4 errores que cometen los organizadores de eventos online y cómo evitarlos

4 errores que cometen los organizadores de eventos online y cómo evitarlos

La organización de eventos online, en diferido o en streaming, ha ido creciendo en importancia durante los últimos años para todo tipo de eventos: conciertos, teatro, congresos… Gracias al progreso tecnológico, la difusión en directo de un evento o un espectáculo se ha vuelto más sencilla, pero esto no quita que requiera una preparación rigurosa. Estos son los 4 errores más comunes durante la organización de un primer evento virtual y las soluciones para evitarlos.

Índice


Error #1: Querer abarcar demasiado

Muchos organizadores de eventos online quieren hacer de todo desde el primer momento, Sin embargo, lo que a primera vista parece sencillo, como contar con varios ponentes o superponer elementos gráficos, no siempre se puede hacer en cualquier plataforma de difusión y sin ciertos conocimientos.

La solución: Simplificar tus primeros eventos online

Asegúrate de que puedes comunicar tu mensaje con el presupuesto que tienes. Hazlo todo lo más sencillo posible y no olvides que lo realmente importante para lanzar tu evento en streaming es un portátil o un móvil y una buena conexión a internet. Es preferible empezar por algo simple e ir añadiendo capas más adelante, como por ejemplo, utilizar una cámara PTZ (Pan-Tilt-Zoom).

Error #2: No realizar pruebas

El directo no es el mejor momento para aprender los rudimentos de un evento virtual. La mayoría de plataformas de difusión como Facebook, Instagram, Twitch y Youtube permiten a los usuarios previsualizar o realizar tests en «modo privado». Esto es ideal para avanzar con confianza ya que podrás ver el resultado sin estar expuesto. El livestreaming requiere sobre todo una muy buena conexión a internet, y esta puede ser variable en diferentes momentos del día, e incluso no ser suficiente según los elementos que añadas a tu directo (ponentes, imágenes, música…).

La solución: Ensaya, ensaya, ensaya.

Ensaya y haz todas las pruebas posibles para ir encajando todos los elementos de tu evento. A medida que vayas haciendo ensayos se irán ajustando cada vez mejor. El buen desarrollo de los grandes eventos no es fruto del azar; los ensayos pueden durar horas e incluso días. Organiza al menos un ensayo con todos los ponentes o, a poder ser, el mismo número de personas —puedes pedir ayuda a compañeros o amigos—. Pregúntate cuáles son las siguientes etapas del evento. ¿Cómo vas a encadenar las diferentes partes? ¿Quién se ocupa de qué tarea? Ciérralo todo lo posible, dejando el menor espacio posible a la improvisación en directo.

Importante: Comprueba tu velocidad de internet en speedtest.net y asegúrate de que es suficiente para las recomendaciones de la plataforma que utilices.

Error #3: Escoger mal los canales de difusión

Una vez hayas ensayado y probado todos los elementos de tu evento y estés listo para retransmitirlo, puedes pensar que ya está todo listo y cerrado. No basta con eso, ahora tienes que reflexionar sobre el destino de tu contenido. ¿Cuáles son las plataformas de difusión preferidas de tu audiencia? ¿Cómo vas a atraer público a un canal u otro? ¿A quién interesará tu contenido? ¿Qué plataforma encaja mejor con el formato escogido?

La solución: Escoger los canales más eficaces

No sirve de nada querer estar en todas partes. Es mejor escoger un canal o dos en los que estés seguro de llegar a tu audiencia. Además, algunas plataformas están especializadas en determinados temas o formatos. Twitch está especializada en videojuegos. Youtube y Facebook se dirigen más a un público generalista. Zoom se adapta muy bien a los eventos profesionales. Instagram funciona bien para las conversaciones 1 to 1. Y cada una ofrece formas diferentes de interactuar con el público. ¡Tienes que encontrar un equilibrio entre tus necesidades y las expectativas de tu público!

Error #4: Organizar el evento virtual sin ayuda

Cuantos más elementos, ponentes o material añadas a tu evento, más riesgo tienes de que algo no funcione o de tener que afrontar imprevistos. Para alcanzar un resultado impecable con superposición de imágenes, múltiples invitados y un diseño atractivo, probablemente necesitarás contar con un presupuesto y un dominio de las herramientas que esté a la altura.

La solución: Pedir consejo a especialistas

Proveedores especializados ayudan a las marcas y a los creadores de eventos a encontrar el equipamiento adecuado y a trabajar de forma más inteligente a la hora de concebir eventos online de éxito. Sus profesionales tienen cientos de eventos de este tipo a sus espaldas. Es una experiencia muy valiosa con la que tú no cuentas si acabas de empezar en el mundo de los eventos online. Si el coste del servicio es demasiado alto, pide para empezar algunos consejos sencillos para lanzarte. Si ves que tu evento tiene potencial de desarrollo tras haber hecho uno o varios lives, contrata entonces a un proveedor.

Ya sabes cuáles son los 4 errores a evitar a la hora de organizar un evento virtual con éxito. Weezevent te ofrece una solución de venta de entradas e inscripciones online para que te lances ya mismo a la aventura:

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