Un seminario es un evento profesional que ha de seguir unos principios organizativos propios. Su objetivo es formar e informar a los asistentes sobre un tema o un ámbito concretos. A pesar de las particularidades que puede tener un evento así, ¡no es tan difícil de organizar! Todo es una cuestión de organización y previsión. Si no sabes por dónde empezar para que tu seminario sea un momento estupendo para tu público, estos pasos te llevarán al éxito.
1. Tener claros los objetivos
Definir los objetivos del seminario es el primer paso y uno de los más importantes. Tienes que poder responder de una forma clara a la pregunta: ¿por qué organizamos este seminario? Responder a esta pregunta, tiene que permitirte saber exactamente lo que esperas al final del evento. Teniendo en cuenta estos elementos, podrás elaborar un plan de acción concreto. Definir los objetivos de antemano te permitirá saber exactamente qué tipo de seminario organizar y, por lo tanto, organizarlo con éxito. Algunos seminarios, por ejemplo, tendrán como objetivo principal reforzar lazos interpersonales, otros formar a personas nuevas en el sector, destacar el aumento del volumen de negocio, etc. De un objetivo principal salen objetivos secundarios que tendrás que clasificar y gestionar unos tras otros.
2. Definir quiénes son los asistentes
Hay que tener en cuenta muchos actores diferentes a la hora de organizar este tipo de evento. En primer lugar, tienes que tener claro quién es tu público objetivo. Este paso es un punto esencial en la planificación del evento. El público objetivo principal es el conjunto de personas que en principio tienen algún tipo de relación con el tema principal del seminario. Sin embargo, cuando hablamos de asistentes, en este caso, no nos estamos limitando al público del seminario sino todas las personas que asistirán al mismo, incluidos los ponentes.
Tras determinar exactamente qué información vas a transmitir y quién va a hacerlo, es el momento de encontrar a las personas que compartirán esta información. Puedes contar con uno o varios ponentes, todo depende de lo que quieras transmitir y cómo quieras hacerlo, así como de la complejidad para ello.
3. Estimar un presupuesto
Ya tienes definido el fondo del plan de organización. Ahora toca ponerse con la forma en la que vas a emplear los recursos de lo que dispones para dar la forma deseada al evento. Aquí es donde entra en juego la estimación del presupuesto necesario. El presupuesto se establece sobre la base de los 2 primeros puntos de las posibilidades económicas tras haber categorizado los objetivos determinar cuáles son los medios necesarios para alcanzarlos. Cada uno de estos medios requiere el empleo de recursos financieros. Habrá que asegurarse de que el conjunto de gastos previstos es superior a los ingresos. El último consejo relativo al presupuesto es siempre con un margen de error para imprevistos.
4. Escoger la fecha adecuada
Llega el momento de fijar la fecha perfecta para organizar tu seminario. Tienes que estudiar las diferentes opciones para evitar que los invitados no estén disponibles. Evita los periodos con muchas posibilidades de que tu público objetivo esté de vacaciones: los puentes y días festivos. Antes de fijar una fecha definitiva es importante asegurarse de la disponibilidad de los asistentes.
5. Encontrar el lugar perfecto
El lugar en el que se organizará un evento se escoge en base a varios criterios. El primero de ellos es la capacidad. Por capacidad, aquí nos referimos al aforo del espacio; no necesariamente el máximo sino un aforo cómodo en función de la disposición de tu evento.
El segundo criterio es la ubicación. Si organizas un seminario para los miembros de tu oficina, no es necesario que escojas la mejor sala en la otra punta de la ciudad, sobre todo si los asistentes son quienes pagan sus propios gastos de transporte. También tiene que ser de fácil acceso, tanto el propio lugar como la sala que utilices dentro del mismo. Es mejor acudir a visitar los espacios: unas fotografías o flyers no son suficientes para hacerte una idea real.
6. Utilizar una solución de inscripción online
Utilizar una solución de inscripción o venta de entradas online te permitirá aligerar tu carga de trabajo. Esta herramienta te permitirá registrar las inscripciones al seminario de una forma mucho más fácil, sean inscripciones gratuitas o de pago. La importancia de una solución como esta es clave para la organización de tu seminario. Por eso tienes que asegurarte de que la solución de inscripción online por la que te decidas sea fácil de usar, rápida de configurar y de que cuenta con multitud de funcionalidades que te permitan gestionar mejor las inscripciones a tu seminario.
7. Organizar las actividades
Cuando organizas un seminario, piensa siempre en organizar cronológicamente las actividades que tendrán lugar. Es importante establecer una planificación detallada, incluyendo una escaleta del evento. Para asegurarte de que el plan previsto se ejecuta correctamente, es interesante hacer un ensayo.
Incluye también en tu plan las horas de pausa y la comida y bebida y no te olvides de incluir un margen de error para evitar que los imprevistos te trastoquen demasiado el evento.
8. La comunicación ante todo
La comunicación determinará la imagen que muestras de tu evento. Cuanto más grande es el evento, mayor tiene que ser la comunicación. Es una buena idea hacer un recordatorio una semana antes del seminario, sea gratuito o de pago. Si todos los asistentes se inscriben correctamente a través de tu solución de inscripción online, tendrás una idea clara del número de asistentes que habrá presentes en tu seminario, de forma que te facilite la organización.
Puedes empezar a comunicar a través de tu microsite o tu página web, además de en redes sociales (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc.). Sin embargo, tu trabajo de comunicación no acaba ahí. Después del seminario, será importante también enviar un resumen del seminario (si procede) así como e-mails de agradecimiento a los asistentes e incluso aprovechar para recoger las opiniones y las impresiones de los asistentes.
Ya tienes los consejos principales para organizar un seminario con éxito. Planifica y cuenta siempre con una buena solución de gestión de eventos para facilitarte las tareas a ti, pero también a los asistentes.
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