Desde el inicio de la crisis sanitaria, Weezevent ha acompañado a organizadores de todo tipo en más de 45 000 eventos. A vuestro lado, hemos podido observar las tendencias que se han ido dibujando. Las hemos recopilado en este artículo para guiarte a la hora de tomar decisiones en caso de aplazamiento o cancelación de tu evento.
Índice
- Una mirada a dos años de incertidumbre
- Aplazamiento VS Cancelación
- Reembolso de entradas
- Sistemas de donación
- Conclusiones
1. Una mirada a dos años de incertidumbre
Desde marzo de 2020, el sector de los eventos se ha visto afectado por multitud de restricciones y normativas que han ido evolucionando y modificándose con rapidez. Los periodos de confinamiento —en diferentes grados—, los aforos permitidos y demás restricciones han tenido un impacto considerable en la actividad de los organizadores de eventos.
Con el foco puesto especialmente en las diferentes etapas vividas en Francia, donde Weezevent tiene su mayor actividad, hemos podido observar lo siguiente:
Durante el primer confinamiento, en marzo de 2020, Weezevent registró una caída vertiginosa de las ventas de entradas que llegó hasta el 2% del volumen habitual. Estas ventas que se mantuvieron corresponden fundamentalmente a eventos online, única forma en la que los organizadores podían mantener el contacto con su público.
En el mes de mayo de 2020, un primer desconfinamiento permitió cierta recuperación de la actividad, con una notable mejora del volumen de venta de entradas (equivalente al 20% del volumen habitual). Sin embargo, las duras restricciones de aforo no permitieron que la recuperación fuese mayor.
En otoño de 2020, entró en vigor un segundo confinamiento, que duró hasta junio de 2021. Los eventos pudieron volver a celebrarse entonces y tuvieron el empuje, en la temporada estival, de la implantación del pasaporte sanitario y la consiguiente relajación de las medidas. Desde entonces, hemos podido observar una vuelta a la normalidad total en términos de venta de entradas, pese a que el número de eventos sigue siendo inferior al de años anteriores a la crisis sanitaria.
2. Aplazamiento VS Cancelación
Con la llegada de la crisis sanitaria, los organizadores han tenido que plantearse una pregunta fundamental respecto a la celebración de su evento: ¿Tengo que aplazar o cancelar?
Ventajas e inconvenientes de aplazar un evento
Decantarse por el aplazamiento de un evento supone la ventaja de asegurarse una cantidad de entradas vendidas de antemano para la futura edición: las de todos los asistentes que finalmente conserven su entrada para la nueva fecha. Además, aunque también habrá que tramitar los reembolsos de quienes así lo deseen, el aplazamiento proporciona un margen para la recuperación de la tesorería ya que, en la mayoría de los casos, el grueso de reembolsos habrá que realizarlos cuando se haya presentado el futuro evento, cuando los asistentes puedan decidir, con toda la información sobre la mesa, si aceptan el cambio o prefieren solicitar el reembolso.
Sin embargo, también hay que tener en cuenta algunos puntos:
- El evento que reemplace al inicial debería ser similar al inicialmente previsto para minimizar las solicitudes de reembolso.
- El precio no debería ser inferior al del evento inicial si se quieren evitar quejas por parte de los asistentes y reclamaciones de la diferencia entre el precio pagado y el precio del evento al que acudirán finalmente.
- La modificación de la oferta tampoco debería suponer un aumento del precio del evento, reclamando a los asistentes que han conservado su entrada el pago de la diferencia.
Teniendo estos elementos en cuenta, el organizador tendría, por lo tanto, que buscar otras maneras de paliar las eventuales pérdidas de tesorería, además de ofrecer a los asistentes un evento similar pese a la incertidumbre del periodo.
Ventajas e inconvenientes de cancelar un evento
La cancelación de un evento permite al organizador comunicarlo a su público de forma más sencilla.
Esta opción ofrece también la ventaja de poder modificar la naturaleza del evento, ofreciendo una fórmula diferente. Para los eventos musicales internacionales, por ejemplo, esto supone la posibilidad de ofrecer eventos más pequeños y en formatos diferentes a los de sus ediciones anteriores, así como de proponer un contenido actualizado, más adecuado para las nuevas fechas.
La cancelación de un evento supone también tener que gestionar la decepción de las personas que han adquirido una entrada, además de la logística y la organización que conlleva. Otro de los inconvenientes de esta opción es la necesidad de gestionar los reembolsos de forma mucho más inmediata que en el caso del aplazamiento y lo que esto supone para la tesorería del organizador.
Independientemente de la elección de los organizadores, Weezevent ha puesto a su disposición información, en forma de artículos de blog, y un equipo de profesionales deseando ayudarles en las gestiones que implica su elección.
En el contexto de incertidumbre vivido, los organizadores españoles han optado en su mayoría por el aplazamiento frente a la cancelación, sobre todo por lo que esta opción les ofrecía a la hora de manejar su dañada tesorería.
3. Reembolso de entradas
Más del 99% de nuestros clientes han decidido ofrecer reembolsos, con la voluntad de mantener una relación de confianza con su público, también en los casos en los que la legislación del país permitía no hacerlo.
¿Reembolsos automáticos o previa solicitud?
Los organizadores de eventos cancelados o aplazados, han podido optar por un método de reembolso automático o una gestión mediante solicitud por parte del comprador. Entre nuestros clientes, la elección entre una opción u otra ha sido equilibrada, al 50%.
Sin embargo, si nos fijamos solamente en los eventos cancelados, el 80% de los organizadores han ofrecido reembolsos automáticos, frente a un 20% que se ha decantado por el método de solicitud del reembolso por parte del comprador. Algunos de estos últimos, para minimizar el número de entradas devueltas, ofrecieron incentivos a quienes las conservasen para la nueva fecha.
El reembolso automático ha ganado de largo por sencillez, por convicción o por falta de herramientas. El 20% de los organizadores que se han decidido por el método de solicitud activa del reembolso por parte del comprador, lo han hecho sobre todo para poder pedir al público su apoyo y generosidad, dando la opción de donar una parte del precio de su entrada al evento, solidarizándose con el organizador que ha tenido que cancelar.
Sobre las solicitudes de reembolso
En caso de cancelación de un evento con un sistema de reembolso no automático, es interesante tener en cuenta que una media del 15% de los afectados no formularon ninguna solicitud de reembolso. Esto se explica por dos variables principales: los olvidos o la voluntad de apoyar económicamente al organizador.
En cuanto a los eventos aplazados, la media de entradas conservadas para la nueva fecha asciende al 55%. Es decir, que solamente se realizaron solicitudes de reembolso en un 45% de los casos, al contrario de lo que pensaban inicialmente los organizadores, que creían que la mayoría optaría por el reembolso.
En paralelo, observamos que en los eventos con gran demanda, como el Hellfest, el porcentaje de entradas conservadas para la nueva fecha asciende al 98%. En estos casos, la entrada tiene un gran valor para su poseedor, que querrá conservarla todo el tiempo posible para no correr el riesgo de perder su plaza y no poder conseguir una nueva entrada cuando vuelvan a abrirse las ventas.
4. Sistemas de donación
Independientemente de si su evento se ha cancelado o aplazado, el 50% de los organizadores han dado a su público la posibilidad de apoyar el evento mediante un sistema de donación.
Hemos observado una ola de solidaridad considerable ya que el 15% del público ha decidido realizar una donación de un 23% del precio de la entrada, de media, lo que representa un 3,5% de los ingresos por venta de entradas (además de la media de 15% de ingresos correspondiente a las solicitudes de reembolso no formuladas).
De esta forma, los organizadores que han decidido implantar la devolución mediante solicitud por parte del comprador han conseguido un 18,5% más de ingresos.
5. Conclusiones
Fuera del contexto de crisis sanitaria, también se pueden dar casos de cancelación o aplazamiento de eventos, algo que por su naturaleza es imprevisible. Al hacer públicos estos datos, queremos permitirte tener todas las cartas sobre la mesa a la hora de tomar este tipo de decisión crucial, sin basarte solamente en tus impresiones y creencias.
Para más información sobre las opciones que te ofrece Weezevent para ayudarte en caso de cancelación o aplazamiento de tu evento, consulta a nuestro equipo.
