La tombola est un excellent moyen, simple à organiser, de rassembler des fonds pour une association. En outre, il s’agit d’un événement efficace pour faire connaître votre organisation et la cause que vous soutenez. Une tombola permet de créer un moment convivial pour vos collaborateurs. Vous pouvez en organiser une lors d’occasions particulières, comme Noël par exemple.
Vous envisagez d’organiser une tombola mais vous ne savez pas par où commencer ? Voici tout ce qu’il faut savoir pour faire de votre événement un moment réussi.
Dans ce guide complet, découvrez comment organiser une tombola, respecter la réglementation, vendre les billets de tombola, choisir des lots attractifs et mettre en place une communication efficace pour faire de votre événement un véritable succès.
Sommaire
1. Comment fonctionne une tombola ?
Il s’agit tout bonnement d’un jeu de hasard par tirage au sort qui nécessite l’achat d’au moins un ticket pour pouvoir y participer et qui permet de gagner des lots uniquement en nature. Les tombolas peuvent être organisées pour divers événements (associatif, tournoi de football, événement scolaire, anniversaire d’entreprise…).
Les conditions sont exactement les mêmes que celles d’une loterie, c’est-à-dire :
- Tout le monde est invité à participer à cet événement car il est ouvert au grand public,
- Les participants doivent acheter des tickets pour pouvoir y participer,
- Les gagnants sont déterminés de manière aléatoire et le tirage au sort est effectué avec ou sans huissier.
Enfin et contrairement à la loterie, vous ne pouvez pas choisir vos propres numéros, un ticket pré imprimé vous est donné de manière aléatoire et un gagnant est toujours désigné à l’issue de la tombola.
Une tombola est donc un jeu de hasard où chaque participant achète un ou plusieurs billets, puis attend la date du tirage pour savoir si son ticket a été sélectionné. Le principe est simple, mais l’organisation de la tombola doit rester claire pour les participants, notamment sur le nombre de billets émis, les lots proposés, les modalités de participation et la manière dont le tirage au sort doit être réalisé.
2. Vérifiez les autorisations locales nécessaires
Assurez-vous que votre organisation soit légalement autorisée à organiser une tombola.
Si les tombolas, loteries et lotos traditionnels peuvent être autorisés en France dans des circonstances spécifiques, les jeux d’argent traditionnels sont généralement interdits en dehors des casinos et de la loterie nationale.
Cependant et selon le gouvernement, une tombola doit être organisée si ce critère principal est respecté :
« La tombola doit être destinée à soutenir des actions de bienfaisance, l’encouragement des arts ou le financement d’activités sportives sans but lucratif ». Des documents spécifiques peuvent vous être demandés comme :
- Les statuts de l’association
- Le formulaire cerfa n°11823
- Dans certains cas, le bilan de l’exercice précédent
Enfin, les fonds récoltés ne peuvent pas être utilisés pour « couvrir les frais de fonctionnement, les dépenses courantes ou pour combler un déficit dû à une mauvaise gestion ». Ils ne peuvent en aucun cas être « réservés aux seuls membres de l’association ».
Pour rester dans un cadre légal, il est donc important de vérifier si votre structure peut organiser une tombola. Les associations à but non lucratif, et notamment les associations loi 1901, peuvent organiser une tombola sous certaines conditions, lorsque celle-ci sert une cause précise et non une activité commerciale.
Le code de la sécurité intérieure prévoit notamment une exception pour certains jeux d’argent et de hasard lorsque le gain espéré est constitué d’objets mobiliers et que l’opération est destinée à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif. La tombola doit alors être autorisée par le maire de la commune où est situé le siège social de l’organisme bénéficiaire. À Paris, cette autorisation relève du préfet de police.
Avant de lancer votre tombola, rapprochez-vous donc de la mairie de la commune où est situé le siège social de votre association. Selon votre situation, vous devrez remplir un formulaire de demande d’autorisation, joindre les statuts de votre association, indiquer le nombre de billets émis, la valeur des lots, la date du tirage et l’utilisation prévue des bénéfices.
Cette démarche est essentielle pour organiser votre tombola sans stress et éviter tout blocage administratif de dernière minute.
3. Fixez des objectifs précis pour la tombola
Comme pour tout événement, même s’il s’agit d’un événement à but non lucratif, il est essentiel de se fixer des objectifs.
Fixez des délais, des objectifs de participation et, surtout, un objectif budgétaire (la somme d’argent que vous souhaitez récolter grâce à la tombola). De même, définissez à l’avance le nombre de personnes nécessaire à mobiliser pour l’accueil, la remise des lots, la gestion des stands etc.
En outre, le fait de connaître vos objectifs financiers à l’avance vous aidera à répartir les fonds reçus, que vous devez fournir dans votre demande d’autorisation.
Une tombola réussie repose sur une vision claire dès le départ. Vous devez savoir combien vous souhaitez collecter, combien de billets vous pouvez vendre, combien de lots seront nécessaires et comment les fonds recueillis doivent être utilisés. L’objectif peut être de financer du matériel, un voyage, un projet culturel, une action solidaire, une activité éducative ou la pratique d’activités sportives.
Pour construire un objectif réaliste, vous pouvez partir de plusieurs éléments :
- Le montant que vous souhaitez collecter ;
- Le nombre de billets que vous pensez vendre ;
- Le prix de chaque billet ;
- Le coût ou la valeur des lots ;
- Les frais éventuels liés à l’impression, à la communication ou à la vente en ligne ;
- Le nombre de bénévoles disponibles pour vous aider.
L’objectif final est de faire de la tombola un excellent moyen de collecter des fonds, tout en gardant un équilibre entre les dépenses engagées et les bénéfices réellement générés.
4. Définissez les lots des gagnants pour votre tombola
Un autre élément essentiel est de trouver un équilibre entre le coût global des lots et l’objectif de collecte de fonds une fois la tombola organisée.
Il est généralement conseillé de créer diverses catégories de lots selon des montants en euro prédéterminés comme des :
- Lots de moins de 25€
- Lots de moins de 50€
- Lots supérieurs à 100€
- Lot unique pour un seul gagnant au-delà de 200€
- Etc.
Le coût total des lots ne doit en général pas dépasser 25% des ressources visées afin de respecter votre budget. L’objectif final d’une tombola demeure de récolter des fonds pour votre association.
Pour renforcer l’attractivité de votre événement, essayez de proposer des lots attractifs, adaptés à votre public et cohérents avec votre cause. Les lots proposés doivent donner envie d’acheter un ou plusieurs billets, sans déséquilibrer le budget global de la tombola.
Vous pouvez également organiser vos lots par niveau de valeur. Par exemple, un lot principal pour récompenser le grand gagnant, plusieurs lots intermédiaires pour maintenir l’intérêt, puis de petits lots de consolation pour multiplier les chances de gagner. Cette répartition rend la tombola plus dynamique et donne le sentiment que chacun peut repartir avec quelque chose.
Pensez aussi à solliciter des partenaires locaux. Des commerçants, artisans, restaurants, salles de sport, lieux culturels ou entreprises peuvent offrir des lots en échange d’une mise en avant pendant la promotion de votre tombola. Cette démarche réduit vos coûts et renforce l’ancrage local de l’événement.
5. Fixez le prix de vos billets
Vous êtes libre de décider du prix de vos tickets de tombola, tout comme vous le feriez pour l’entrée d’un autre événement (salon, foire, conférence…).
Comme nous l’avons dit précédemment, le coût de vos tickets de tombola doit être déterminé par deux facteurs :
- Vos objectifs, en particulier votre objectif de collecte de fonds
- Le coût total des lots pour les participants
Lorsque vous fixez le prix de vos billets de loterie, gardez à l’esprit qu’il s’agit d’un événement abordable et ouvert à tous. Le prix des tickets de tombola doit rester, de manière générale, de quelques euros.
Le prix doit aussi être cohérent avec le nombre de billets émis. Si le billet est trop cher, certains participants hésiteront à acheter. S’il est trop bas, vous devrez vendre un volume très important pour atteindre votre objectif. L’équilibre dépend de votre public, de la valeur des lots, de votre réseau et de la visibilité de votre association.
Vous pouvez également proposer plusieurs formules :
- Un billet à l’unité ;
- Un carnet de plusieurs billets ;
- Une offre spéciale pour encourager l’achat groupé ;
- Une vente anticipée avant l’événement ;
- Une vente sur place le jour de l’événement.
Avant de lancer votre tombola, calculez différents scénarios. Par exemple, combien devez-vous vendre de billets à 2€, 3€ ou 5€ pour atteindre votre objectif ? Cette projection vous aidera à définir le prix le plus adapté.
6. Créez une liste de suggestions et décidez des lots de votre tombola
Vous manquez d’idées pour les lots à faire gagner aux participants ? Voici quelques idées :
- Des cartes cadeaux (Fnac, Décathlon, Smartbox, Boulanger…)
- Des appareils électroniques (raclette, grille-pain, télé…)
- Des billets pour un parc à thème ou un bon pour un dîner au restaurant
- Des places pour des concerts dans votre ville ou région
- Des paniers gourmands (vins, saucissons, confiseries…)
- Des ustensiles de ménage
- Un voyage ou un week-end si le budget le permet
N’oubliez pas que vous pouvez aussi faire appel à des sponsors afin d’accroître votre budget ou qu’ils vous offrent directement des lots.
Pour organiser une tombola réussie, variez les lots afin de toucher différents profils de participants. Une famille ne sera pas forcément attirée par les mêmes lots qu’un groupe d’étudiants, des salariés d’entreprise ou les membres d’un club sportif. Plus vos lots sont variés, plus vous augmentez vos chances de vendre les billets de tombola.
Vous pouvez également créer des lots thématiques :
- Un panier gourmand ;
- Un lot bien-être ;
- Un lot famille ;
- Un lot sport ;
- Un lot culture ;
- Un lot enfant ;
- Un lot local avec des produits de votre région.
Les lots offerts par des partenaires doivent être clairement identifiés. Cela permet de valoriser les entreprises ou commerces qui soutiennent votre tombola solidaire, tout en renforçant la confiance des participants.
7. Inscription et vente des billets
En plus des ventes physiques, la vente de billets en ligne pour votre tombola est un élément indispensable si vous souhaitez accroître la participation à celle-ci.
Nous vous conseillons vivement de développer une page d’événement pour votre tombola, sur les réseaux sociaux ou sur le site de votre organisation. Vous pouvez également y intégrer une solution d’inscription en ligne, qui vous permettra de savoir combien de participants sont attendus à votre événement.
La vente en ligne facilite l’organisation de la tombola, notamment si vous souhaitez toucher un public plus large que les personnes présentes physiquement le jour de l’événement. Elle permet aussi de suivre les ventes, d’anticiper le nombre de billets vendus et de centraliser certaines informations utiles.
Vous pouvez vendre les billets de tombola de plusieurs manières :
- Auprès des membres de l’association ;
- Lors d’un événement physique ;
- Dans des commerces partenaires ;
- Via une page d’inscription en ligne ;
- Auprès des familles, adhérents ou sympathisants ;
- Le jour de l’événement, avant la date du tirage.
Si vous utilisez une solution en ligne, veillez à bien indiquer les conditions de participation, la date du tirage, les lots proposés, le prix des billets, l’usage prévu des bénéfices et les modalités de remise des lots. Ces informations rassurent les participants et renforcent la transparence de votre tombola.
8. Rédigez le règlement de la tombola
Pour organiser votre tombola dans les meilleures conditions, il est recommandé de rédiger un règlement de la tombola. Ce document permet de fixer les règles de participation, d’éviter les malentendus et de montrer que l’événement est organisé de manière sérieuse.
Le règlement peut préciser :
- L’identité de l’association organisatrice ;
- L’objet de la tombola ;
- L’usage prévu des fonds récoltés ;
- Le prix du billet ;
- Le nombre de billets émis ;
- La date du tirage ;
- Le lieu du tirage ;
- La liste des lots proposés ;
- Les conditions de remise des lots ;
- Les modalités de participation ;
- Les personnes autorisées à participer ;
- Les cas d’annulation ou de report.
Le tirage au sort doit être organisé de façon transparente. Par exemple, vous pouvez déposer les billets dans une urne, tirer les gagnants devant le public ou filmer le tirage si celui-ci se déroule à distance. Plus les règles sont claires, plus les participants auront confiance dans l’organisation de votre tombola.
Même si le recours à un huissier n’est pas toujours nécessaire, il peut être envisagé pour une tombola de grande ampleur, avec un nombre de billets important ou des lots de valeur élevée. Cela peut renforcer la crédibilité du tirage et limiter les contestations.
9. Organisez le tirage au sort
La date du tirage doit être annoncée dès le lancement de votre tombola. Les participants doivent savoir quand les gagnants seront désignés, comment le tirage aura lieu et comment ils seront informés s’ils remportent un lot.
Le jour du tirage, assurez-vous que tous les billets vendus sont bien pris en compte. Si vous vendez des billets papier, rassemblez les talons ou les billets dans une urne. Si vous utilisez une solution en ligne, exportez ou centralisez la liste des participants avant le tirage.
Pour un tirage simple et transparent, vous pouvez :
- Annoncer les règles avant de commencer ;
- Mélanger les billets dans une urne ;
- Tirer les gagnants un par un ;
- Associer chaque gagnant au lot correspondant ;
- Noter les résultats immédiatement ;
- Informer les gagnants absents ;
- Publier un récapitulatif si cela est prévu dans le règlement.
Pensez aussi à définir ce qui se passe si un gagnant ne se manifeste pas. Par exemple, le règlement peut prévoir un délai pour récupérer le lot, puis une réattribution si le lot n’est pas réclamé.
Une organisation claire du tirage contribue fortement à la confiance des participants et à l’image de votre association.
10. Promouvez votre tombola autour de votre cause
La promotion de votre tombola est essentielle pour vendre suffisamment de billets et atteindre vos objectifs. Une communication efficace ne consiste pas seulement à dire qu’une tombola est organisée. Elle doit expliquer pourquoi elle existe, à quoi serviront les bénéfices et pourquoi les participants ont intérêt à soutenir votre cause.
Mettez en avant :
- La cause soutenue ;
- Les projets financés ;
- Les lots attractifs ;
- La date du tirage ;
- Le prix des billets ;
- Les modalités d’achat ;
- Les partenaires ou sponsors ;
- Les personnes qui bénéficieront de l’action.
Pour promouvoir votre tombola, vous pouvez utiliser plusieurs canaux :
- Les réseaux sociaux de votre association ;
- Une newsletter ou un e-mail envoyé à vos contacts ;
- Des affiches dans les commerces partenaires ;
- Le site internet de votre association ;
- Les groupes locaux ;
- Les événements organisés avant la date du tirage ;
- Les relais des membres et bénévoles.
La communication doit aussi créer un lien autour de votre cause. Par exemple, si la tombola sert à financer un déplacement sportif, expliquez le projet, montrez les personnes concernées et partagez l’impact concret des fonds collectés. Si elle sert une action solidaire, expliquez comment les bénéfices seront utilisés.
Plus votre message est clair et humain, plus la promotion de votre tombola aura de chances de fonctionner.
11. Préparez le suivi après la tombola
Une fois le tirage terminé, l’organisation de la tombola ne s’arrête pas immédiatement. Il reste plusieurs actions importantes à mener pour finaliser l’événement proprement et préparer les prochaines éditions.
Commencez par contacter les gagnants, remettre les lots et remercier les participants. Remerciez aussi les bénévoles, sponsors, partenaires et commerces qui ont contribué à la réussite de l’opération. Cette étape est importante pour entretenir de bonnes relations et faciliter l’organisation d’une future tombola.
Vous pouvez ensuite communiquer sur les résultats :
- Montant collecté ;
- Projet financé ;
- Nombre de billets vendus ;
- Remerciements aux participants ;
- Photos du tirage ou des lots remis ;
- Impact concret pour l’association.
Veillez aussi à conserver les documents utiles : autorisation, règlement, liste des lots, nombre de billets émis, recettes, dépenses et justificatifs. Les fonds recueillis doivent être utilisés conformément à l’objet présenté dans votre demande d’autorisation. Ils ne doivent pas servir à régler des frais de fonctionnement courants ou à combler un déficit de gestion.
Ce suivi permet de montrer que votre association agit avec sérieux et transparence. Il renforce la confiance des participants et donne envie de soutenir vos prochains événements.
FAQ
Qui peut organiser une tombola ?
Une association à but non lucratif, notamment une association loi 1901, peut organiser une tombola sous certaines conditions. La tombola doit servir une cause précise, comme des actions de bienfaisance, l’encouragement des arts ou le financement d’activités sportives à but non lucratif. Elle doit aussi respecter la réglementation prévue par le code de la sécurité intérieure.
Une tombola est-elle légale en France ?
Oui, une tombola peut être légale en France si elle respecte certaines conditions. Elle doit notamment être autorisée par le maire de la commune où est situé le siège social de l’organisme bénéficiaire, ou par le préfet de police à Paris. Les gains doivent être des objets mobiliers et les bénéfices doivent être utilisés pour la cause annoncée.
Comment organiser une tombola réussie ?
Pour organiser une tombola réussie, commencez par définir votre objectif, vérifier les autorisations nécessaires, choisir des lots attractifs, fixer le prix des billets, rédiger un règlement de la tombola et préparer une communication efficace. La transparence sur l’usage des fonds collectés est aussi essentielle pour créer la confiance autour de votre cause.
Peut-on vendre les billets de tombola en ligne ?
Oui, la vente en ligne peut être utilisée pour faciliter la participation et toucher un public plus large, à condition de respecter le cadre légal applicable à votre tombola. Indiquez clairement le prix des billets, la date du tirage, les lots proposés, le règlement et l’usage prévu des bénéfices.
Que doit contenir le règlement d’une tombola ?
Le règlement de la tombola doit préciser l’identité de l’organisateur, l’objectif de l’opération, le prix du billet, le nombre de billets émis, la date du tirage, les lots proposés, les modalités de participation et les conditions de remise des lots. Il permet d’encadrer le tirage au sort et d’éviter les contestations.
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