difer­entes inter­ven­ciones, así como garan­ti­zar que todos ten­gan la opor­tu­nidad de expre­sar su opinión. Ani­ma a los par­tic­i­pantes a com­par­tir ideas y hac­er pre­gun­tas si pro­cede. Si un pun­to parece no haber queda­do claro, no dudes en repe­tir­lo para que todos los pre­sentes lo ten­gan claro.

Elegir un estilo de dirección

Para diri­gir una reunión, cada per­sona tiene su pro­pio enfoque y esti­lo de facil­itación. Si bien no existe una rec­eta mila­grosa para diri­gir una reunión, algunos per­files son fácil­mente iden­ti­fi­ca­bles:

• El ani­mador: Los par­tic­i­pantes dis­cuten abier­ta­mente mien­tras el facil­i­ta­dor ejerce un con­trol rel­a­ti­va­mente dis­cre­to sobre la reunión.
• El coor­di­nador: Los asis­tentes hablan sobre tema especí­fi­co, mien­tras que el facil­i­ta­dor tiende a mod­er­ar los comen­tar­ios de todos y man­ten­er un equi­lib­rio gen­er­al.
• El autori­tario: El facil­i­ta­dor se hace car­go de la reunión y deja muy poca voz a otras per­sonas. Este esti­lo, aunque efec­ti­vo en el pasa­do, está demostran­do que cada vez gus­ta menos en las empre­sas y puede ir en con­tra de un buen ambi­ente de tra­ba­jo.

La buena gestión del tiempo

Como hemos men­ciona­do ante­ri­or­mente, asegúrate de que la reunión comience y ter­mine a la hora pro­gra­ma­da y de que se hayan trata­do los temas enu­mer­a­dos en el orden del día. Si la reunión se alarga, puedes orga­ni­zar una nue­va reunión al día sigu­iente para finalizarla poder abor­dar los temas restantes tenien­do aún toda la infor­ma­ción fres­ca.

La gestión de conflictos

Si surge un con­flic­to u opin­iones diver­gentes durante la reunión, es impre­scindible que man­ten­gas el con­trol sobre el buen fun­cionamien­to de la reunión. Tómate tu tiem­po para escuchar a ambas partes y tra­ta de encon­trar una solu­ción que enca­je para todos. Si es nece­sario, añade el tema al orden del día de la próx­i­ma reunión para per­mi­tir que las partes involu­cradas encuen­tren una solu­ción fuera de la reunión y se tomen su tiem­po para reflex­ionar sobre ello mien­tras tan­to. Saber diri­gir ade­cuada­mente una reunión tam­bién sig­nifi­ca saber ges­tionar situa­ciones ines­per­adas y de últi­ma hora como los con­flic­tos.

Paso 3: El cierre de la reunión

Resumen de los puntos importantes y próximos pasos

Antes de cer­rar la reunión, resume las deci­siones tomadas y las tar­eas asig­nadas a cada parte intere­sa­da. Asegúrate de que todos ten­gan claro lo que se ha acor­da­do y los próx­i­mos pasos nada más salir de la reunión.

El correo electrónico de resumen

Para recor­dar ráp­i­da­mente los temas trata­dos y pen­di­entes, enviar un informe escrito (por correo elec­tróni­co) suele ser muy útil. Si se des­igna a deter­mi­nadas per­sonas de ante­mano para tomar notas durante la reunión, píde­les tam­bién que escrib­an un informe recor­dan­do los próx­i­mos pasos acor­da­dos. Recuer­da dar las gra­cias a todos, y sé breve y con­ciso en las prin­ci­pales ideas que recor­dar.

Las solu­ciones de Weezevent son útiles para la orga­ni­zación de una reunión porque per­miten ges­tionar las inscrip­ciones de los par­tic­i­pantes de for­ma efi­ciente y comu­ni­carte con ellos gra­cias a las her­ramien­tas de men­sajería integradas. Además, las fun­cional­i­dades de seguimien­to de la asis­ten­cia ayu­dan a opti­mizar la logís­ti­ca de la reunión, pro­por­cio­nan­do una expe­ri­en­cia flu­i­da y bien orga­ni­za­da para todos los asis­tentes.

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