¿Doy el salto al cashless o no? Análisis de costes y beneficios

Más allá de con­vic­ciones per­son­ales, antes de lan­zarse a implan­tar el cash­less en un proyec­to, con­viene esti­mar la reper­cusión de la decisión. Un análi­sis de los costes y ben­efi­cios per­mite, no sólo pon­er sobre el papel el impacto de cada uno de ellos, sino tam­bién eval­u­ar, tras el even­to, los resul­ta­dos y com­pro­bar si se han alcan­za­do los obje­tivos pre­vi­a­mente fija­dos. Es evi­dente que hac­er este ejer­ci­cio antes de dar el salto es fun­da­men­tal, pero tam­bién es muy útil hac­er­lo a pos­te­ri­ori y año tras año.

Cada orga­ni­zación es difer­ente y cada proyec­to cash­less tam­bién pero, como ref­er­en­cia, hemos encon­tra­do una serie de ele­men­tos en los que la implantación de este sis­tema tiene un impacto. Luego, es tarea de cada orga­ni­zador eval­u­ar­los en el con­tex­to de su even­to. Algunos de los indi­cadores son cuan­tifi­ca­bles, como el aumen­to de la ces­ta media, y otros no lo son tan fácil­mente, como la sat­is­fac­ción del públi­co.

Hemos hecho el ejer­ci­cio fiján­donos en la infor­ma­ción recogi­da en más de 200 even­tos durante tres tem­po­radas.
Los resul­ta­dos de este análi­sis refle­jan un coe­fi­ciente de rentabil­i­dad de entre X1,5 y X3.

COSTES

Los prin­ci­pales costes cuan­tifi­ca­bles se pueden dividir en tres con­cep­tos, inclu­i­do un bloque cor­re­spon­di­ente a los costes indi­rec­tos que habrá que ten­er en cuen­ta o no, según las car­ac­terís­ti­cas de la orga­ni­zación:

#1. Sistema Cashless

De media, supone un 5% del vol­u­men de nego­cio gen­er­a­do in situ.
El coste del sis­tema incluye el soft­ware, la gestión del proyec­to, el alquil­er del mate­r­i­al, el per­son­al téc­ni­co, etc.

#2. Soporte NFC

Un soporte NFC tiene un pre­cio medio de entre 0,40€ y 1€ (según el vol­u­men y el tipo de soporte).

Los orga­ni­zadores son los que eli­gen el tipo de soporte. La tar­je­ta es la opción más bara­ta, espe­cial­mente para pequeñas can­ti­dades. En gen­er­al, hay que pre­v­er un pedi­do de tar­je­tas NFC para un 60% del públi­co. La opción de la pulsera per­mite unir cash­less y con­trol de acce­so en un solo soporte por asis­tente.

#3. Costes indirectos

Para un análi­sis exhaus­ti­vo, con­viene ten­er en cuen­ta tam­bién cier­tos costes indi­rec­tos:

• Gas­tos ban­car­ios (cobro/reembolso): Estos gas­tos están rela­ciona­dos con las recar­gas online. Sin embar­go, susti­tuyen en gran medi­da los gas­tos ban­car­ios de los TPVs físi­cos.

• Costes del despliegue de los ban­cos cash­less: A no ser que se tuviera implan­ta­do ante­ri­or­mente un sis­tema de tokens, ésta es una nue­va par­ti­da de costes humanos y logís­ti­cos que hay que ten­er en cuen­ta. El coste es inver­sa­mente pro­por­cional al vol­u­men de recar­gas online (antes y durante el even­to). Hay orga­ni­zadores que lle­gan a super­ar el 60% en recar­gas online, lo que reduce los costes rel­a­tivos al despliegue de pun­tos físi­cos de recar­ga en la mis­ma pro­por­ción.

• Coste de la insta­lación de conex­ión a inter­net: Es recomend­able ten­er acce­so a inter­net en el recin­to para poder hac­er un seguimien­to de la activi­dad en tiem­po real y, sobre todo, para man­ten­er acti­vas las recar­gas online durante todo el even­to. Este coste se puede con­sid­er­ar una inver­sión que supone un aumen­to de las recar­gas online y, en con­se­cuen­cia, una expe­ri­en­cia cash­less más ágil.

BENEFICIOS

Hemos clasi­fi­ca­do en cua­tro blo­ques los prin­ci­pales ben­efi­cios que hemos podi­do cuan­tificar de for­ma con­sis­tente y obje­ti­va, sien­do el últi­mo de estos blo­ques una lista de ben­efi­cios indi­rec­tos que es intere­sante ten­er en cuen­ta para un análi­sis com­ple­to:

#1. Aumento del volumen de negocio

Hemos obser­va­do un aumen­to de un 5% de la fac­turación de las bar­ras y puestos de comi­da.

El cash­less crea un con­tex­to que favorece el con­sumo: recar­gas online (menos paradas en los ban­cos), reduc­ción de tiem­pos en los pedi­dos (transac­ción inmedi­a­ta, fin del cál­cu­lo men­tal para los camareros), menos hur­tos…

Hemos tira­do por lo bajo y nos hemos queda­do con el dato del 5% de aumen­to del vol­u­men de nego­cio, si bien, hay fes­ti­vales que dicen haber aumen­ta­do su ces­ta media en más de un 20%. Es un dato difí­cil de cuan­tificar debido a la can­ti­dad de fac­tores exter­nos que influyen y varían de una edi­ción para otra: tiem­po atmos­féri­co, car­tel, variación de pre­cios, etc.

#2. Saldo cargado y no gastado

Esto supone, de media, un 6% de la fac­turación de las bar­ras y puestos de comi­da o 2€ por asis­tente.

Al con­trario que la may­oría de los sis­temas de tokens, el cash­less per­mite el reem­bol­so del sal­do car­ga­do y no gas­ta­do, lo que supone un gran aliv­io para los asis­tentes, que se lo pien­san menos a la hora de recar­gar. En el momen­to de la final­ización del even­to, el sal­do acu­mu­la­do puede rep­re­sen­tar has­ta un 25% de la fac­turación y, tras el peri­o­do de reem­bol­so, se que­da en torno al 6% ya que hay asis­tentes que no se molestan en recla­mar­lo o deci­den donarlo para que el even­to siga cre­cien­do. Desta­camos que este por­centa­je es tres veces supe­ri­or al que que­da con un sis­tema de tokens que, a fal­ta de posi­bil­i­dad de reem­bol­so, los asis­tentes son mucho más ret­i­centes y cal­cu­ladores a la hora de com­prar fichas: “¿Cuán­tos tokens nece­si­to para com­prar 2 cervezas y 2 raciones de patatas?”, lo que tam­bién con­ges­tiona los pun­tos de cam­bio.

#3. Política de gastos

De media, rep­re­sen­ta un 2% de la fac­turación de las bar­ras y puestos de comi­da.

Además de las evi­dentes ven­ta­jas que hemos enun­ci­a­do, los orga­ni­zadores tienen la posi­bil­i­dad de aplicar a los asis­tentes una políti­ca de gas­tos, de for­ma que estos con­tribuyan a la finan­ciación del sis­tema, de man­era sim­i­lar a la fian­za para los vasos reuti­liz­ables, por ejem­p­lo.

#4. Beneficios indirectos

Lista de ben­efi­cios indi­rec­tos y otros impactos pos­i­tivos que ten­er en cuen­ta para un análi­sis exhaus­ti­vo:

• Dis­min­u­ción del ries­go de fraude: Los com­por­tamien­tos que impli­can pér­di­das en las bar­ras se reducen con­sid­er­able­mente, entre otras cosas, por haber elim­i­na­do las transac­ciones físi­cas. Como los camareros ya no tienen que dar el cam­bio (en efec­ti­vo o tokens), ya no pueden comp­in­charse con algún asis­tente para lle­var a cabo pequeños hur­tos bajo el pre­tex­to de errores humanos. A esto se añade una may­or seguri­dad alrede­dor del dinero en efec­ti­vo que cir­cu­la den­tro del recin­to, al ten­er que pro­te­ger sola­mente los ban­cos y por la posi­bil­i­dad de lle­var a cabo un seguimien­to indi­vid­ual de las opera­ciones de cobro. Una anéc­do­ta muy ilus­tra­ti­va: en 2015, en el pro­ce­so de implantación de un sis­tema cash­less en un fes­ti­val francés, tras la for­ma­ción ofre­ci­da a los camareros habit­uales, de las 100 per­sonas que asistieron a la for­ma­ción, 30 deci­dieron no prestar sus ser­vi­cios a causa del nue­vo sis­tema…

• Dis­min­u­ción de las bebidas regal­adas: Los orga­ni­zadores indi­can que su ratio de pér­di­da por com­pra es infe­ri­or: tiran­do por lo bajo, podemos indicar un impacto de un 1% de la fac­turación. Esto se expli­ca, en parte, por respon­s­abi­lizar cada vez más a los camareros, que aho­ra tienen que reg­is­trar cada pedi­do en su ter­mi­nal cash­less, que hace de caja reg­istrado­ra. Inclu­so hay even­tos que per­miten a los camareros servir bebidas gra­tu­itas uti­lizan­do su tar­je­ta de vende­dor. Con­clusión: las malas cos­tum­bres quedan reduci­das a com­por­tamien­tos mar­ginales.

• Ide­al para patroci­nadores: El soporte NFC supone un nue­vo espa­cio pub­lic­i­tario que se puede com­er­cializar. El cash­less, por su nat­u­raleza de medio de pago alter­na­ti­vo e inno­vador, atrae tan­to a colab­o­radores ban­car­ios tradi­cionales como a agentes más mod­er­nos (Pay­Pal, PayLib, Lyf­Pay, etc.) pero tam­bién resul­ta atrac­ti­vo a oper­adores de tele­fonía o mar­cas “mil­len­ni­als” (Deez­er, Spo­ti­fy, Blablacar…) para acciones de acti­vación de mar­ca.

• Flex­i­bil­i­dad de la políti­ca de pre­cios: Posi­bil­i­dad de incre­men­tar el pre­cio de un pro­duc­to en 0,10€, por ejem­p­lo, para respon­der a un aumen­to del pre­cio por parte de un provee­dor, sin pre­ocu­parse por las com­pli­ca­ciones con el cam­bio (en efec­ti­vo o en tokens).

• Creación de una base de datos: Al involu­crar a los asis­tentes en un sis­tema de pago pro­pio, la orga­ni­zación recopi­la infor­ma­ción (correo elec­tróni­co, telé­fono, etc.) que per­mite pos­te­ri­ores con­tac­tos bien focal­iza­dos. Para ilus­trar este asun­to, podemos fijarnos en cómo es habit­u­al que los asis­tentes que han com­pra­do su entra­da a través de un distribuidor/revendedor (Tick­et­mas­ter, Entradas.com, Atrá­pa­lo, por citar algunos) sean anón­i­mos para los orga­ni­zadores. El anon­i­ma­to se aca­ba en el momen­to en que el asis­tente se crea una cuen­ta cash­less, ya que el orga­ni­zador puede acced­er a sus datos per­son­ales y entrar en con­tac­to con él.

• May­or ofer­ta de presta­ciones para colab­o­radores y patroci­nadores, con nuevas posi­bil­i­dades de acti­vación de mar­ca antes, durante y después del even­to: El cash­less es un ser­vi­cio uti­liza­do por la may­oría de los asis­tentes, lle­gan­do has­ta el 70%, pero aún así parte de los orga­ni­zadores y sus colaboradores/patrocinadores no aprovechan todo su poten­cial. La apli­cación móvil del even­to, por ejem­p­lo, lle­ga a bas­tantes menos per­sonas pero es donde muchos con­cen­tran sus esfuer­zos de mar­ket­ing.

• Neu­tral­ización de algunos gas­tos tradi­cionales con otros nuevos: Algunos de los gas­tos de siem­pre quedan inte­gra­dos en el sis­tema cash­less, como los gas­tos ban­car­ios de los TPVs, que se ven susti­tu­i­dos por los gas­tos ban­car­ios online o el pedi­do de pulseras tradi­cionales que se susti­tuye por el de pulseras NFC. Además, los gas­tos en seguri­dad dis­min­uyen con­sid­er­able­mente al nece­si­tar has­ta 10 veces menos per­son­al de seguri­dad en el trans­porte de fon­dos.

Para saber­lo TODO sobre el cash­less: DESCARGA nue­stro LIBRO BANCO GRATIS, aquí.
¡Nos vemos por weezevent.com!