Participar en una feria supone un coste considerable que es esencial prever. Gastos de montaje, logística, personal, comida y bebida, marketing y comunicación… son muchos los costes que tienes que incluir en tu presupuesto. Por supuesto, el coste total de una feria dependerá de muchos otros elementos (tamaño de la feria, ubicación del stand, accesorios, entretenimiento, etc.) específicos de tu organización.
Para ayudarte a preparar tu feria y calcular el coste total de tu participación, hemos preparado una lista de los principales costes a tener en cuenta.
Índice
1. La inscripción como expositor
Si quieres exponer en una feria, tienes que presupuestar la inscripción como expositor, que (por lo general) oscila entre 500 y 3.000 euros. Esto puede variar en función de la ubicación de tu stand en la sala y del tamaño del evento en el que quieras participar. Antes de reservar tu espacio, es esencial tener una visión general del presupuesto global. El presupuesto de una feria suele dividirse así:
- El 35% de los costes corresponden al alquiler del stand y la reserva del espacio en el que se colocará
- 30 % al montaje del stand
- 15% para logística (viajes y alojamiento de los miembros del equipo)
- 20% para marketing y comunicación en torno al evento
2. Precio del stand
El coste del alquiler del stand es, obviamente, un gasto importante en el presupuesto. Además de la construcción, el transporte y el montaje in situ, incluye la compra o el alquiler del espacio. Si eliges un stand moderno, con mucho espacio, cerca de las zonas importantes de la feria, el precio será más elevado. Los expositores gastan una media de 6.000 euros por un espacio de unos 30 metros cuadrados en una gran feria.
3. Diseño del stand
Una parte importante del gasto se dedicará también al diseño del stand. Hay varias opciones: puedes recurrir a una agencia de eventos para crear un stand a medida o puedes montar un stand modular o fijo. Un stand a medida cuesta entre 300 y 1.000 euros el m2, un stand modular de 9 m2, 5.000 euros y un stand portátil 500 euros.
Los costes incluyen también el equipamiento de tu stand con el mobiliario deseado (silla, mostrador..) y los elementos audiovisuales (altavoces, pantalla, luces, animaciones digitales interactivas…).
Por supuesto, puedes utilizar las mesas y sillas que ya tienes, pero siempre es mejor elegir un conjunto de muebles a juego y alquilarlo para el evento. El mobiliario ideal para el plano de tu stand te permitirá presentar sin esfuerzo folletos y elementos audiovisuales atractivos y comerciales. El objetivo de una feria es obtener resultados comerciales y de marketing.
4. Costes relacionados con la logística
Si has decidido montar tu propio stand, no olvides los gastos de montaje antes de la feria. El stand se entregará, instalará y conectará a la red eléctrica. Es necesario tener en cuenta todos estos costes adicionales y prever la mano de obra necesaria para garantizar el correcto montaje y logística de tu stand.
5. Personal
Varios empleados de tu empresa tendrán que asistir a la feria, por lo que tienes que prever los gastos de viaje y alojamiento si es necesario. Es aconsejable planearlo con antelación, ya que las tarifas hoteleras suelen aumentar en los días previos a un gran evento, como una feria comercial, sobre todo si se trata de un gran evento. No olvides incluir en tu presupuesto los gastos de dietas para todos.
6. Comunicación relacionada con tu evento
La gran mayoría de las empresas participan en ferias comerciales principalmente para establecer contactos y comercializar sus productos y servicios. Por lo tanto, es esencial asegurarse de tener un plan de comunicación para promover la presencia de tu empresa en el evento. Como ya hemos dicho, en las grandes ferias, alrededor del 20% del presupuesto suele destinarse a marketing, publicidad y comunicación. Los folletos, flyers, carteles y otros materiales que se repartirán durante el evento pueden representar una parte importante de los costes de comunicación.
Asimismo, el uso de tus diversos canales digitales (redes sociales como Facebook, Instagram, LinkedIn, tu págnia web, correos electrónicos…) puede generar costes adicionales en función de los objetivos y los medios que se dediquen a ello. Por ejemplo, puedes recurrir a una agencia digital para que prepare todos tus materiales de comunicación en todos tus canales, ahorrándote así tiempo y haciéndolos más eficientes. Además, para destacar aún más tu comunicación, también puedes utilizar una estrategia de publicidad en buscadores durante un breve periodo de tiempo, unas semanas antes del inicio de la feria.
Cuando participes en una feria comercial, utiliza la solución de inscripción de Weezevent para gestionar las inscripciones a tus microeventos privados y su herramienta de CRM y marketing para enviar comunicaciones eficaces a tus contactos.
