Tanto si eres una start-up como una asociación o una empresa que quiere organizar un evento concreto (feria, seminario, competición deportiva, etc.), tendrás que financiar tu proyecto. Vender entradas es una forma habitual de financiar tu proyecto pero, organices un evento de pago o gratuito, el patrocinio será un elemento crucial para financiar tu proyecto. Para conseguir las mejores colaboraciones, tendrás que enviar un dossier que incluya una carta de solicitud de patrocinio. A menudo se pasa por alto que una carta bien redactada puede marcar la diferencia entre que una solicitud se tome en serio o se ignore.
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a redactar tu carta de patrocinio.
Índice
1. Da con el destinatario adecuado
Tómate tu tiempo para encontrar empresas u organizaciones que puedan estar interesadas en tu proyecto.
Evita enviar solicitudes de patrocinio a empresas que no estén relacionadas con tu sector. Para aumentar el impacto de tu carta, personalízala en función de la misión de tu empresa, tus eventos, tus productos o servicios y el objetivo del patrocinio (financiación, marketing, comunicación…).
2. Presenta tu proyecto con claridad
En tu solicitud de patrocinio, tienes que explicar qué quieres hacer, por qué quieres hacerlo (objetivos finales) y cómo vas a hacerlo (procesos, durante qué periodo de tiempo, cuántas personas participarán, etc.).
Es importante ser claro y conciso para que el destinatario entienda rápidamente el propósito de tu solicitud. De hecho, con el gran número de solicitudes de patrocinio que pueden llegar a recibir, las empresas suelen tener poco tiempo para leer una carta. Ve al grano, sé original e impactante.
3. Muestra el valor añadido del patrocinio
Explica cómo puede el patrocinio ayudarte a conseguir tus objetivos (ya sean comerciales, deportivos o de asociación), pero también el impacto que tu acción tendrá en el patrocinador.
Por ejemplo, si quieres hacer un largo informe anual sobre energías renovables y presentarlo en un evento, puedes definir claramente cómo se beneficiará el patrocinador de la publicidad positiva del evento, asociando su imagen a causas medioambientales.
4. Realiza un estudio de mercado
Si es posible, incluye en tu solicitud datos sobre el mercado objetivo y los futuros asistentes a tu evento. Esto puede ayudar a demostrar a los patrocinadores la relevancia de tu proyecto, sus beneficios para sus propios objetivos empresariales, y garantizar credibilidad y proyección por tu parte.
5. Realiza una solicitud de financiación
No te andes con rodeos y menciona el importe que necesitas en la carta de patrocinio, si se trata de un patrocinio económico. Si estás pensando en una colaboración en forma de material o servicios, expón también claramente tus necesidades.
Se espera que expreses con precisión cómo utilizarás el presupuesto, objeto o servicio solicitado. Evita hacer peticiones generales e indica cantidades concretas para ayudar al patrocinador a evaluar la pertinencia y viabilidad de tu solicitud.
6. Ofrece contrapartidas
Ofrece ventajas a cambio del patrocinio. Puede ser en forma de publicidad adicional generada, apareciendo en tus soportes de comunicación y al unir el nombre de la empresa al nombre de tu evento, etc. Las contrapartidas pueden ser una forma de demostrar al patrocinador el valor añadido que puedes aportarle, a corto, medio o largo plazo.
Entre las contrapartidas que puedas ofrecer, no olvides incluir entradas para tu evento, para tu patrocinador e incluso sus invitados.
7. Termina en positivo
Agradece al destinatario su tiempo y atención y asegúrale tu compromiso con el proyecto. Asegúrate de dar un plazo de respuesta claro y facilita información de contacto para ponerse en contacto contigo.
8. Revisa la ortografía y la gramática
Asegúrate de que su carta de solicitud de patrocinio sea profesional y no contenga errores. El uso de una gramática correcta y una presentación cuidada demuestran al patrocinador que eres serio y cuidas los detalles. No dudes en utilizar las distintas herramientas de corrección online que existen.
9. Utiliza nuestro modelo de carta de solicitud de patrocinio
Para ayudarte un poco más, aquí tienes un modelo de carta de solicitud de patrocinio para que lo adaptes a tu solicitud y a tu proyecto:
Descargar el modelo de carta en Word
En resumen, para tener éxito en tu carta de solicitud de patrocinio, es importante comprender los objetivos del patrocinador, presentar un proyecto bien diseñado y demostrar cómo el patrocinio puede ayudar a alcanzar tanto tus objetivos como los de la empresa patrocinadora. Por último, asegúrate de realizar una solicitud clara y presentar recompensas atractivas para animar al patrocinador a apoyar tu proyecto.
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