Dirigir y moderar una reunión no es una habilidad natural para todo el mundo. Requiere de preparación y entrenamiento. Entre la gestión del tiempo, la gestión de conflictos potenciales, asegurarse de que se transmiten los mensajes importantes y la productividad… ¡La preparación es clave! También necesitarás saber cómo dinamizar la reunión e interactuar con todas las partes, asegurando que todo el mundo tenga la oportunidad de hablar. En definitiva, muchos elementos a tener en cuenta.
Para ayudarte a identificarlos y dirigir una reunión con soltura, aquí tienes algunos consejos y trucos.
Índice
Paso 1: La preparación de la reunión
Definir el objetivo de la reunión
Antes de organizar una reunión, es fundamental definir con precisión el objetivo u objetivos de la misma. Define claramente el tema central y los elementos principales que se abordarán durante la reunión para tener en cuenta los siguientes pasos y las diferentes partes de la reunión. Estos objetivos pueden incluir fijar precios para un nuevo producto o servicio, la estrategia de marketing para una campaña de comunicación en redes sociales, el presupuesto para un proyecto, las contrataciones, etc.
Establecer un orden del día
El orden del día es un plan detallado de lo que se tratará durante la reunión. Es importante establecer un orden del día claro para ayudarte a mantener la organización y el foco en los temas importantes. Envía el orden del día a todos los participantes antes de la reunión para que también puedan prepararse en consecuencia y comenzar la reunión de manera eficiente.
Enviar invitaciones
Para cada reunión, has de tener en cuenta el número de personas y las personas clave a las que invitar. Asegúrate de que las personas involucradas en el tema estén disponibles en el momento deseado. Envía también invitaciones claras y detalladas para recordar el orden del día acordado.
Paso 2: Dirigir una reunión con soltura
Comenzar la reunión a tiempo
Para comenzar tu reunión a tiempo y aprovechar el tiempo disponible, prepara todos los materiales necesarios con antelación y asegúrate de que todo funcione. Esto incluye tu forma de presentación (Excel, Powerpoint, proyector, etc.). El mal funcionamiento del dispositivo puede retrasar tu reunión y hacer perder el tiempo a todas las partes.
Iniciar la reunión y gestionar las intervenciones
Durante la reunión, es fundamental saber cómo gestionar las diferentes intervenciones, así como garantizar que todos tengan la oportunidad de expresar su opinión. Anima a los participantes a compartir ideas y hacer preguntas si procede. Si un punto parece no haber quedado claro, no dudes en repetirlo para que todos los presentes lo tengan claro.
Elegir un estilo de dirección
Para dirigir una reunión, cada persona tiene su propio enfoque y estilo de facilitación. Si bien no existe una receta milagrosa para dirigir una reunión, algunos perfiles son fácilmente identificables:
- El animador: Los participantes discuten abiertamente mientras el facilitador ejerce un control relativamente discreto sobre la reunión.
- El coordinador: Los asistentes hablan sobre tema específico, mientras que el facilitador tiende a moderar los comentarios de todos y mantener un equilibrio general.
- El autoritario: El facilitador se hace cargo de la reunión y deja muy poca voz a otras personas. Este estilo, aunque efectivo en el pasado, está demostrando que cada vez gusta menos en las empresas y puede ir en contra de un buen ambiente de trabajo.
La buena gestión del tiempo
Como hemos mencionado anteriormente, asegúrate de que la reunión comience y termine a la hora programada y de que se hayan tratado los temas enumerados en el orden del día. Si la reunión se alarga, puedes organizar una nueva reunión al día siguiente para finalizarla poder abordar los temas restantes teniendo aún toda la información fresca.
La gestión de conflictos
Si surge un conflicto u opiniones divergentes durante la reunión, es imprescindible que mantengas el control sobre el buen funcionamiento de la reunión. Tómate tu tiempo para escuchar a ambas partes y trata de encontrar una solución que encaje para todos. Si es necesario, añade el tema al orden del día de la próxima reunión para permitir que las partes involucradas encuentren una solución fuera de la reunión y se tomen su tiempo para reflexionar sobre ello mientras tanto. Saber dirigir adecuadamente una reunión también significa saber gestionar situaciones inesperadas y de última hora como los conflictos.
Paso 3: El cierre de la reunión
Resumen de los puntos importantes y próximos pasos
Antes de cerrar la reunión, resume las decisiones tomadas y las tareas asignadas a cada parte interesada. Asegúrate de que todos tengan claro lo que se ha acordado y los próximos pasos nada más salir de la reunión.
El correo electrónico de resumen
Para recordar rápidamente los temas tratados y pendientes, enviar un informe escrito (por correo electrónico) suele ser muy útil. Si se designa a determinadas personas de antemano para tomar notas durante la reunión, pídeles también que escriban un informe recordando los próximos pasos acordados. Recuerda dar las gracias a todos, y sé breve y conciso en las principales ideas que recordar.
Las soluciones de Weezevent son útiles para la organización de una reunión porque permiten gestionar las inscripciones de los participantes de forma eficiente y comunicarte con ellos gracias a las herramientas de mensajería integradas. Además, las funcionalidades de seguimiento de la asistencia ayudan a optimizar la logística de la reunión, proporcionando una experiencia fluida y bien organizada para todos los asistentes.
