Cashless en festivales: una herramienta al servicio de asistentes y promotores

El pago cash­less en fes­ti­vales es ide­al tan­to para orga­ni­zadores como para el públi­co. Des­cubre cómo y por qué imple­men­tar este sis­tema en tu fes­ti­val.

1. ¿Qué es el cashless?

El tér­mi­no cash­less se uti­liza en el lengua­je gen­er­al para hablar de cualquier pago sin efec­ti­vo, por su tra­duc­ción del inglés. Puede que te pre­guntes si es lo mis­mo que el con­tact­less: tienen algu­nas car­ac­terís­ti­cas en común pero no lo es. Des­cubre en este otro artícu­lo por qué ele­gir el cash­less frente al con­tact­less.

Cuan­do hablam­os de cash­less en el con­tex­to de fes­ti­vales, nos refe­r­i­mos a los pagos en el recin­to del even­to medi­ante pulseras cash­less con tec­nología RFID o NFC.

La tec­nología RFID ha rev­olu­ciona­do y mejo­ra­do la oper­a­ti­va en fes­ti­vales tan­to para orga­ni­zadores como asis­tentes. El flu­jo de dinero se cen­tral­iza y los orga­ni­zadores pueden obten­er infor­ma­ción pre­cisa y detal­la­da de sus ven­tas en tiem­po real.

Los asis­tentes tam­bién se ben­e­fi­cian de la como­di­dad de no ten­er que lle­var efec­ti­vo y poder realizar transac­ciones de man­era ráp­i­da, sen­cil­la y segu­ra con sus pulseras. ¡Pero más allá de lo evi­dente, ofrece ven­ta­jas a los fes­ti­vales y fes­ti­valeros más allá del pago!

2. ¿Cómo se utilizan las pulseras cashless RFID/NFC en un festival de música?

Las pulseras cash­less se uti­lizan en estos even­tos como un méto­do de pago y con­trol de acce­so. Para uti­lizarlas, el asis­tente debe seguir los sigu­ientes pasos:

1. Crear una cuen­ta y vin­cu­lar la entra­da: Los asis­tentes deben reg­is­trarse y crear una cuen­ta, que se vin­cu­lará a su entra­da.
2. Recar­gar la pulsera: Una vez crea­da la cuen­ta, los fes­ti­valeros tienen que recar­gar la pulsera. Esto se puede hac­er a través de la web o de la app móvil, antes del even­to (y, según la con­fig­u­ración, durante el mis­mo). Sal­vo en una con­fig­u­ración 100% online, tam­bién exi­s­tirán pun­tos de recar­ga en el recin­to, pudi­en­do aquí recar­gar con tar­je­ta, mon­edas y bil­letes.
3. Can­jear la entra­da por la pulsera: Al lle­gar al fes­ti­val, los asis­tentes deben can­jear su entra­da por la pulsera cash­less pre-car­ga­da, que quedará vin­cu­la­da a su entra­da y, por lo tan­to, tam­bién a su cuen­ta cash­less.
4. Uti­lizar la pulsera para pagar: Una vez que tienen la pulsera, pueden uti­lizarla para pagar sus con­sum­i­ciones de bebi­da o comi­da en el fes­ti­val en un solo gesto de muñe­ca. La ven­ta se real­iza de for­ma ráp­i­da y segu­ra, reducien­do las colas drás­ti­ca­mente.
5. Solic­i­tar el reem­bol­so tras el fes­ti­val: En caso de quedar sal­do sin gas­tar en su cuen­ta cash­less, podrán solic­i­tar el reem­bol­so online.
   Guardar la pulsera cash­less después del fes­ti­val como recuer­do de la expe­ri­en­cia.

3. ¿Qué pueden hacer los asistentes a un festival de música con su pulsera cashless?

La pulsera cash­less es el méto­do de pago ide­al para el usuario, ya que apor­ta seguri­dad en las transac­ciones, reduce los tiem­pos de espera para que pue­da dedicar su tiem­po a dis­fru­tar del fes­ti­val y mejo­ra su expe­ri­en­cia.

Conc­re­ta­mente, estas son las prin­ci­pales acciones que podrá realizar con este sis­tema de pago:

• Con­sul­tar el sal­do y el his­to­rial de transac­ciones.
• Recar­gar la pulsera cash­less a través de la web o la app del even­to.
• Realizar com­pras de man­era ráp­i­da y sen­cil­la durante todo el even­to.
• Acced­er al fes­ti­val y a áreas especí­fi­cas, como VIP o back­stage, iden­ti­ficán­dose con la pulsera cash­less.
• Dis­fru­tar del even­to sin pre­ocu­pa­ciones, ya que la pulsera cash­less se puede blo­quear en caso de pér­di­da o robo.
• Solic­i­tar el reem­bol­so del sal­do restante sin difi­cul­tad.

4. ¿Por qué es interesante para el promotor implementar el sistema cashless en su festival?

Las ven­ta­jas del sis­tema cash­less para los orga­ni­zadores de fes­ti­vales son múlti­ples y van mucho más allá de la gestión de los pagos, ¡sobre todo si se aprovechan bien todas sus posi­bil­i­dades y se tienen en cuen­ta las medi­das clave para el éxi­to del proyec­to.

Principales ventajas del sistema cashless relacionadas directametne con los pagos en el festival

Cuan­do pen­samos en cash­less para fes­ti­vales, lo primero (y a veces, lo úni­co) que se nos viene a la mente es: una for­ma de pago. ¿Qué supone esta for­ma de pago?

• Mejo­rar la seguri­dad de los flu­jos de dinero.
• Reducir errores humanos en bar­ras.
• Sim­pli­ficar la gestión de las cuen­tas del fes­ti­val.
• Reducir las colas y, por lo tan­to, aumen­tar las ven­tas.

«Cada segun­do que la per­sona que está en nue­stro fes­ti­val y está hacien­do una cola, es dinero que esta­mos per­di­en­do. Que gaste rápi­do, que con­suma rápi­do, que recar­gue rápi­do… Y todo eso se trans­for­ma en dinero». Car­les Martínez, CMO de Mal­lor­ca Live Fes­ti­val

Principales ventajas del sistema cashless para aumentar los ingresos del festival

Cuan­do un fes­ti­val imple­men­ta este sis­tema, obtiene ben­efi­cios que hacen que sus ingre­sos aumenten.

Estos son algunos de los prin­ci­pales:

Aumentar la cesta media

Con este sis­tema, el asis­tente recar­ga su pulsera cash­less con antelación, por lo que el gas­to ya lo ha real­iza­do antes del fes­ti­val y cuan­do está en el recin­to no tiene la sen­sación de estar gas­tan­do de nue­vo. Además, al poder recu­per­ar el dinero no gas­ta­do después del even­to, no recar­ga solo lo que va a con­sumir en el momen­to, lo que facili­ta el pro­ce­so de ven­ta, evi­tan­do colas, y el asis­tente con­sume más.

Reducir costes de personal

Cada camarero o vende­dor puede ges­tionar más pedi­dos en el mis­mo tiem­po, por lo que nece­si­tarás menos per­son­al para ges­tionar el mis­mo número de pedi­dos.

Crear ofertas de fidelización personalizadas

La orga­ni­zación del even­to puede seg­men­tar al públi­co y ofre­cer ofer­tas real­mente per­son­al­izadas.

Negociar patrocinios

Las posi­bil­i­dades de patrocinio se mul­ti­pli­can con la tec­nología RFID y el pro­pio soporte cash­less: des­de ofre­cer acti­va­ciones de mar­ca de todo tipo has­ta uti­lizar el pro­pio chip de las pulseras cash­less (o de las tar­je­tas, en caso de que se opte por este soporte) como espa­cio pub­lic­i­tario en el incluir el logo de un patroci­nador.

El gran beneficio indirecto del sistema cashless: los datos

El sis­tema cash­less gen­era una gran can­ti­dad de datos (big data) que pueden ser uti­liza­dos para mejo­rar la opti­mización de los recur­sos y el con­trol de las opera­ciones en tiem­po real durante el fes­ti­val, así como para fidelizar al públi­co a través de comu­ni­ca­ciones y pro­mo­ciones para edi­ciones futuras del even­to.

Esto apor­ta ben­efi­cios rela­ciona­dos con los que hemos detal­la­do en los pun­tos ante­ri­ores y además:

Estadísticas detalladas

Per­mite al pro­mo­tor acced­er a estadís­ti­cas detal­ladas sobre el com­por­tamien­to de com­pra de los asis­tentes, como los pun­tos de ven­ta más pop­u­lares y las horas de may­or activi­dad. Tam­bién puedes iden­ti­ficar a los may­ores con­sum­i­dores y los pro­duc­tos más ven­di­dos.

Gestión de públicos

Con la infor­ma­ción pre­sente en el chip de las pulseras, es posi­ble ges­tionar de man­era efi­ciente y unifi­ca­da los dere­chos, en par­tic­u­lar los dere­chos de acce­so, y ben­efi­cios espe­ciales de cada tipo de asis­tente: públi­co gen­er­al, VIP y per­son­al.

5. La importancia de la gestión de proyectos

Si imple­men­tas un proyec­to de esta enver­gadu­ra, que además es trans­ver­sal, abar­can­do difer­entes áreas del even­to, has de orga­ni­zar el equipo en con­se­cuen­cia. Des­igna un jefe de proyec­to cash­less para que coor­dine las difer­entes áreas involu­cradas y sea el inter­locu­tor prin­ci­pal de tu provee­dor cash­less.

Para una imple­mentación exi­tosa de un sis­tema cash­less, rodéate de los mejores y no dudes en descar­garte esta pre­sentación con las mejores prác­ti­cas para tu proyec­to.

¿Quieres imple­men­tar el sis­tema cash­less en tu fes­ti­val y no sabes por dónde empezar?

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