Los eventos infantiles pueden ser de muchos tipos, pero para tener éxito en su organización hay unos elementos comunes a todos ellos que siempre tendrás que tener en cuenta.
Presta atención a los consejos e ideas para organizar un evento para niños que te presentamos a continuación para que todo vaya sobre ruedas y tanto niños como adultos quieran repetir.
Índice
1. Por dónde empezar a organizar tu evento infantil
Organizar un evento infantil requiere de una planificación detallada, como cualquier otro evento, pero las particulares características del público tienen que estar presentes en todos los detalles de la organización. Por supuesto que habrá que prestar especial atención a la seguridad, pero organizar un evento para un público infantil exige que tengamos presente la perspectiva de los niños en todos los detalles y por ejemplo, asegurarse de que las mesas son de la altura adecuada.
a) Encontrar una temática o hilo conductor
Algunas fiestas infantiles tendrán una temática definida por su propia naturaleza, sobre todo si tienen relación directa con la fecha de celebración, como un evento navideño o de celebración de la primavera. Otros eventos para niños, ya sean culturales, educativos o de ocio y entretenimiento, pueden beneficiarse de una temática que sirva de hilo conductor. Servirá como aliciente para los niños y como organizador te ayudará a dar coherencia al evento con menos esfuerzo.
Cuando un evento es temático, la comida, la decoración e incluso el vestuario (¡también el de los asistentes!) sigue un hilo que te ayudará a hacer avanzar el evento, a realizar una comunicación más llamativa y a implicar más a los niños y los adultos que los acompañen.
b) Escoger el lugar
Para escoger el lugar ideal para tu evento, piensa en el número de asistentes esperados y, sobre todo, ten en cuenta que los niños y niñas puedan moverse por todo el espacio, e incluso correr, con comodidad y seguridad. Según la época del año, un evento al aire libre da mucho juego.
Asegúrate de que la accesibilidad sea buena, tanto para llegar, en coche o en transporte público, como para acceder al recinto en sí con carritos.
c) Fijar la fecha
Lo más importante a la hora de fijar la fecha de tu evento infantil es que lo hagas con suficiente antelación.
Ten en cuenta también el calendario escolar, otros eventos que se celebren en tu zona, los periodos de exámenes (según la edad de tu público) o si puedes aprovechar alguna fecha significativa para organizar un evento temático alrededor de esta.
d) Determinar la duración
No es lo mismo un espectáculo que un campamento, pero, en general, es mejor que la duración sea corta. Al menos, asegúrate de que cada una de las actividades que ofrezcas en tu evento lo sean. Esto será especialmente importante con niños pequeños y variará según la edad. Ten presente que la capacidad de atención de los niños es muy limitada y las actividades de tu evento no tienen que suponerles un esfuerzo.
2. Gestionar la asistencia a tu evento
Necesitarás saber el número de asistentes esperados y seguramente tendrás que recoger datos como la edad de los niños, con cuántos adultos acudirán, restricciones alimentarias, etc. Además, si tu evento es de pago, tendrás que gestionar el cobro de las inscripciones o la venta de entradas.
Una solución de venta de entradas e inscripciones online te facilitará mucho la labor, al mismo tiempo que haces el proceso más sencillo para los adultos responsables. Con Weezevent, en unos pocos clics podrás crear un evento, con diferentes sesiones si es el caso (por ejemplo, para espectáculos que se repiten a diferentes horas), recoger los datos que necesites mediante el formulario de compra o inscripción, gestionar el pago con tarjeta y el día del evento realizar el control de acceso.
3. Diseñar el evento infantil ideal
a) La comida
Si tu evento tiene cierta duración, es probable que tengas que preparar un catering. Ten en cuenta los gustos de los niños, la edad y detalles prácticos como que sea algo sencillo y fácil de comer para ellos. Por ejemplo, funciona muy bien todo lo que se coma con un palito: de esta forma, los niños podrán seguir correteando, se mancharán menos y les resultará más divertido.
En un evento infantil, el componente visual jugará un papel importante: especialmente si tu evento tiene una temática definida, juega con las formas y colores. A los niños les hará mucha ilusión y será más fácil que se interesen por la comida que les ofreces.
¡Todo esto no está reñido con que la comida sea saludable!
Puedes aprovechar para incluir la comida en una actividad, de forma que colaboren en la preparación de lo que van a comer. ¡2 x 1!
b) Los juegos y actividades
Para empezar, es una buena idea preparar algunas actividades sencillas para entretener a los primeros niños que vayan llegando mientras esperas a que llegue todo el mundo.
Una de las claves para el éxito de tu evento es que los juegos y actividades estén bien pensados para el rango de edad de los asistentes. ¡Es muy importante que dispongas de esta información de antemano, ya sea restringiendo tu evento a un grupo de edad o solicitando este dato en el formulario de inscripción!
Por ejemplo, para niños de 1 a 4 años funcionan bien actividades como canciones, espectáculos de marionetas o disfraces. Los niños de 5 a 8 años disfrutarán con eventos temáticos, espectáculos de magia, baile, pintacaras… Y los niños de entre 9 y 12 años preferirán algo de entretenimiento más organizado como búsquedas del tesoro. Las manualidades también tienen éxito en este grupo de edad.
c) Seguridad
Con los niños, toda seguridad es poca. Asegúrate de que no haya objetos peligrosos a su alcance y de que el espacio en sí sea seguro, además de respetar las normas de seguridad de cualquier evento como el aforo, etc. No olvides tampoco disponer de un botiquín.
Para garantizar la seguridad en todo momento, es importante que todas las actividades tengan supervisión y que cuentes con monitores suficientes para acompañar a los niños en las actividades.
También es recomendable contratar un seguro de responsabilidad civil relacionado con tu tipo de evento.
d) Goodie bags
A los niños les encantan los regalitos que puedan llevarse a casa tras el evento. Una bolsa que contenga varios detalles les hará mucha ilusión. Puede incluir algún juguete, unas gominolas… ¡Te servirá para acabar el evento en un tono positivo y tanto niños como adultos tendrán tu organización más presente, lo que aumenta las posibilidades de que vuelvan a otro de tus eventos!
4. La importancia de la comunicación en tu evento infantil
En primer lugar, tendrás que comunicar para atraer asistentes a tu evento. En el caso de los eventos infantiles, es importante que lo hagas en los espacios y comunidades donde están los niños: guarderías, colegios, centros de actividades extraescolares infantiles. Pero también donde están los padres, sea por temas relacionados con los niños como pueden ser los anteriores o comercios de ropa infantil o juguetes hasta lugares no relacionados con el mundo infantil como gimnasios, supermercados y, por supuesto, las redes sociales.
La comunicación continúa en el momento de informar a los padres que ya han inscrito a sus hijos: tienes que transmitir confianza y, para ello, informar correctamente será clave. Explica cómo se va a desarrollar el evento, si es necesario (o posible) que los padres estén también durante el evento con sus hijos o si es solo para los niños, horarios, qué necesitan llevar… Aprovecha la ocasión para presentarte y presentar a los monitores que estarán presentes en el evento. ¡Cuanto mejor conozcan los padres tu evento, más confiarán para llevar a sus hijos y recomendarlo a otros padres!
Después del evento, sigue en contacto con los padres. Puedes enviarles, por ejemplo, el vídeo de esa canción que tanto éxito ha tenido con los más peques y agradéceles que hayan acudido a tu evento. A partir de ahí, podrás ir creando una relación e invitarles a tus próximas ediciones.
Para todas estas comunicaciones, no dudes en utilizar una solución de e-mailing y CRM con la que crear segmentos (por ejemplo, por grupos de edad o eventos a los que han acudido previamente) y realizar una comunicación más eficiente.
5. No te olvides de los adultos
¿Quieres que los adultos que acompañan a los niños también se involucren en el evento con ellos? ¿Prefieres que estén cerca pero no implicados en las actividades infantiles?
Elijas la opción que elijas, es primordial que lo tengas en cuenta y lo comuniques. Si simplemente lo das por hecho, puedes generar frustraciones innecesarias. Diseña tu evento en consecuencia: si quieres unos adultos involucrados, puedes proponer que el evento sea phone-free (sin móviles) para pasar un tiempo de calidad y completa presencia con sus hijos. Si prefieres que los adultos se mantengan al margen, piensa en algo que puedas ofrecerles como un espacio de bar agradable.
Ya tienes las bases necesarias. Con las soluciones de Weezevent para la venta de entradas o inscripciones, el control de acceso y nuestra herramienta de e-mailing y CRM, organizar un evento infantil está chupado.
Empieza ya mismo a organizar tu evento para niños y no dudes en ponerte en contacto con nosotros si tienes cualquier pregunta.
