4 errores que cometen los organizadores de eventos online y cómo evitarlos

4 errores que cometen los organizadores de eventos online y cómo evitarlos

La orga­ni­zación de even­tos online, en diferi­do o en stream­ing, ha ido cre­cien­do en impor­tan­cia durante los últi­mos años para todo tipo de even­tos: concier­tos, teatro, con­gre­sos… Gra­cias al pro­gre­so tec­nológi­co, la difusión en direc­to de un even­to o un espec­tácu­lo se ha vuel­to más sen­cil­la, pero esto no qui­ta que requiera una preparación rig­urosa. Estos son los 4 errores más comunes durante la orga­ni­zación de un primer even­to vir­tu­al y las solu­ciones para evitarlos.

Índice


Error #1: Querer abarcar demasiado

Muchos orga­ni­zadores de even­tos online quieren hac­er de todo des­de el primer momen­to, Sin embar­go, lo que a primera vista parece sen­cil­lo, como con­tar con var­ios ponentes o super­pon­er ele­men­tos grá­fi­cos, no siem­pre se puede hac­er en cualquier platafor­ma de difusión y sin cier­tos conocimientos.

La solución: Simplificar tus primeros eventos online

Asegúrate de que puedes comu­nicar tu men­saje con el pre­supuesto que tienes. Haz­lo todo lo más sen­cil­lo posi­ble y no olvides que lo real­mente impor­tante para lan­zar tu even­to en stream­ing es un portátil o un móvil y una bue­na conex­ión a inter­net. Es preferi­ble empezar por algo sim­ple e ir aña­di­en­do capas más ade­lante, como por ejem­p­lo, uti­lizar una cámara PTZ (Pan-Tilt-Zoom).

Error #2: No realizar pruebas

El direc­to no es el mejor momen­to para apren­der los rudi­men­tos de un even­to vir­tu­al. La may­oría de platafor­mas de difusión como Face­book, Insta­gram, Twitch y Youtube per­miten a los usuar­ios pre­vi­su­alizar o realizar tests en «modo pri­va­do». Esto es ide­al para avan­zar con con­fi­an­za ya que podrás ver el resul­ta­do sin estar expuesto. El livestream­ing requiere sobre todo una muy bue­na conex­ión a inter­net, y esta puede ser vari­able en difer­entes momen­tos del día, e inclu­so no ser sufi­ciente según los ele­men­tos que añadas a tu direc­to (ponentes, imá­genes, música…).

La solución: Ensaya, ensaya, ensaya.

Ensaya y haz todas las prue­bas posi­bles para ir enca­jan­do todos los ele­men­tos de tu even­to. A medi­da que vayas hacien­do ensayos se irán aju­s­tan­do cada vez mejor. El buen desar­rol­lo de los grandes even­tos no es fru­to del azar; los ensayos pueden durar horas e inclu­so días. Orga­ni­za al menos un ensayo con todos los ponentes o, a poder ser, el mis­mo número de per­sonas —puedes pedir ayu­da a com­pañeros o ami­gos—. Pregún­tate cuáles son las sigu­ientes eta­pas del even­to. ¿Cómo vas a enca­denar las difer­entes partes? ¿Quién se ocu­pa de qué tarea? Ciér­ralo todo lo posi­ble, dejan­do el menor espa­cio posi­ble a la impro­visación en directo.

Impor­tante: Com­prue­ba tu veloci­dad de inter­net en speedtest.net y asegúrate de que es sufi­ciente para las recomen­da­ciones de la platafor­ma que utilices.

Error #3: Escoger mal los canales de difusión

Una vez hayas ensaya­do y proba­do todos los ele­men­tos de tu even­to y estés lis­to para retrans­mi­tir­lo, puedes pen­sar que ya está todo lis­to y cer­ra­do. No bas­ta con eso, aho­ra tienes que reflex­ionar sobre el des­ti­no de tu con­tenido. ¿Cuáles son las platafor­mas de difusión preferi­das de tu audi­en­cia? ¿Cómo vas a atraer públi­co a un canal u otro? ¿A quién intere­sará tu con­tenido? ¿Qué platafor­ma enca­ja mejor con el for­ma­to escogido?

La solución: Escoger los canales más eficaces

No sirve de nada quer­er estar en todas partes. Es mejor escoger un canal o dos en los que estés seguro de lle­gar a tu audi­en­cia. Además, algu­nas platafor­mas están espe­cial­izadas en deter­mi­na­dos temas o for­matos. Twitch está espe­cial­iza­da en video­jue­gos. Youtube y Face­book se diri­gen más a un públi­co gen­er­al­ista. Zoom se adap­ta muy bien a los even­tos pro­fe­sion­ales. Insta­gram fun­ciona bien para las con­ver­sa­ciones 1 to 1. Y cada una ofrece for­mas difer­entes de inter­ac­tu­ar con el públi­co. ¡Tienes que encon­trar un equi­lib­rio entre tus necesi­dades y las expec­ta­ti­vas de tu público!

Error #4: Organizar el evento virtual sin ayuda

Cuan­tos más ele­men­tos, ponentes o mate­r­i­al añadas a tu even­to, más ries­go tienes de que algo no fun­cione o de ten­er que afrontar impre­vis­tos. Para alcan­zar un resul­ta­do impeca­ble con super­posi­ción de imá­genes, múlti­ples invi­ta­dos y un dis­eño atrac­ti­vo, prob­a­ble­mente nece­si­tarás con­tar con un pre­supuesto y un dominio de las her­ramien­tas que esté a la altura.

La solución: Pedir consejo a especialistas

Provee­dores espe­cial­iza­dos ayu­dan a las mar­cas y a los creadores de even­tos a encon­trar el equipamien­to ade­cua­do y a tra­ba­jar de for­ma más inteligente a la hora de con­ce­bir even­tos online de éxi­to. Sus pro­fe­sion­ales tienen cien­tos de even­tos de este tipo a sus espal­das. Es una expe­ri­en­cia muy valiosa con la que tú no cuen­tas si acabas de empezar en el mun­do de los even­tos online. Si el coste del ser­vi­cio es demasi­a­do alto, pide para empezar algunos con­se­jos sen­cil­los para lan­zarte. Si ves que tu even­to tiene poten­cial de desar­rol­lo tras haber hecho uno o var­ios lives, con­tra­ta entonces a un proveedor.

Ya sabes cuáles son los 4 errores a evi­tar a la hora de orga­ni­zar un even­to vir­tu­al con éxi­to. Weezevent te ofrece una solu­ción de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online para que te lances ya mis­mo a la aventura:

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