Cada evento concibe e implanta el sistema cashless a su manera, no hay ninguna fórmula mágica que sirva para todos. La mejor receta es la que tiene en cuenta las especificidades del evento y lo que busca el organizador, para dar con un operativo adaptado.
¿Qué ecosistema de pago escojo?
Una de las primeras decisiones que hay que tomar es la elección del ecosistema de pago.
Hay tres escenarios posibles:
- 100% cashless: Es el formato más extendido actualmente por ser, además, el más sencillo y claro para los asistentes. El cashless es la única forma de pago aceptada en todos los puntos de venta. Con este escenario, las transacciones son rápidas, además de ofrecer la posibilidad de trabajar totalmente offline, si hiciera falta. La comunicación, algo fundamental en una primera edición, también se simplifica.
- No cash: Se trata de un formato híbrido en el que los asistentes pueden realizar sus pagos en los puntos de venta tanto con su tarjeta bancaria como con su soporte cashless, o incluso con su móvil a través de medios de pago como LyfPay o PayLib. Es la receta que se escogió, por ejemplo para la Fanzone de París en la Eurocopa 2016. La ventaja de este sistema es la eliminación del efectivo en todos los puntos de venta, sin por ello obligar a todos los asistentes a adquirir un soporte cashless.
- Pay as you like: Se aceptan todas las formas de pago, además del cashless. Esta forma de implantación se suele escoger cuando sólo hacen uso del cashless los miembros de un club o un grupo reducido de personas. En este caso, hay que incentivar el uso del cashless mediante ventajas como colas exclusivas o promociones específicas. Aunque este escenario pueda parecer tranquilizador para el asistente porque deja abierta la puerta al uso de los medios de pago habituales, en la práctica se traduce en una utilización muy limitada del cashless, lo que es contraproductivo si tenemos en cuenta la inversión realizada y los beneficios que no se están aprovechando.
¿Qué política de gastos implanto?
La política de gastos también es de la elección del organizador. ¿Cobro gastos de activación? ¿Cobro gastos de reembolso? ¿Qué plazos pongo para las solicitudes de reembolso?
Existen fórmulas para todos los gustos:
- En Francia es habitual y está comúnmente aceptado aplicar 1€ de gastos de activación, mientras que la aplicación de gastos de reembolso es marginal y suele estar mal vista por el público, lo que no favorece la acogida del sistema NFC.
- En España, suele ser al revés: el público tiende a aceptar que haya un mínimo establecido para poder solicitar el reembolso, mientras que no ve con buenos ojos pagar gastos de activación.
Independientemente del modelo de gastos elegido, recomendamos dar a los asistentes un plazo de 2 semanas desde la finalización del evento para solicitar sus reembolsos online.
Hay eventos, como el festival francés Vieilles Charrues, que han optado incluso por un sistema completamente gratuito para los festivaleros, y proceden al reembolso automático del saldo restante en la cuenta cashless de cada asistente tras finalizar el festival; en concreto a través de la tarjeta bancaria registrada en la cuenta cashless del usuario.
¿Le pongo un nombre?
Casi todos los organizadores utilizan el término «cashless» para nombrar su sistema de pago, pero ¡también hay quien se ha atrevido a darle un nombre exclusivo y ponerle un logo!
Estos son algunos ejemplos de branding y naming cashless que refuerzan el universo creado para el evento:
- Moneiz: Festival Vieilles Charrues
- Money Verte: Club de fútbol francés Saint-Etienne
- Gwengampezh: Club de fútbol francés En Avant de Guingamp
- P2N Pay&Play: Festival Papillons de Nuit
- Moneylac: Festival Musilac
- John E-Cash: Festival Beauregard
- Carte K7: Festival Terres du Son
- Deferl’Cash: Festival Les Déferlantes
- Celti’Cash: Festival Interceltique de Lorient
- Cash-Cache: Festival Nuits Secrètes
- Bobicash: Festival Bobital
- Kartenn’Go: Festival Roi Arthur
- No Cash In Hell: Festival Hellfest
- Bich’Cash: Festival Les Bichoiseries
- Ecaucash: Festival Ecaussystème
Estos nombres facilitan la integración del sistema NFC en la comunicación global del evento. Un término divertido, cercano a la identidad del evento favorece la adopción del cashless. Por el contrario, el término «cashless» es neutro, o incluso podría llegar a percibirse de forma negativa por su raíz «cash» que podría evocar en exceso el dinero.
Esta estrategia es tan eficaz que es habitual oír hablar, por ejemplo, de Moneiz (el cashless del festival Vieilles Charrues) en otros festivales de la zona.
¿Qué tipo de soporte NFC utilizo?
Los chips NFC se pueden integrar en muchísimos objetos diferentes: llaveros, gafas, colgantes, relojes de silicona o incluso en simples pegatinas.
Pero en el marco de los eventos culturales y los festivales, las tarjetas y pulseras de tela son la opción preferida por parte de la mayoría de los organizadores y asistentes.
Estas son algunas pistas para escoger el mejor soporte NFC para tus necesidades:
| Ventajas | Desventajas | |
| Tarjeta NFC |
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| Pulsera NFC |
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¿Dónde entrego los soportes NFC?
La implantación del cashless va de la mano con la entrega de los soportes NFC a los asistentes, y más aún si se ha escogido una fórmula que permita las recargas online previas al evento. Pero, ojo, no olvidemos que ¡las promesas del cashless son la rapidez y la fluidez! Por eso, este paso es crucial en la experiencia de los asistentes.
Podemos hablar de 5 formas de entrega de los soportes NFC:
- En los bancos cashless: Al realizar su primera recarga en cualquier banco cashless, el asistente recibe su soporte NFC con el saldo correspondiente. Los que han cargado sus cuentas cashless antes del evento, acudirán al banco cashless para recoger su soporte NFC con el saldo que hayan cargado online. Esta forma resulta un tanto decepcionante para estos últimos, ya que están obligados a hacer cola de la misma forma que quienes no se han tomado la molestia de hacer una recarga con antelación; no se les da ninguna recompensa.
- En el control de acceso: El asistente presenta su entrada en el control de acceso y se le entrega de inmediato su soporte NFC. En caso de que haya cargado su cuenta cashless, se le entrega precargado. De esta forma, este último sólo tiene que hacer cola una vez y, nada más entrar al recinto, ya está listo para empezar a consumir, sin más esperas. La promesa de fluidez se cumple sin duda. El asistente no tiene ni que preguntarse dónde recoger su soporte NFC. ¡Magia! Sin embargo, el proceso de acceso, sobre todo el primer día, es un poco más largo que un simple escaneo, por lo que hay que tenerlo en cuenta y adaptar el operativo.
- Tras el control de acceso: El asistente presenta su entrada una primera vez en el control de acceso y una segunda vez, unos metros más adelante, para recoger su soporte NFC. En caso de que haya cargado su cuenta cashless, se le entrega precargado. En la práctica, este formato es bastante fluido para el asistente, pero consume bastantes recursos humanos, ya que hay que desplegar un equipo doble en las entradas.
En caso de haber autorizado las recargas por adelantado, se podrían añadir otros dos sistemas enfocados exclusivamente a la entrega de soportes NFC previamente cargados:
- En zonas de recogida específicas: El asistente presenta su entrada en un puesto dedicado exclusivamente a entregar los soportes NFC previamente cargados. Es un formato atractivo sobre el papel pero que puede defraudar rápidamente si el tamaño de las zonas no se ha calculado bien o si estas zonas son difíciles de encontrar o de identificar. La peor situación sería tener menos cola en los bancos cashless que en los puestos de soportes NFC previamente cargados. Además, en los eventos que duran varios días, estas zonas quedan casi inutilizadas los días posteriores al de apertura.
- A domicilio (envío por correo): El asistente recibe su soporte NFC por correo postal en su domicilio. Este formato extiende la experiencia, anticipando la emoción del evento, pero aumenta considerablemente los costes. Este sistema encaja especialmente bien en los eventos para los que se agotan todas las entradas con mucha antelación.
¿Cuántos bancos cashless instalo?
En teoría, parece evidente que es una buena opción multiplicar los bancos por todo el recinto. Al fin y al cabo, cuantos más bancos haya en las distintas zonas, mejor será la experiencia de los asistentes. No tendrán que caminar para encontrar un banco.
Pero la práctica demuestra lo contrario. Una gran cantidad de bancos tiene como consecuencia una disparidad de tiempos de espera. Algunos bancos están a rebosar mientras que otros apenas tienen movimiento. Esto se acentúa en función de la programación y los desplazamientos del público de un espacio a otro.
Es preferible instalar un único banco de gran tamaño en una zona que no suela estar abarrotada, aunque se haga caminar un poco más a los asistentes. Este planteamiento contribuirá también a reducir el número de recargas, lo que reduce los costes en infraestructuras y seguridad.
La creación de un punto de información y reclamaciones con zona wifi, cerca del único banco, es muy útil para que los asistentes puedan recargar su cuenta online sin dificultad.
¿Qué tipo de aparato de cobro empleo?
La elección del aparato de cobro cashless tiene un fuerte impacto en la experiencia de los asistentes. Hay dos tipos de terminales para el cobro:
- Cajas fijas: De difícil implantación ya que hace falta conexión a la red eléctrica, hay que fijarlas a las barras y es necesaria la supervisión por parte de personal de seguridad durante toda la noche, las cajas fijas se utilizan sobre todo en eventos de larga duración o en espacios permanentes. También tienen la desventaja de no estar bien adaptadas al uso de las pulseras NFC, ya que los asistentes se tendrían que desplazar hasta la caja. Además, suele haber un número de cajas inferior al número de camareros, lo que baja el ritmo del servicio, con su consecuente impacto en la experiencia de los asistentes y en tu bolsillo.
- Terminales móviles: Por el contrario, los terminales móviles conllevan una implantación y un transporte fáciles. Al funcionar con batería, los camareros pueden moverse con mayor libertad. Además, se encargan de acercar el terminal cashless a la pulsera del asistente y no a la inversa. Cada camarero tiene su propio terminal, de forma que no se retrasa esperando a que sus compañeros cobren a los clientes anteriores.
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¡Nos vemos por weezevent.com!
