4 erreurs commises par les organisateurs d’événements virtuels et comment les anticiper

L’organisation d’événements virtuels ou en livestream­ing a pris de l’importance ces dernières années, que ce soit pour des con­certs, des pièces de théâtre ou encore des con­férences. Grâce au pro­grès des tech­nolo­gies, la dif­fu­sion en direct d’un événe­ment ou d’un spec­ta­cle est dev­enue de plus en plus sim­ple, mais néces­site tout de même une pré­pa­ra­tion rigoureuse. Voici les 4 erreurs les plus courantes lors de la pré­pa­ra­tion d’un pre­mier événe­ment virtuel et les solu­tions pour les anticiper.

Som­maire

• Erreur #1 : Avoir les yeux plus gros que le ven­tre
• Erreur #2 : Délaiss­er la phase de test
• Erreur #3 : Nég­liger le choix des canaux de dif­fu­sion
• Erreur #4 : Pré­par­er seul son événe­ment virtuel

Erreur #1 : Avoir les yeux plus gros que le ventre

Beau­coup d’organisateurs d’événements virtuels veu­lent “tout faire du pre­mier coup”. Pour­tant, ce qui sem­ble sim­ple à pre­mière vue, comme faire inter­venir plusieurs invités ou super­pos­er des élé­ments graphiques, ne peut pas tou­jours être réal­isé sur une plate­forme de dif­fu­sion clas­sique et sans cer­taines com­pé­tences clés.

La solution : Simplifier ses premiers événements virtuels

Assurez-vous que vous pou­vez faire pass­er votre mes­sage avec le bud­get dont vous dis­posez. Gardez les choses aus­si sim­ples que pos­si­ble, et n’ou­bliez pas : tout ce dont vous avez vrai­ment besoin pour réus­sir un stream­ing est un ordi­na­teur portable ou un télé­phone et une con­nex­ion Inter­net. Il est préférable de com­mencer hum­ble­ment et d’a­jouter des couch­es sup­plé­men­taires plus tard, comme une caméra PTZ (Pan-Tilt-Zoom) par exem­ple.

Erreur #2 : Délaisser la phase de test

Le direct n’est pas le moment idéal pour appren­dre les rudi­ments d’un événe­ment virtuel. La plu­part des plate­formes de dif­fu­sion comme Face­book, Insta­gram, Twitch et YouTube per­me­t­tent aux util­isa­teurs de prévi­su­alis­er leur flux ou d’effectuer des tests en “mode privé”. C’est idéal pour avancer en toute con­fi­ance car vous avez un aperçu du ren­du final tout en étant à l’abri des regards. Surtout, le livestream­ing requiert une très bonne con­nex­ion Inter­net et celle-ci peut vari­er à dif­férents moments de la journée, voire être insuff­isante en fonc­tion des élé­ments ajoutés à votre direct (inter­venants, visuels, musique…).

La solution : Répétez, répétez, répétez

Répétez le plus pos­si­ble afin de caler les dif­férents enchaîne­ments de votre événe­ment et tout se met­tra en place au fil des répéti­tions. Le bon déroule­ment de grands événe­ments n’est pas le fruit du hasard, les répéti­tions durent plusieurs heures, par­fois plusieurs jours. Prévoyez au moins une répéti­tion avec tous les par­tic­i­pants, ou le même nom­bre de per­son­nes si pos­si­ble — en deman­dant à des col­lègues ou amis de pren­dre leur rôle. Deman­dez-vous quelles sont les étapes suc­ces­sives de l’événement ? Devrez-vous vous hâter pour enchain­er les dif­férentes phas­es ? Qui s’occupe de quelles tâch­es ? Lais­sez le moins de place pos­si­ble aux aléas du direct.

Impor­tant : testez votre débit inter­net sur speedtest.net et assurez-vous qu’il est suff­isant par rap­port aux recom­man­da­tions de la plate­forme util­isée.

Erreur #3 : Négliger le choix des canaux de diffusion

Une fois que vous avez répété tous les élé­ments de votre événe­ment et que vous êtes prêt à le dif­fuser, vous pou­vez croire que tout est bouclé. Au con­traire, vous devez réfléchir atten­tive­ment à la des­ti­na­tion de votre con­tenu. Posez-vous les bonnes ques­tions : quelles-sont les plate­formes de dif­fu­sion préférées de mon audi­ence ? Com­ment allez-vous attir­er du pub­lic sur tel ou tel canal ? Qui sera intéressé par votre con­tenu ? Quelle plate­forme cor­re­spond le mieux au for­mat choisi ?

La solution : Choisir les canaux les plus efficaces

Rien ne sert de vouloir être partout. Mieux vaut choisir un ou deux canaux sur lesquels vous êtes sûr de touch­er votre audi­ence. En out­re, cer­taines plate­formes sont spé­cial­isées dans des domaines ou des for­mats. Twitch est spé­cial­isé dans les jeux. YouTube et Face­book sont plutôt grand pub­lic. Zoom est adap­té aux événe­ments pro­fes­sion­nels. Insta­gram fonc­tionne bien pour les dis­cus­sions 1 vs 1. Et toutes ont des façons dif­férentes de pro­pos­er des inter­ac­tions avec le pub­lic. À vous de trou­ver l’équilibre entre vos besoins et les attentes de votre pub­lic.

Erreur #4 : Préparer seul son événement virtuel

Plus vous ajoutez d’élé­ments, d’intervenants ou de matériel à votre événe­ment virtuel, plus vous avez de risques d’échouer ou d’être con­fron­té à des imprévus. Pour attein­dre un résul­tat impec­ca­ble avec des super­po­si­tions graphiques, des invités mul­ti­ples et des décors attrac­t­ifs, il vous fau­dra prob­a­ble­ment un bud­get et une exper­tise con­séquents.

La solution : Demander conseil à des spécialistes

Des prestataires spé­cial­isés aident les mar­ques ou les créa­teurs d’événe­ments à trou­ver le bon équipement et à tra­vailler plus intel­ligem­ment pour con­cevoir des événe­ments virtuels réus­sis. Leurs staffs ont des cen­taines d’événements de ce type à leur act­if. Cela représente une expéri­ence rare et pré­cieuse dont vous ne dis­posez pas si vous vous lancez tout juste dans l’évène­men­tiel virtuel. Si le coût d’une presta­tion est trop élevé pour vous, deman­dez de sim­ples con­seils pour vous lancer. Et si vous sen­tez un poten­tiel de développe­ment après avoir effec­tué un ou plusieurs lives, embauchez un prestataire.

Vous con­nais­sez désor­mais les 4 écueils à éviter pour organ­is­er un événe­ment virtuel réus­si. Weezevent pro­pose une solu­tion de bil­let­terie en ligne et inscrip­tions des bil­lets pour vous lancer dès main­tenant dans l’aventure :

Organ­is­er un événe­ment virtuel