Organizar un evento en tiempos de Covid-19 implica utilizar una checklist más completa que antes. Es imprescindible actualizar tu antigua checklist con los nuevos requisitos impuestos por la situación sanitaria actual. Para ayudarte, te traemos una checklist que recoge los puntos más importantes que deberías añadir a tu lista de tareas de siempre.
Índice
Antes del evento
- Comprobar la legislación vigente y sus especificidades en función del lugar de celebración, el tipo de evento, el foto previsto…;
- Ponerse en contacto con las autoridades para validar la celebración del evento y el protocolo de seguridad;
- Acondicionar los espacios y organizar la circulación de los asistentes de acuerdo a la normativa de distancia social: sentados, de pie, distancia entre asientos y/o mesas…;
- Digitalizar la venta de entradas con una solución de venta de entradas online ;
- Establecer un proceso y una política en caso de cancelación o aplazamiento ;
- Nombrar un responsable Covid-19 para implementar el protocolo sanitario y centralizar las preguntas de los asistentes;
- Comunicar de forma clara y regular a los asistentes las medidas de seguridad a través de e-mailings y redes sociales;
- Actualizar la base de datos interna (staff, recinto, colaboradores, proveedores) para comunicar con facilidad cualquier cambio en el protocolo Covid-19;
- Comunicar las medidas de seguridad al staff y asegurarse de que todos y cada uno están al corriente de su rol dentro del protocolo Covid-19;
- Facilitar material de protección al staff y a los voluntarios: mascarilla y gel hidroalcohólico;
- Crear e instalar carteles en el recinto para recordar las medidas sanitarias y disponer también de una buena señalética para indicar el sentido de los flujos de personas, accesos, etc.;
- Diseñar e implementar un protocolo de acceso: puntos de acceso, filas, control de la temperatura o no, tests de antígenos o no (según corresponda).
Durante el evento
- Gestionar los accesos siguiendo el protocolo previsto: escanear entradas, cachear… ;
- Controlar los flujos de personas en el interior del recinto;
- Comprobar la visibilidad de los carteles informativos y la señalética;
- Asegurarse de que la ventilación del recinto es adecuada, si el evento tiene lugar en un espacio cerrado;
- Limpiar con regularidad las zonas y superficies más utilizadas;
- Recordar y controlar el cumplimiento de las normas por parte del staff y de los asistentes.
Después del evento
- Comunicar a los asistentes y al staff en caso de contagio;
- Limpiar todas las superficies y aparatos utilizados;
- Agradecer a los asistentes, el staff, los colaboradores y los proveedores por su asistencia y por haber respetado el protocolo.
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