¿Doy el salto al cashless o no? Análisis de costes y beneficios

¿Doy el salto al cashless o no? Análisis de costes y beneficios

Más allá de convic­ciones perso­nales, antes de lanzarse a implantar el cashless en un proyecto, conviene estimar la reper­cusión de la decisión. Un análisis de los costes y beneficios permite, no sólo poner sobre el papel el impacto de cada uno de ellos, sino también evaluar, tras el evento, los resul­tados y comprobar si se han alcanzado los objetivos previa­mente fijados. Es evidente que hacer este ejercicio antes de dar el salto es funda­mental, pero también es muy útil hacerlo a poste­riori y año tras año.

 

Cada organi­zación es diferente y cada proyecto cashless también pero, como referencia, hemos encon­trado una serie de elementos en los que la implan­tación de este sistema tiene un impacto. Luego, es tarea de cada organi­zador evaluarlos en el contexto de su evento. Algunos de los indica­dores son cuanti­fi­cables, como el aumento de la cesta media, y otros no lo son tan fácil­mente, como la satis­facción del público.

Hemos hecho el ejercicio fiján­donos en la infor­mación recogida en más de 200 eventos durante tres tempo­radas.
Los resul­tados de este análisis reflejan un coefi­ciente de renta­bi­lidad de entre X1,5 y X3.

 

COSTES

Los princi­pales costes cuanti­fi­cables se pueden dividir en tres conceptos, incluido un bloque corres­pon­diente a los costes indirectos que habrá que tener en cuenta o no, según las carac­te­rís­ticas de la organi­zación:

#1. Sistema Cashless

De media, supone un 5% del volumen de negocio generado in situ.
El coste del sistema incluye el software, la gestión del proyecto, el alquiler del material, el personal técnico, etc.

#2. Soporte NFC

Un soporte NFC tiene un precio medio de entre 0,40€ y 1€ (según el volumen y el tipo de soporte).

Los organi­za­dores son los que eligen el tipo de soporte. La tarjeta es la opción más barata, especial­mente para pequeñas canti­dades. En general, hay que prever un pedido de tarjetas NFC para un 60% del público. La opción de la pulsera permite unir cashless y control de acceso en un solo soporte por asistente.

#3. Costes indirectos

Para un análisis exhaustivo, conviene tener en cuenta también ciertos costes indirectos:

  • Gastos bancarios (cobro/reembolso): Estos gastos están relacio­nados con las recargas online. Sin embargo, susti­tuyen en gran medida los gastos bancarios de los TPVs físicos.
  • Costes del despliegue de los bancos cashless: A no ser que se tuviera implantado anterior­mente un sistema de tokens, ésta es una nueva partida de costes humanos y logís­ticos que hay que tener en cuenta. El coste es inver­sa­mente propor­cional al volumen de recargas online (antes y durante el evento). Hay organi­za­dores que llegan a superar el 60% en recargas online, lo que reduce los costes relativos al despliegue de puntos físicos de recarga en la misma proporción.
  • Coste de la insta­lación de conexión a internet: Es recomen­dable tener acceso a internet en el recinto para poder hacer un segui­miento de la actividad en tiempo real y, sobre todo, para mantener activas las recargas online durante todo el evento. Este coste se puede consi­derar una inversión que supone un aumento de las recargas online y, en conse­cuencia, una experiencia cashless más ágil.

BENEFICIOS

Hemos clasi­ficado en cuatro bloques los princi­pales beneficios que hemos podido cuanti­ficar de forma consis­tente y objetiva, siendo el último de estos bloques una lista de beneficios indirectos que es intere­sante tener en cuenta para un análisis completo:

#1. Aumento del volumen de negocio

Hemos observado un aumento de un 5% de la factu­ración de las barras y puestos de comida.

El cashless crea un contexto que favorece el consumo: recargas online (menos paradas en los bancos), reducción de tiempos en los pedidos (transacción inmediata, fin del cálculo mental para los camareros), menos hurtos…

Hemos tirado por lo bajo y nos hemos quedado con el dato del 5% de aumento del volumen de negocio, si bien, hay festi­vales que dicen haber aumentado su cesta media en más de un 20%. Es un dato difícil de cuanti­ficar debido a la cantidad de factores externos que influyen y varían de una edición para otra: tiempo atmos­férico, cartel, variación de precios, etc.

#2. Saldo cargado y no gastado

Esto supone, de media, un 6% de la factu­ración de las barras y puestos de comida o 2€ por asistente.

Al contrario que la mayoría de los sistemas de tokens, el cashless permite el reembolso del saldo cargado y no gastado, lo que supone un gran alivio para los asistentes, que se lo piensan menos a la hora de recargar. En el momento de la finali­zación del evento, el saldo acumulado puede repre­sentar hasta un 25% de la factu­ración y, tras el periodo de reembolso, se queda en torno al 6% ya que hay asistentes que no se molestan en recla­marlo o deciden donarlo para que el evento siga creciendo. Desta­camos que este porcentaje es tres veces superior al que queda con un sistema de tokens que, a falta de posibi­lidad de reembolso, los asistentes son mucho más reticentes y calcu­la­dores a la hora de comprar fichas: «¿Cuántos tokens necesito para comprar 2 cervezas y 2 raciones de patatas?», lo que también conges­tiona los puntos de cambio.

#3. Política de gastos

De media, repre­senta un 2% de la factu­ración de las barras y puestos de comida.

Además de las evidentes ventajas que hemos enunciado, los organi­za­dores tienen la posibi­lidad de aplicar a los asistentes una política de gastos, de forma que estos contri­buyan a la finan­ciación del sistema, de manera similar a la fianza para los vasos reuti­li­zables, por ejemplo.

#4. Beneficios indirectos

Lista de beneficios indirectos y otros impactos positivos que tener en cuenta para un análisis exhaustivo:

  • Dismi­nución del riesgo de fraude: Los compor­ta­mientos que implican pérdidas en las barras se reducen consi­de­ra­ble­mente, entre otras cosas, por haber eliminado las transac­ciones físicas. Como los camareros ya no tienen que dar el cambio (en efectivo o tokens), ya no pueden compin­charse con algún asistente para llevar a cabo pequeños hurtos bajo el pretexto de errores humanos. A esto se añade una mayor seguridad alrededor del dinero en efectivo que circula dentro del recinto, al tener que proteger solamente los bancos y por la posibi­lidad de llevar a cabo un segui­miento individual de las opera­ciones de cobro. Una anécdota muy ilustrativa: en 2015, en el proceso de implan­tación de un sistema cashless en un festival francés, tras la formación ofrecida a los camareros habituales, de las 100 personas que asistieron a la formación, 30 decidieron no prestar sus servicios a causa del nuevo sistema…
  • Dismi­nución de las bebidas regaladas: Los organi­za­dores indican que su ratio de pérdida por compra es inferior: tirando por lo bajo, podemos indicar un impacto de un 1% de la factu­ración. Esto se explica, en parte, por respon­sa­bi­lizar cada vez más a los camareros, que ahora tienen que registrar cada pedido en su terminal cashless, que hace de caja regis­tradora. Incluso hay eventos que permiten a los camareros servir bebidas gratuitas utili­zando su tarjeta de vendedor. Conclusión: las malas costumbres quedan reducidas a compor­ta­mientos margi­nales.
  • Ideal para patro­ci­na­dores: El soporte NFC supone un nuevo espacio publi­ci­tario que se puede comer­cia­lizar. El cashless, por su naturaleza de medio de pago alter­nativo e innovador, atrae tanto a colabo­ra­dores bancarios tradi­cio­nales como a agentes más modernos (PayPal, PayLib, LyfPay, etc.) pero también resulta atractivo a opera­dores de telefonía o marcas «millen­nials» (Deezer, Spotify, Blablacar…) para acciones de activación de marca.
  • Flexi­bi­lidad de la política de precios: Posibi­lidad de incre­mentar el precio de un producto en 0,10€, por ejemplo, para responder a un aumento del precio por parte de un proveedor, sin preocu­parse por las compli­ca­ciones con el cambio (en efectivo o en tokens).
  • Creación de una base de datos: Al involucrar a los asistentes en un sistema de pago propio, la organi­zación recopila infor­mación (correo electrónico, teléfono, etc.) que permite poste­riores contactos bien focali­zados. Para ilustrar este asunto, podemos fijarnos en cómo es habitual que los asistentes que han comprado su entrada a través de un distribuidor/revendedor (Ticket­master, Entradas.com, Atrápalo, por citar algunos) sean anónimos para los organi­za­dores. El anonimato se acaba en el momento en que el asistente se crea una cuenta cashless, ya que el organi­zador puede acceder a sus datos perso­nales y entrar en contacto con él.
  • Mayor oferta de presta­ciones para colabo­ra­dores y patro­ci­na­dores, con nuevas posibi­li­dades de activación de marca antes, durante y después del evento: El cashless es un servicio utilizado por la mayoría de los asistentes, llegando hasta el 70%, pero aún así parte de los organi­za­dores y sus colaboradores/patrocinadores no aprovechan todo su potencial. La aplicación móvil del evento, por ejemplo, llega a bastantes menos personas pero es donde muchos concentran sus esfuerzos de marketing.
  • Neutra­li­zación de algunos gastos tradi­cio­nales con otros nuevos: Algunos de los gastos de siempre quedan integrados en el sistema cashless, como los gastos bancarios de los TPVs, que se ven susti­tuidos por los gastos bancarios online o el pedido de pulseras tradi­cio­nales que se sustituye por el de pulseras NFC. Además, los gastos en seguridad dismi­nuyen consi­de­ra­ble­mente al necesitar hasta 10 veces menos personal de seguridad en el trans­porte de fondos.

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¡Nos vemos por weezevent.com!

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