Coronavirus COVID-19: ¿Qué hacer como organizador de eventos?

Coronavirus COVID-19: ¿Qué hacer como organizador de eventos?

Artículo actualizado el 13 de marzo a las 15:00h

Nota para asistentes
Weezevent sólo es el software de venta de entradas utilizado por los organizadores de eventos que trabajan con nosotros. Para cualquier duda sobre si un evento se mantiene, pospone o cancela o sobre el reembolso de entradas, ponte en contacto con el organizador.
Encontrarás los datos del organizador en tu entrada, el e‑mail de confirmación y la página web en la que has realizado tu compra.

En pleno periodo de crisis de la epidemia de Coronavirus COVID-19, los organizadores de eventos se ven afectados muy de cerca y tienen que adaptarse a multitud de imposiciones y circunstancias externas. Te traemos la información necesaria para ayudarte a tomar una decisión clara respecto a si mantener, cancelar o cambiar de fecha tu evento.

En cualquier caso, infórmate de las medidas concretas que se aplican en tu zona.

Este artículo tiene carácter informativo y no es aplicable a todos los eventos. Cada caso tiene sus particularidades y puedes acudir a las autoridades competentes y a profesionales del derecho para que estudien tus contratos, tu situación y te hagan aclaraciones sobre los textos oficiales.

¿Cancelar, posponer o mantener el evento?

— Atender a los anuncios de las autoridades

Informarse es fundamental en momentos de crisis. Tengas que cancelar o no —por decisión propia o por obligación legal— y debido a la diversidad de medidas tomadas a día de hoy en cada una de las CCAA, te invitamos a consultar con frecuencia las últimas decisiones tomadas que se apliquen a tu área geográfica.

Importante: En Weezevent estamos también a tu disposición si tienes preguntas. Ponte en contacto con nosotros si tienes dudas sobre la organización de tu evento: weezevent.com/es/contacto.

Truco: si tu evento está afectado por restricciones de aforo, establece un cupo desde tu área privada Weezevent y/o reembolsa a los últimos compradores a partir del límite máximo de asistencia para poder celebrar tu evento.

Otras pistas: Explora la idea de convertir tu evento presencial en virtual.

— Si el evento se mantiene: tranquilizar a tu público

Si tu evento se mantiene, tranquiliza a los asistentes mediante una buena comunicación sobre las medidas implantadas para que el evento se desarrolle en las mejores condiciones posibles de higiene y seguridad.

En este enlace tienes información general y carteles de sensibilización que puedes descargar y colocar en tu evento.

— Analizar todas las opciones

Actúa con serenidad y no tomes una decisión definitiva de forma precipitada, anunciando una cancelación sin estar preparado para gestionarla. Un anuncio de cancelación conlleva inevitablemente un aluvión de preguntas para las que hay que estar preparado. Consulta a las autoridades públicas antes de cancelar tu evento. No tomes decisiones unilaterales, ya que eso te llevará a asumir las consecuencias tú solo.

Importante: En Weezevent estamos a tu disposición para ayudarte con tus dudas sobre el mantenimiento, el cambio de fecha o la cancelación de tu evento. Ponte en contacto con nosotros antes de tomar tu decisión definitiva ➜ weezevent.com/es/contacto

— Posponer el evento

En algunos casos, es posible encontrar una alternativa a la cancelación del evento: posponerlo. En cualquier caso, esto no es tan sencillo como parece y todas las partes implicadas en la organización de tu evento tienen que estar de acuerdo.

Del mismo modo que para la cancelación, no tomes esta decisión a la ligera y no te precipites con su anuncio. Esta solución de emergencia, evidentemente, no satisfará a todo el mundo. Además, al igual que en un caso de cancelación normal y corriente, si el evento se pospone, tienes la obligación legal de reembolsar a todos los compradores que lo soliciten.

Importante: Muchos asistentes aceptarán sin protestar que el evento se posponga, dada la situación excepcional en la que nos encontramos. Desde un punto de vista operativo, indica que las entradas para la fecha inicialmente prevista serán válidas para la nueva fecha.

Trucos:

  • En las listas de control de tu nuevo evento Weezevent, bastará con que selecciones las tarifas de la fecha cancelada.
  • Regala un servicio extra —plaza de parking, camiseta, consumición, mejor zona…— a las personas que acepten acudir a tu evento en la nueva fecha y a quienes, por lo tanto, no tendrás que reembolsar.

— Comunicar para ganar tiempo

Puedes informar a los asistentes de que estás en contacto con las autoridades y que les comunicarás cualquier novedad. No te interesa anunciar una cancelación mientras no estés preparado. Lo mismo ocurre con las formas de reembolso, que podrás anunciar en una segunda comunicación.

— Comprender el «caso de fuerza mayor»

En el contexto del coronavirus, podemos considerar que la cancelación de un evento ha tenido lugar por una causa de fuerza mayor cuando esta viene determinada por las medidas implantadas por las autoridades que obliguen a cancelar el evento. No es tan fácil justificar como fuerza mayor la cancelación de un evento si las características del evento implican que su cancelación sea sólo una recomendación y no una obligación.

No existe una regla única al respecto por lo que te recomendamos que consultes con un profesional que te ayudará a interpretar tus contratos para saber si tu caso se puede considerar una cancelación por fuerza mayor y las implicaciones que esto tiene respecto a las obligaciones contraídas por cada una de las partes en tus contratos.

Por otra parte, si decides lanzar un evento cuando hay una restricción que ya está activa, no podrás alegar fuerza mayor, ya que en ese momento ya estabas al corriente de que seguramente tu evento no podría celebrarse.

— Conocer bien tus obligaciones contractuales

Haz una lista de todos los actores con los que trabajas para la organización de tu evento y recopila todos los contratos firmados con ellos. Así, podrás tener claras todas las obligaciones que te corresponden y las consecuencias en caso de no cumplir con ellas si la cancelación de tu evento lo impide.

Preguntas frecuentes

— ¿Tengo que anular mi evento si este se celebrará en las próximas semanas?

Consulta la información oficial y ponte en contacto con las autoridades locales —Comunidad autónoma, Ayuntamiento, etc.— para asegurarte de si las medidas de prohibición o restricción conciernen a tu evento.

Sobre todo, no tomes por tu cuenta la decisión de cancelar tu evento. En función de ciertos criterios —interés público, etc.— algunos eventos podrían mantenerse si hay acuerdo de las autoridades locales. También puede ocurrir lo contrario en ciertos eventos sensibles.

Truco: si tu evento está afectado por las restricciones de aforo, establece un cupo desde tu área privada Weezevent —de un tercio del aforo de tu sala, para eventos de menos de 1.000 asistentes— y/o reembolsa a los últimos compradores a partir del límite máximo de asistencia para poder celebrar tu evento.

— ¿Qué puedo hacer para evitar la cancelación de mi evento?

Por desgracia, el contexto de pandemia actual es un caso de fuerza mayor y las medidas impuestas por las autoridades están por encima de tu decisión.

Sin embargo, puedes posponer el evento. Esta opción puede ser una buena alternativa para evitar pérdidas económicas demasiado grandes. En cualquier caso, que tu evento sea pospuesto no te exime de la obligación de reembolsar a los compradores que lo soliciten.

— ¿Tengo que reembolsar a todos los asistentes si estoy obligado a cancelar mi evento?

Sí, estás obligado a reembolsar a las personas que han comprado entradas para tu evento si este se cancela, incluso si se trata de un caso de fuerza mayor y no es decisión tuya.

Recordemos que desde un punto de vista legal, la entrada es un contrato entre el productor/organizador del espectáculo y el espectador. Cualquier modificación relacionada con el evento supone un incumplimiento del contrato por parte del productor/organizador, por lo que está obligado a reembolsar el importe pagado al espectador si este lo desea. El hecho de que el evento se posponga, se adelante —día u horario— o cambie de lugar de celebración, no cambia tus obligaciones.

— ¿Tengo un plazo máximo para realizar los reembolsos?

No existe una norma general aplicable en toda España; cada comunidad autónoma puede tener establecida una normativa. En cualquier caso, si tienes que cancelar tu evento, te recomendamos que actives el proceso de reembolsos cuanto antes.

Truco: Utiliza un formulario de solicitud de reembolso para reembolsar a todos los compradores o solamente a quienes lo soliciten. Fija una fecha límite si esto te supone inconvenientes desde el punto de vista contable o de liquidez.

— Los compradores me solicitan reembolsos aunque mi evento no está cancelado. ¿Qué tengo que hacer?

No tienes obligación legal de reembolsarles sus entradas. De hecho, si tu evento se mantiene es porque cumple con los requisitos impuestos por las autoridades. Por lo tanto, puedes reembolsar a estas personas si te parece lo adecuado, pero no es una obligación legal.

— ¿Puedo pedir donativos para salvar mi evento?

¿La cancelación de tu evento pone en peligro el equilibrio económico del mismo? Da la posibilidad a los compradores y a cualquier otra persona de hacer donaciones online para que tu evento perdure y vuelva a estar en el panorama una vez finalizado el periodo de crisis. Esto puede ser una opción sobre todo si cuentas con una comunidad sólida alrededor de tu evento que está dispuesta a apoyarte.

Truco: Con Weezevent, recauda donativos online en un par de clics.

— ¿Cuál es la política de Weezevent respecto a los reembolsos?

En circunstancias normales, Weezevent factura 2€ de gastos de gestión por operación de devolución, además de la comisión habitual por la venta de entradas online, ya que el servicio ha sido prestado.

Sin embargo, por solidaridad y teniendo en cuenta el carácter excepcional de la situación, Weezevent ha decidido no cobrar los gastos de gestión por devolución a los organizadores que se encuentren en estas circunstancias.

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