5 conseils pour organiser un événement pour enfants à succès

Il existe de nom­breux types d’événe­ments pour enfants, mais pour les organ­is­er avec suc­cès il y a cer­tains élé­ments essen­tiels que vous devez tou­jours garder à l’e­sprit.

Suiv­ez les con­seils et les idées de cet arti­cle pour organ­is­er un événe­ment pour enfants réus­si et faire en sorte que les enfants et les adultes aient envie de renou­vel­er l’ex­péri­ence.

Sommaire

1. 1. Débuter l’or­gan­i­sa­tion de votre événe­ment pour enfants
   2. Gér­er les inscrip­tions à votre événe­ment
   3. Con­cevoir l’événement idéal pour les enfants
   4. Com­mu­ni­quer à pro­pos de votre événe­ment pour enfants
   5. N’ou­bliez pas les adultes

1. Débuter l’organisation de votre événement pour enfants

L’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment pour enfants néces­site une plan­i­fi­ca­tion détail­lée, comme tout autre événe­ment, mais les car­ac­téris­tiques par­ti­c­ulières du pub­lic doivent être pris­es en compte dans chaque détail de l’or­gan­i­sa­tion. Bien sûr, une atten­tion par­ti­c­ulière devra être accordée à la sécu­rité, et l’or­gan­i­sa­tion d’un événe­ment pour un pub­lic d’en­fants exige de garder à l’e­sprit la per­spec­tive (et la taille) des enfants.

a) Trouver un thème ou un fil conducteur

Cer­taines fêtes d’en­fants auront un thème défi­ni par leur nature même, surtout si elles sont directe­ment liées à la date de l’événe­ment, comme Noël ou de Pâques. D’autres événe­ments pour enfants, qu’ils soient cul­turels, édu­cat­ifs, de loisirs ou de diver­tisse­ment, peu­vent béné­fici­er d’un thème qui sert de fil con­duc­teur. Il servi­ra de moti­va­tion pour les enfants et, en tant qu’or­gan­isa­teur, il vous aidera à don­ner de la cohérence à l’événe­ment sans trop d’ef­forts.

Lorsqu’un événe­ment a une thé­ma­tique, la nour­ri­t­ure, la déco­ra­tion et les cos­tumes (y com­pris ceux des par­tic­i­pants) suiv­ent un fil con­duc­teur qui vous aidera à faire avancer l’événe­ment, à ren­dre la com­mu­ni­ca­tion plus attrayante et à impli­quer davan­tage les enfants et les adultes qui les accom­pa­g­nent.

b) Choisir le lieu

Pour choisir le lieu idéal pour votre événe­ment, pensez au nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus. Assurez-vous que les enfants puis­sent se déplac­er et courir dans l’e­space, à leur aise et en toute sécu­rité. Selon la péri­ode de l’an­née, un événe­ment en plein air est une excel­lente option.

Assurez-vous que l’acces­si­bil­ité soit bonne, tant pour s’y ren­dre en voiture ou en trans­ports publics que pour accéder au lieu de récep­tion avec des pous­settes.

c) Choisir la date

La chose la plus impor­tante à faire lorsque vous fix­ez la date de votre événe­ment pour enfants est de le faire suff­isam­ment à l’a­vance.

Prenez égale­ment en compte le cal­en­dri­er sco­laire, les autres événe­ments qui se déroulent dans votre région et les péri­odes d’ex­a­m­ens (en fonc­tion de l’âge de votre pub­lic). Vous pou­vez tout à fait prof­iter d’une date impor­tante pour organ­is­er un événe­ment à thème autour de celle-ci.

d) Determiner la durée

Un spec­ta­cle n’est pas la même chose qu’un séjour dans un cen­tre de vacances, mais, en général, il est préférable que la durée de votre événe­ment soit courte. Assurez-vous au moins que toutes les activ­ités pro­posées soient brèves. Cela sera par­ti­c­ulière­ment impor­tant avec les jeunes enfants et vari­era en fonc­tion de l’âge. N’ou­bliez pas que la durée d’at­ten­tion des enfants est très lim­itée et que les activ­ités de votre événe­ment ne doivent pas être une con­trainte pour eux.

2. Gérer les inscriptions à votre événement

Vous devrez con­naître le nom­bre de par­tic­i­pants atten­dus et vous devrez prob­a­ble­ment recueil­lir des don­nées telles que l’âge des enfants, le nom­bre d’adultes présents, les restric­tions ali­men­taires, etc. En out­re, si votre événe­ment est payant, vous devrez gér­er la col­lecte des frais d’in­scrip­tion ou la vente des bil­lets.

Une solu­tion de bil­let­terie et d’in­scrip­tion en ligne vous facilit­era grande­ment la tâche, tout en sim­pli­fi­ant le proces­sus pour les adultes respon­s­ables. Avec Weezevent, vous pou­vez créer en quelques clics un événe­ment, avec des ses­sions dif­férentes si néces­saire (par exem­ple, pour des spec­ta­cles qui se répè­tent à dif­férents moments), col­lecter les don­nées dont vous avez besoin grâce au for­mu­laire d’achat ou d’in­scrip­tion, gér­er le paiement par carte et, le jour de l’événe­ment, effectuer le con­trôle d’ac­cès.

3. Concevoir l’événement idéal pour les enfants

a) Nourriture

Si votre événe­ment dure plusieurs heures, il est prob­a­ble que vous deviez prévoir de la nour­ri­t­ure. Tenez compte des goûts des enfants, de leur âge et de détails pra­tiques tels que la sim­plic­ité à manger. Par exem­ple, tout ce qui se mange avec un bâton fonc­tionne très bien : pomme d’amour, barbe à papa, glace… Cela leur per­met de n’avoir à utilis­er qu’une main, est peu salis­sant et très amu­sant à manger pour eux.

Lors d’un événe­ment pour enfants, le visuel joue un rôle impor­tant surtout si votre événe­ment a un thème défi­ni : jouez avec les formes et les couleurs. Les enfants seront plus enclins à s’in­téress­er à la nour­ri­t­ure que vous leur pro­posez.

Cela est par­ti­c­ulière­ment pra­tique pour les inciter à con­som­mer des ali­ments sains. Découper des fruits à l’emporte pièce rend la dégus­ta­tion ludique et fun !
Vous pou­vez en prof­iter pour inclure cette pré­pa­ra­tion dans une activ­ité, afin qu’ils par­ticipent à la pré­pa­ra­tion de ce qu’ils vont manger et soient intéressés.

b) Jeux et activités

Pour com­mencer, il est bon de pré­par­er quelques activ­ités sim­ples pour diver­tir les pre­miers enfants arrivés, en atten­dant tous les autres.

L’une des clés du suc­cès de votre événe­ment est que les jeux et les activ­ités soient bien pen­sés en fonc­tion de la tranche d’âge des par­tic­i­pants — il est impor­tant que vous dis­posiez de cette infor­ma­tion à l’a­vance, soit en lim­i­tant votre événe­ment à une tranche d’âge, soit en deman­dant cette infor­ma­tion sur le for­mu­laire d’in­scrip­tion !

Par exem­ple, les activ­ités telles que les chan­sons, les spec­ta­cles de mar­i­on­nettes ou les cos­tumes fonc­tion­nent bien pour les enfants de 1 à 4 ans. Les enfants de 5 à 8 ans apprécieront les événe­ments à thème, les spec­ta­cles de magie, la danse, le maquil­lage… Et les enfants de 9 à 12 ans préféreront les ani­ma­tions plus organ­isées comme les chas­s­es au tré­sor. Les arts et l’ar­ti­sanat sont égale­ment pop­u­laires auprès de cette tranche d’âge.

c) Sécurité

Avec les enfants, la sécu­rité est pri­mor­diale. Assurez-vous qu’il n’y a pas d’ob­jets dan­gereux à leur portée et que l’e­space lui-même soit sans dan­ger. Respectez les règles de sécu­rité de tout événe­ment et n’ou­bliez pas d’avoir une trousse de pre­miers soins.

Pour garan­tir la sécu­rité en per­ma­nence, il est impor­tant que toutes les activ­ités soient encadrées et que suff­isam­ment d’adultes accom­pa­g­nent les enfants pen­dant les activ­ités.

Il est égale­ment con­seil­lé de souscrire une assur­ance de respon­s­abil­ité civile pour votre d’événe­ment.

d) Sachets surprises

Les enfants adorent les frian­dis­es qu’ils peu­vent rap­porter chez eux après l’événe­ment. Un sac con­tenant divers­es sucreries et petits cadeaux leur fera très plaisir et per­met de clô­tur­er un événe­ment sur une note pos­i­tive pour les enfants. Vous aug­mentez ain­si vos chances qu’ils souhait­ent revenir à une prochaine édi­tion !

4. Communiquer à propos de votre événement pour enfants

Vous devez com­mu­ni­quer pour attir­er les par­tic­i­pants à votre événe­ment. Dans le cas d’événe­ments des­tinés aux enfants, il est impor­tant que vous les met­tiez en avant dans les espaces et les com­mu­nautés où se trou­vent les enfants : crèch­es, écoles, cen­tres d’ac­tiv­ités périsco­laires pour enfants. Pensez égale­ment aux lieux où se trou­vent les par­ents, que ce soit dans des lieux liés à l’en­fance comme les mag­a­sins de vête­ments ou de jou­ets, ou même dans des lieux sans rap­port avec le monde de l’en­fance comme les salles de sport, les super­marchés et, bien sûr, les réseaux soci­aux.

La com­mu­ni­ca­tion se pour­suit pour informer les par­ents qui ont déjà inscrit leurs enfants : il faut les met­tre en con­fi­ance et leur trans­met­tre les bonnes infor­ma­tions. Expliquez le déroule­ment de l’événe­ment, s’il est néces­saire (ou pos­si­ble) que les par­ents soient avec leurs enfants pen­dant l’événe­ment ou si celui-ci est réservé aux enfants, les horaires, ce qu’ils doivent apporter, etc. Prof­itez de l’oc­ca­sion pour vous présen­ter et présen­ter les ani­ma­teurs qui seront présents à l’événe­ment. Plus les par­ents con­nais­sent votre événe­ment, plus ils vous fer­ont con­fi­ance pour amen­er leurs enfants et vous recom­man­deront à d’autres par­ents.

Après l’événe­ment, restez en con­tact avec les par­ents. Vous pou­vez leur envoy­er, par exem­ple, la vidéo de la chan­son qui a eu beau­coup de suc­cès auprès des enfants et les remerci­er d’avoir par­ticipé à votre événe­ment. À par­tir de là, vous pou­vez établir une rela­tion et les inviter à vos prochaines édi­tions.

Pour toutes ces com­mu­ni­ca­tions, n’hésitez pas à utilis­er une solu­tion d’e-mail­ing et de CRM pour créer des seg­ments (par exem­ple, par tranch­es d’âge ou par événe­ments aux­quels ils ont déjà par­ticipé) et com­mu­ni­quer plus effi­cace­ment.

5. N’oubliez pas les adultes

Souhaitez-vous que les adultes qui accom­pa­g­nent les enfants par­ticipent égale­ment à l’événe­ment avec eux ? Souhaitez-vous qu’ils soient proches mais ne par­ticipent pas aux activ­ités des enfants ? Ou qu’il lais­sent les enfants seuls le temps de l’événement ?

Quelle que soit l’op­tion retenue, il est essen­tiel que vous la com­mu­niquez en amont aux par­ents. S’il s’agit pour vous d’un détail, cela peut créer des frus­tra­tions et des fric­tions inutiles en cas de mal com­préhen­sion. Con­cevez votre événe­ment en con­séquence : si vous souhaitez que les adultes s’im­pliquent, vous pou­vez pro­pos­er un événe­ment sans télé­phone pour qu’ils passent du temps de qual­ité avec leurs enfants. Si vous préférez que les adultes restent sur la touche, pensez à ce que vous pou­vez leur offrir, comme un coin calme réservé aux adultes avec quelques rafraîchisse­ments.

Vous avez main­tenant en main les bases néces­saires pour organ­is­er un super événe­ment !
Avec les solu­tions Weezevent de bil­let­terie et d’in­scrip­tion, de con­trôle d’ac­cès et notre out­il d’email­ing et de CRM, organ­is­er un événe­ment pour enfants est… un jeu d’en­fant !

Com­mencez à organ­is­er votre événe­ment pour enfants dès main­tenant et n’hésitez pas à nous con­tac­ter si vous avez des ques­tions.

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