Ya tienes claro que es imprescindible vender entradas online para tu evento pero ¿cómo gestionar las invitaciones para autoridades, colaboradores o amigos que no quieres que paguen ni que tengan que registrarse por su cuenta?
Esto puede ser un quebradero de cabeza o una gestión sencillísima si cuentas con la herramienta adecuada: WeezTicket te ofrece la funcionalidad más sencilla y eficiente.
Índice
1. Las invitaciones en un evento de pago
Si tu evento es gratuito, tu envío de invitaciones consiste más bien en un emailing de invitación para que los asistentes se registren y hacer todo lo posible para minimizar la tasa de no show. Sin embargo, las invitaciones en un evento de pago funcionan de manera diferente: son exclusivas, enviadas a una lista de personas, empresas o entidades seleccionada con mimo, por diversos motivos.
Todo evento tiene su lista de invitados, ya sean personas que han colaborado de forma altruista en la organización, patrocinadores o colaboradores de todo tipo o simplemente personas a las que se quiere invitar desde la organización por diversos motivos. Se trata de un grupo exclusivo de personas a las que quieres ofrecer la posibilidad de acudir a tu evento de forma gratuita, ¡poniéndoselo fácil y sin que te quite mucho tiempo!
2. Una funcionalidad fácil de usar, rápida e intuitiva
Existen muchas formas de abordar el envío de invitaciones, pero ya tienes suficientes partidas que organizar y coordinar como para utilizar un método complicado, que consuma muchos recursos, sobre todo humanos y de tiempo.
Con WeezTicket, puedes enviar en un par de minutos hasta 500 invitaciones por evento (1000 por cuenta Weezevent) de forma gratuita. Si necesitas enviar aún más invitaciones, no dudes en consultarlo con nuestro equipo.
¿Cómo funciona?
Prepara el listado de invitados:
Si quieres enviar muchas invitaciones de una vez, te recomendamos que prepares de antemano tu listado en Excel con: Nombre, Apellidos, Cantidad de invitaciones, Correo electrónico. Si vas a enviar tus invitaciones poco a poco, puedes hacerlo de forma manual.
Selecciona la tarifa:
A la hora de vender entradas, habrás creado diferentes tipos de entradas (General, VIP, etc.) con diferentes derechos. Puedes enviar gratuitamente a tus invitados entradas de uno de los tipos ya creados, pero lo más recomendable para un seguimiento detallado es que crees un tipo de entrada específico para las invitaciones, gratuito y que no esté visible en internet. Si vas a enviar invitaciones de diferente categoría, con derechos de acceso diferentes, también puedes crear diferentes tipos de entradas para invitados.
Indica el número de destinatarios:
¿A cuántas personas quieres enviar invitaciones? Selecciona el número de direcciones de correo electrónico distintas a las que enviarás tus invitaciones, aunque a cada una de ellas envíes más de una invitación.
Mensaje y envío:
Indica si quieres enviar las invitaciones directamente por e-mail o si prefieres descargarlas para imprimirlas o enviarlas por otra vía. Si vas a enviarlas por e-mail, podrás indicar el asunto del e-mail y un mensaje que se incluirá en el e-mail que recibirán los invitados junto con sus entradas.
En este artículo de ayuda te acompañamos paso a paso para que te familiarices con esta funcionalidad.
3. Mensajes personalizados
A la hora de generar y enviar tus invitaciones por e-mail, como hemos visto en el último paso, puedes personalizar el asunto y un mensaje que aparecerá en el cuerpo del e-mail de invitación estándar. Puedes modificar este asunto y mensaje en cada envío, individual o en bloque, de invitaciones.
¿Quieres personalizar aún más el e-mail que reciben tus invitados, a imagen de tu evento? Este servicio Premium también está a tu disposición, consúltalo con nuestro equipo.
4. Tranquilidad para todos el día D
La generación y el envío de invitaciones por e-mail es la forma más rápida y sencilla de gestionar el acceso de tus invitados el día del evento. Cada invitado tendrá su entrada, con su código QR, que le permitirá acceder al evento sin dificultad y sin esperas. Puedes configurar el control de acceso, escaneando las entradas de los asistentes, de forma que tus invitados accedan por la misma puerta y fila que el resto de asistentes o crear una fila rápida solo para invitados.
Olvídate de listas interminables, búsqueda de nombres a mano, recogida presencial de invitaciones antes de acceder y opta por un sistema que te permite una gestión mucho más cómoda para todos.
La venta de entradas online, la gestión de las invitaciones y el control de acceso para tu evento son pilares básicos para su éxito. Ponte en contacto con nuestro equipo para ver cuál es la mejor configuración para tu evento.
