Coronavirus COVID-19: ¿Qué hacer como organizador de eventos?

Coronavirus COVID-19: ¿Qué hacer como organizador de eventos?

Artícu­lo actu­al­iza­do el 13 de mar­zo a las 15:00h

Nota para asis­tentes
Weezevent sólo es el soft­ware de ven­ta de entradas uti­liza­do por los orga­ni­zadores de even­tos que tra­ba­jan con nosotros. Para cualquier duda sobre si un even­to se mantiene, pospone o can­cela o sobre el reem­bol­so de entradas, ponte en con­tac­to con el orga­ni­zador.
Encon­trarás los datos del orga­ni­zador en tu entra­da, el e‑mail de con­fir­ma­ción y la pági­na web en la que has real­iza­do tu com­pra.

En pleno peri­o­do de cri­sis de la epi­demia de Coro­n­avirus COVID-19, los orga­ni­zadores de even­tos se ven afec­ta­dos muy de cer­ca y tienen que adap­tarse a mul­ti­tud de imposi­ciones y cir­cun­stan­cias exter­nas. Te trae­mos la infor­ma­ción nece­saria para ayu­darte a tomar una decisión clara respec­to a si man­ten­er, can­ce­lar o cam­biar de fecha tu even­to.

En cualquier caso, infór­mate de las medi­das conc­re­tas que se apli­can en tu zona.

Este artícu­lo tiene carác­ter infor­ma­ti­vo y no es aplic­a­ble a todos los even­tos. Cada caso tiene sus par­tic­u­lar­i­dades y puedes acud­ir a las autori­dades com­pe­tentes y a pro­fe­sion­ales del dere­cho para que estu­di­en tus con­tratos, tu situación y te hagan aclara­ciones sobre los tex­tos ofi­ciales.

¿Cancelar, posponer o mantener el evento?

— Atender a los anuncios de las autoridades

Infor­marse es fun­da­men­tal en momen­tos de cri­sis. Ten­gas que can­ce­lar o no —por decisión propia o por obligación legal— y debido a la diver­si­dad de medi­das tomadas a día de hoy en cada una de las CCAA, te invi­ta­mos a con­sul­tar con fre­cuen­cia las últi­mas deci­siones tomadas que se apliquen a tu área geográ­fi­ca.

Impor­tante: En Weezevent esta­mos tam­bién a tu dis­posi­ción si tienes pre­gun­tas. Ponte en con­tac­to con nosotros si tienes dudas sobre la orga­ni­zación de tu even­to: weezevent.com/es/contacto.

Tru­co: si tu even­to está afec­ta­do por restric­ciones de aforo, establece un cupo des­de tu área pri­va­da Weezevent y/o reem­bol­sa a los últi­mos com­pradores a par­tir del límite máx­i­mo de asis­ten­cia para poder cel­e­brar tu even­to.

Otras pis­tas: Explo­ra la idea de con­ver­tir tu even­to pres­en­cial en vir­tu­al.

— Si el evento se mantiene: tranquilizar a tu público

Si tu even­to se mantiene, tran­quil­iza a los asis­tentes medi­ante una bue­na comu­ni­cación sobre las medi­das implan­tadas para que el even­to se desar­rolle en las mejores condi­ciones posi­bles de higiene y seguri­dad.

En este enlace tienes infor­ma­ción gen­er­al y carte­les de sen­si­bi­lización que puedes descar­gar y colo­car en tu even­to.

— Analizar todas las opciones

Actúa con serenidad y no tomes una decisión defin­i­ti­va de for­ma pre­cip­i­ta­da, anun­cian­do una can­celación sin estar prepara­do para ges­tionarla. Un anun­cio de can­celación con­ll­e­va inevitable­mente un alu­vión de pre­gun­tas para las que hay que estar prepara­do. Con­sul­ta a las autori­dades públi­cas antes de can­ce­lar tu even­to. No tomes deci­siones uni­lat­erales, ya que eso te lle­vará a asumir las con­se­cuen­cias tú solo.

Impor­tante: En Weezevent esta­mos a tu dis­posi­ción para ayu­darte con tus dudas sobre el man­ten­imien­to, el cam­bio de fecha o la can­celación de tu even­to. Ponte en con­tac­to con nosotros antes de tomar tu decisión defin­i­ti­va ➜ weezevent.com/es/contacto

— Posponer el evento

En algunos casos, es posi­ble encon­trar una alter­na­ti­va a la can­celación del even­to: pospon­er­lo. En cualquier caso, esto no es tan sen­cil­lo como parece y todas las partes impli­cadas en la orga­ni­zación de tu even­to tienen que estar de acuer­do.

Del mis­mo modo que para la can­celación, no tomes esta decisión a la lig­era y no te pre­cip­ites con su anun­cio. Esta solu­ción de emer­gen­cia, evi­den­te­mente, no sat­is­fará a todo el mun­do. Además, al igual que en un caso de can­celación nor­mal y cor­ri­ente, si el even­to se pospone, tienes la obligación legal de reem­bol­sar a todos los com­pradores que lo soliciten.

Impor­tante: Muchos asis­tentes acep­tarán sin protes­tar que el even­to se pospon­ga, dada la situación excep­cional en la que nos encon­tramos. Des­de un pun­to de vista oper­a­ti­vo, indi­ca que las entradas para la fecha ini­cial­mente pre­vista serán vál­i­das para la nue­va fecha.

Tru­cos:

  • En las lis­tas de con­trol de tu nue­vo even­to Weezevent, bas­tará con que selec­ciones las tar­i­fas de la fecha can­ce­la­da.
  • Regala un ser­vi­cio extra —plaza de park­ing, camise­ta, con­sum­i­ción, mejor zona…— a las per­sonas que acepten acud­ir a tu even­to en la nue­va fecha y a quienes, por lo tan­to, no ten­drás que reem­bol­sar.

— Comunicar para ganar tiempo

Puedes infor­mar a los asis­tentes de que estás en con­tac­to con las autori­dades y que les comu­ni­carás cualquier novedad. No te intere­sa anun­ciar una can­celación mien­tras no estés prepara­do. Lo mis­mo ocurre con las for­mas de reem­bol­so, que podrás anun­ciar en una segun­da comu­ni­cación.

— Comprender el «caso de fuerza mayor»

En el con­tex­to del coro­n­avirus, podemos con­sid­er­ar que la can­celación de un even­to ha tenido lugar por una causa de fuerza may­or cuan­do esta viene deter­mi­na­da por las medi­das implan­tadas por las autori­dades que oblig­uen a can­ce­lar el even­to. No es tan fácil jus­ti­ficar como fuerza may­or la can­celación de un even­to si las car­ac­terís­ti­cas del even­to impli­can que su can­celación sea sólo una recomen­dación y no una obligación.

No existe una regla úni­ca al respec­to por lo que te recomen­damos que con­sultes con un pro­fe­sion­al que te ayu­dará a inter­pre­tar tus con­tratos para saber si tu caso se puede con­sid­er­ar una can­celación por fuerza may­or y las impli­ca­ciones que esto tiene respec­to a las obliga­ciones con­traí­das por cada una de las partes en tus con­tratos.

Por otra parte, si decides lan­zar un even­to cuan­do hay una restric­ción que ya está acti­va, no podrás ale­gar fuerza may­or, ya que en ese momen­to ya estabas al cor­ri­ente de que segu­ra­mente tu even­to no podría cel­e­brarse.

— Conocer bien tus obligaciones contractuales

Haz una lista de todos los actores con los que tra­ba­jas para la orga­ni­zación de tu even­to y recopi­la todos los con­tratos fir­ma­dos con ellos. Así, podrás ten­er claras todas las obliga­ciones que te cor­re­spon­den y las con­se­cuen­cias en caso de no cumplir con ellas si la can­celación de tu even­to lo impi­de.

Preguntas frecuentes

— ¿Tengo que anular mi evento si este se celebrará en las próximas semanas?

Con­sul­ta la infor­ma­ción ofi­cial y ponte en con­tac­to con las autori­dades locales —Comu­nidad autóno­ma, Ayun­tamien­to, etc.— para ase­gu­rarte de si las medi­das de pro­hibi­ción o restric­ción concier­nen a tu even­to.

Sobre todo, no tomes por tu cuen­ta la decisión de can­ce­lar tu even­to. En fun­ción de cier­tos cri­te­rios —interés públi­co, etc.— algunos even­tos podrían man­ten­erse si hay acuer­do de las autori­dades locales. Tam­bién puede ocur­rir lo con­trario en cier­tos even­tos sen­si­bles.

Tru­co: si tu even­to está afec­ta­do por las restric­ciones de aforo, establece un cupo des­de tu área pri­va­da Weezevent —de un ter­cio del aforo de tu sala, para even­tos de menos de 1.000 asis­tentes— y/o reem­bol­sa a los últi­mos com­pradores a par­tir del límite máx­i­mo de asis­ten­cia para poder cel­e­brar tu even­to.

— ¿Qué puedo hacer para evitar la cancelación de mi evento?

Por des­gra­cia, el con­tex­to de pan­demia actu­al es un caso de fuerza may­or y las medi­das impues­tas por las autori­dades están por enci­ma de tu decisión.

Sin embar­go, puedes pospon­er el even­to. Esta opción puede ser una bue­na alter­na­ti­va para evi­tar pér­di­das económi­cas demasi­a­do grandes. En cualquier caso, que tu even­to sea pospuesto no te exime de la obligación de reem­bol­sar a los com­pradores que lo soliciten.

— ¿Tengo que reembolsar a todos los asistentes si estoy obligado a cancelar mi evento?

Sí, estás oblig­a­do a reem­bol­sar a las per­sonas que han com­pra­do entradas para tu even­to si este se can­cela, inclu­so si se tra­ta de un caso de fuerza may­or y no es decisión tuya.

Recordemos que des­de un pun­to de vista legal, la entra­da es un con­tra­to entre el productor/organizador del espec­tácu­lo y el espec­ta­dor. Cualquier mod­i­fi­cación rela­ciona­da con el even­to supone un incumplim­ien­to del con­tra­to por parte del productor/organizador, por lo que está oblig­a­do a reem­bol­sar el importe paga­do al espec­ta­dor si este lo desea. El hecho de que el even­to se pospon­ga, se ade­lante —día u horario— o cam­bie de lugar de cel­e­bración, no cam­bia tus obliga­ciones.

— ¿Tengo un plazo máximo para realizar los reembolsos?

No existe una nor­ma gen­er­al aplic­a­ble en toda España; cada comu­nidad autóno­ma puede ten­er estable­ci­da una nor­ma­ti­va. En cualquier caso, si tienes que can­ce­lar tu even­to, te recomen­damos que actives el pro­ce­so de reem­bol­sos cuan­to antes.

Tru­co: Uti­liza un for­mu­la­rio de solic­i­tud de reem­bol­so para reem­bol­sar a todos los com­pradores o sola­mente a quienes lo soliciten. Fija una fecha límite si esto te supone incon­ve­nientes des­de el pun­to de vista con­table o de liq­uidez.

— Los compradores me solicitan reembolsos aunque mi evento no está cancelado. ¿Qué tengo que hacer?

No tienes obligación legal de reem­bol­sar­les sus entradas. De hecho, si tu even­to se mantiene es porque cumple con los req­ui­si­tos impuestos por las autori­dades. Por lo tan­to, puedes reem­bol­sar a estas per­sonas si te parece lo ade­cua­do, pero no es una obligación legal.

— ¿Puedo pedir donativos para salvar mi evento?

¿La can­celación de tu even­to pone en peli­gro el equi­lib­rio económi­co del mis­mo? Da la posi­bil­i­dad a los com­pradores y a cualquier otra per­sona de hac­er dona­ciones online para que tu even­to per­dure y vuel­va a estar en el panora­ma una vez final­iza­do el peri­o­do de cri­sis. Esto puede ser una opción sobre todo si cuen­tas con una comu­nidad sól­i­da alrede­dor de tu even­to que está dis­pues­ta a apo­yarte.

Tru­co: Con Weezevent, recau­da dona­tivos online en un par de clics.

— ¿Cuál es la política de Weezevent respecto a los reembolsos?

En cir­cun­stan­cias nor­males, Weezevent fac­tura 2€ de gas­tos de gestión por operación de devolu­ción, además de la comisión habit­u­al por la ven­ta de entradas online, ya que el ser­vi­cio ha sido presta­do.

Sin embar­go, por sol­i­dari­dad y tenien­do en cuen­ta el carác­ter excep­cional de la situación, Weezevent ha deci­di­do no cobrar los gas­tos de gestión por devolu­ción a los orga­ni­zadores que se encuen­tren en estas cir­cun­stan­cias.

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