4 erreurs commises par les organisateurs d’événements virtuels et comment les anticiper

4 erreurs commises par les organisateurs d’événements virtuels et comment les anticiper

L’organisation d’événements virtuels ou en livestreaming a pris de l’importance ces dernières années, que ce soit pour des concerts, des pièces de théâtre ou encore des conférences. Grâce au progrès des technologies, la diffusion en direct d’un événement ou d’un spectacle est devenue de plus en plus simple, mais nécessite tout de même une préparation rigoureuse. Voici les 4 erreurs les plus courantes lors de la préparation d’un premier événement virtuel et les solutions pour les anticiper.

Sommaire


Erreur #1 : Avoir les yeux plus gros que le ventre

Beaucoup d’organisateurs d’événements virtuels veulent “tout faire du premier coup”. Pourtant, ce qui semble simple à première vue, comme faire intervenir plusieurs invités ou superposer des éléments graphiques, ne peut pas toujours être réalisé sur une plateforme de diffusion classique et sans certaines compétences clés.

La solution : Simplifier ses premiers événements virtuels

Assurez-vous que vous pouvez faire passer votre message avec le budget dont vous disposez. Gardez les choses aussi simples que possible, et n’oubliez pas : tout ce dont vous avez vraiment besoin pour réussir un streaming est un ordinateur portable ou un téléphone et une connexion Internet. Il est préférable de commencer humblement et d’ajouter des couches supplémentaires plus tard, comme une caméra PTZ (Pan-Tilt-Zoom) par exemple.

Erreur #2 : Délaisser la phase de test

Le direct n’est pas le moment idéal pour apprendre les rudiments d’un événement virtuel. La plupart des plateformes de diffusion comme Facebook, Instagram, Twitch et YouTube permettent aux utilisateurs de prévisualiser leur flux ou d’effectuer des tests en “mode privé”. C’est idéal pour avancer en toute confiance car vous avez un aperçu du rendu final tout en étant à l’abri des regards. Surtout, le livestreaming requiert une très bonne connexion Internet et celle-ci peut varier à différents moments de la journée, voire être insuffisante en fonction des éléments ajoutés à votre direct (intervenants, visuels, musique…).

La solution : Répétez, répétez, répétez

Répétez le plus possible afin de caler les différents enchaînements de votre événement et tout se mettra en place au fil des répétitions. Le bon déroulement de grands événements n’est pas le fruit du hasard, les répétitions durent plusieurs heures, parfois plusieurs jours. Prévoyez au moins une répétition avec tous les participants, ou le même nombre de personnes si possible — en demandant à des collègues ou amis de prendre leur rôle. Demandez-vous quelles sont les étapes successives de l’événement ? Devrez-vous vous hâter pour enchainer les différentes phases ? Qui s’occupe de quelles tâches ? Laissez le moins de place possible aux aléas du direct.

Important : testez votre débit internet sur speedtest.net et assurez-vous qu’il est suffisant par rapport aux recommandations de la plateforme utilisée.

Erreur #3 : Négliger le choix des canaux de diffusion

Une fois que vous avez répété tous les éléments de votre événement et que vous êtes prêt à le diffuser, vous pouvez croire que tout est bouclé. Au contraire, vous devez réfléchir attentivement à la destination de votre contenu. Posez-vous les bonnes questions : quelles-sont les plateformes de diffusion préférées de mon audience ? Comment allez-vous attirer du public sur tel ou tel canal ? Qui sera intéressé par votre contenu ? Quelle plateforme correspond le mieux au format choisi ?

La solution : Choisir les canaux les plus efficaces

Rien ne sert de vouloir être partout. Mieux vaut choisir un ou deux canaux sur lesquels vous êtes sûr de toucher votre audience. En outre, certaines plateformes sont spécialisées dans des domaines ou des formats. Twitch est spécialisé dans les jeux. YouTube et Facebook sont plutôt grand public. Zoom est adapté aux événements professionnels. Instagram fonctionne bien pour les discussions 1 vs 1. Et toutes ont des façons différentes de proposer des interactions avec le public. À vous de trouver l’équilibre entre vos besoins et les attentes de votre public.

Erreur #4 : Préparer seul son événement virtuel

Plus vous ajoutez d’éléments, d’intervenants ou de matériel à votre événement virtuel, plus vous avez de risques d’échouer ou d’être confronté à des imprévus. Pour atteindre un résultat impeccable avec des superpositions graphiques, des invités multiples et des décors attractifs, il vous faudra probablement un budget et une expertise conséquents.

La solution : Demander conseil à des spécialistes

Des prestataires spécialisés aident les marques ou les créateurs d’événements à trouver le bon équipement et à travailler plus intelligemment pour concevoir des événements virtuels réussis. Leurs staffs ont des centaines d’événements de ce type à leur actif. Cela représente une expérience rare et précieuse dont vous ne disposez pas si vous vous lancez tout juste dans l’évènementiel virtuel. Si le coût d’une prestation est trop élevé pour vous, demandez de simples conseils pour vous lancer. Et si vous sentez un potentiel de développement après avoir effectué un ou plusieurs lives, embauchez un prestataire.

Vous connaissez désormais les 4 écueils à éviter pour organiser un événement virtuel réussi. Weezevent propose une solution de billetterie en ligne et inscriptions des billets pour vous lancer dès maintenant dans l’aventure :

Organiser un événement virtuel

Partager cet article