Le canal e-mail est idéal pour envoyer vos invitations. Simple, rapide, peu coûteux et avec un retour quasi-immédiat, il est aujourd’hui utilisé par la majorité des organisateurs d’événements.
Mais comment réaliser efficacement votre campagne e-mailing d’invitation ?
Comment être sûr que votre e-mail intéressera vos prospects et les incitera à se rendre à votre événement ?
Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous donnons 9 conseils indispensables pour réussir un e-mailing d’invitation à un événement.
Sommaire
1. La base de données clients : facteur clé de succès
Vous avez déjà organisé un événement avec Weezevent ? Utilisez un CRM adapté à votre événement pour interagir avec vos participants avant, pendant, et après le jour J. Ils sont une cible très affinitaire sur laquelle vous obtiendrez votre meilleur taux de retour !
Conseil : pour enrichir votre base de données entre deux événements, nous vous invitons à collecter les adresses des personnes qui vous suivent (sur votre blog, sur votre site) en y communiquant régulièrement des informations en rapport avec votre secteur, votre événement.
2. L’objet doit être simple et attractif
Dès l’objet, l’information principale de votre e-mail doit être visible par le destinataire. L’idéal est qu’il introduise son contenu. Il doit être simple, attractif et ne doit pas être trop chargé (40 à 50 caractères au maximum). De plus, différentes études ont montré qu’insérer un symbole dans l’objet d’un email marketing permet de se démarquer dans la boîte email surchargée du destinataire et de gagner +15% en taux d’ouverture.
3. L’expéditeur doit être facilement identifiable
L’expéditeur de votre e-mail doit être reconnaissable au premier coup d’œil. Il doit permettre au destinataire d’identifier facilement votre entreprise, votre produit, ou le nom d’un référent.
Pour créer du lien avec vos destinataires et être reconnu en un coup d’œil, évitez de changer votre nom d’expéditeur trop souvent.
Exemple : « Weezevent » ou « Geoffrey pour Weezevent »
4. Le corps de votre message doit être sobre et visuel
Le corps de votre message ne doit pas contenir trop de texte. Préférez un visuel (statique ou animé) qui retiendra davantage l’attention de votre destinataire et n’oubliez pas d’inclure le logo de votre entreprise. Les informations les plus importantes (nom de votre événement, date et lieu) doivent se situer au niveau du header, c’est-à-dire au début de votre message. Dès la lecture du premier paragraphe, le destinataire doit pouvoir comprendre votre message.
5. Le fond de votre message doit contenir les informations primordiales
Dans le corps de votre message, n’oubliez pas d’indiquer brièvement :
– Le concept.
– Les intervenants : parler de la présence d’une personnalité peut par exemple influer vos destinataires à se rendre à l’événement.
– Des instructions claires pour s’inscrire.
– Un bouton d’action « Je m’inscris » mis en évidence.
Vous pouvez également y ajouter un lien vers votre site internet, ainsi que des liens vers vos réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn) sous la forme de boutons.
6. Le “call to action” doit être efficace
Faites au plus simple et réduisez au maximum le nombre d’étapes nécessaires à l’inscription. S’il y a un formulaire d’inscription à compléter, essayez de limiter le nombre de champs obligatoires au strict minimum. Pour votre bouton d’inscription, préférez un verbe d’action qui incitera plus fortement vos prospects. Si la situation est adaptée, vous pouvez également utiliser une incentive, telle qu’une offre promotionnelle (par exemple, une invitation offerte aux trois premiers inscrits).
7. Le déroulement de l’envoi doit être réfléchi
Annoncez l’événement suffisamment à l’avance pour laisser le temps à vos participants de s’inscrire, et envoyez un rappel en n’oubliant pas d’enlever les inscrits de votre liste. Pensez également à relancer vos inscrits quelques jours avant l’événement par un e-mail de rappel, du type « [Nom de l’événement], J-3». N’hésitez pas aussi à relancer les non-inscrits par un e-mail dont l’objet serait par exemple « Plus que quelques jours pour vous inscrire/pour participer ».
Découvrez notre article dédié aux e-mails de rappels à destination de vos participants :
https://weezevent.com/fr/blog/5-raisons-communiquer-avant-evenement/
8. Le message doit être personnalisé en fonction du destinataire
Pour que votre e-mail ait plus d’impact, commencez par rappeler l’historique de votre relation avec le destinataire. Segmentez également le message en fonction de la cible, et personnalisez-le avec le nom et le prénom du destinataire (par exemple : « Bonjour Madame/Monsieur XXX »). Il est aussi important de personnaliser chaque invitation.
9. Les participants doivent être sollicités après l’événement
Une fois votre événement terminé, laissez passer deux ou trois jours avant de remercier vos participants pour leur présence. N’hésitez pas à envoyer un compte-rendu ou un lien vers une vidéo de votre événement, y compris à ceux qui n’y ont pas participé. Cela pourrait les inciter à se rendre à votre prochain événement. Envoyez également un questionnaire de satisfaction afin d’évaluer les points forts et les points faibles de votre événement, et de tenir compte des remarques pour optimiser le suivant.
A vous de jouer !
L’équipe Weezevent
Vous souhaitez obtenir des conseils sur la création de votre billetterie ? Jetez un œil à notre article sur la meilleure méthode pour rédiger un e-mail parfait à la suite de votre événement
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