Zodra uw evenement voorbij is, is het heel belangrijk om een evaluatie uit te voeren. Het is vaak moeilijk om te weten waar je op moet letten in alle informatie die je kunt verzamelen. Aan het einde van uw evenement wilt u natuurlijk de return on investment van deze organisatie en de positieve effecten van uw keuzes en beslissingen achterhalen. Welke gegevens en indicatoren moeten worden gevolgd om een duidelijke en leesbare evaluatie van uw evenement te maken?
Afhankelijk van het georganiseerde evenement zijn uw doelstellingen niet dezelfde en is de keuze van de te analyseren en interpreteren elementen specifiek voor elk type evenement.
Samenvatting
1. Uw verkopen en inkomsten
De eerste evaluatie van uw evenement
Eenvoudig en duidelijk: als uw evenement betaald is, zijn de eerste vragen die u zich moet stellen tijdens de evaluatie: bent u binnen uw budget gebleven? Heeft u de verwachte verkopen gerealiseerd? Hebben uw inkomsten uw uitgaven gedekt? Heeft u winst gemaakt?
De analyse van uw ticketverkoop
Het aantal verkochte tickets per dag, het verloop van uw verkopen en of het doel van inschrijvingen of verkochte plaatsen is bereikt. Was het evenement uitverkocht voordat het begon of is alles pas op het laatste moment of ter plaatse verkocht? Ziet u significante verkoopperiodes gedurende het jaar (feestdagen, zomerseizoen of juist in de winter, …)? De frequentie van uw verkopen is belangrijk om het koopgedrag van uw deelnemers vast te stellen, maar ook om de acties – of het gebrek aan acties – te identificeren die de verkopen hebben beïnvloed. Dit zijn allemaal interpretaties die u helpen om voor het volgende jaar te plannen en te anticiperen.
De gemiddelde aankoopwaarde
Het is ook interessant om naar de gemiddelde aankoopwaarde van uw deelnemers te kijken. In verband met het aantal verkochte tickets is de gemiddelde aankoopwaarde een indicator van het koopgedrag: kopen ze in groepen? Alleen? Frequent als uw evenementen terugkerend zijn of gedurende de hele periode van het evenement (meerdere sessies, dagen, edities)? In dit opzicht zijn de eerst of snelst verkochte tickets ook een indicator: zijn het de passe-partouts, de promotie aanbiedingen of de dagtickets?
De resultaten kruisen
Alle vaststellingen moeten in verband worden gebracht met aanvullende gegevens: uw programmering bijvoorbeeld, het weer dat invloed kan hebben gehad op de beslissingen van de deelnemers, de beschikbare accommodaties in de omgeving, andere evenementen in dezelfde periode, enz. Bijvoorbeeld, als het koopgedrag van uw deelnemers voornamelijk gericht is op groepsaankopen, maar de verkopen laat zijn, waarom dan niet eerder in het jaar groepsaanbiedingen doen, animaties aanbieden of transportmogelijkheden om hun komst en/of ervaring te vergemakkelijken?
Analyseer de inkomsten ter plaatse
Wat waren uw inkomsten ter plaatse? Als u een gedigitaliseerd betalingssysteem op uw evenement heeft, kunt u de cashless verkopen in real-time volgen en zo een overzicht van de inkomsten in realtime krijgen, wat de mogelijkheid biedt om te reageren, bij te sturen of bepaalde aspecten van het evenement te moduleren.
2. Gegevens met betrekking tot het volgen van uw website
Deze indicatoren zijn essentieel om uw kopers en deelnemers beter te leren kennen: sociaaldemografische gegevens, bronnen (waar komen ze vandaan): is het via sociale media of eerder via uw advertentiebudgetten en mediapartnerschappen? Zijn ze aangetrokken door uw verschillende blogartikelen en de resulterende zoekmachineoptimalisatie?
Het volgen van de bezoeken aan uw website biedt u goede mogelijkheden om het gedrag van uw kopers en ook van degenen die niet hebben gekocht te begrijpen: waar zijn ze gestopt en om welke redenen? Het kan zijn dat de navigatie moeilijk was of dat de gezochte informatie ontbrak.
Dit zijn indicatoren om te volgen vóór de datum van uw evenement en zelfs vóór de start van uw verschillende communicatiecampagnes. Door deze verschillende punten nauwkeurig te volgen, kunt u de nodige kleine wijzigingen op de website aanbrengen of communiceren over deze specifieke waarschuwingspunten! Door inspanningen te leveren voor deze follow-up, kunt u een uitgebreid rapport opstellen en alle nodige verbeteringen aanbrengen om uw verkopen voor toekomstige edities te maximaliseren.
3. De indicatoren van uw communicatieactiviteiten
In verband met het volgen van uw website is het zinvol om de gevolgen van uw web- en print communicatie-activiteiten te volgen.
Deze analyse is gemakkelijker op het web, omdat u de statistieken van uw pagina’s, berichten op sociale media, artikelen, advertenties (ads) kunt volgen en zo de momenten kunt zien waarop uw publiek aanwezig is en het meest aandachtig naar uw berichten luistert (via betrokkenheid – klikken, opmerkingen, shares).
Tijdens uw communicatieperiodes kunt u bijvoorbeeld zien wat de impact is op het aantal bezoeken aan uw website of de verkopen. De gevolgen van printzichtbaarheid of affichage zullen zich tonen via de hierboven genoemde indicatoren.
Aan de perszijde kunt u een persoverzicht opstellen om aan het einde van uw evenement een overzicht van alle media-aandacht te krijgen. Verzamel in dit persoverzicht de artikelen waarin u wordt genoemd, de interviews die zijn gegeven, en de contacten die zijn gelegd na het versturen van persberichten of communicatie-activiteiten.
4. De deelname aan uw evenement
Allereerst vergelijkt u de eerste stap, de opvolging van uw inkomsten en verkopen, met het aantal personen dat daadwerkelijk aanwezig was op uw evenement. Het controleren van de toegang ter plaatse stelt u in staat om in realtime de opkomst van uw evenement te volgen, de piekuren, het aantal deelnemers en welke deelnemers (afhankelijk van hun ticket).
Deze essentiële informatie helpt om het succes van het evenement en de opkomst ter plaatse te meten. Dit stelt u ook in staat om verbeteringen in de publieksbeheer te identificeren: moet u meerdere aankomsttijden aanbieden om de toegang te vergemakkelijken? Kloppen de aangeboden tijden met de werkelijke aanwezigheid van uw deelnemers? Moet u meer vrijwilligers inplannen om uw deelnemers te verwelkomen?
5. Feedback verzamelen
Aan het einde van het evenement, aarzel niet om uw deelnemers en teams om feedback te vragen. Via e-mail kunt u een formulier sturen om hun meningen en indrukken te verzamelen. Zorg ervoor dat u dit onmiddellijk na het evenement doet, zodat deelnemers snel kunnen reageren en de moeite willen nemen om het formulier in te vullen. Het is belangrijk om goed na te denken over de vragen, vraag alleen naar vragen/opmerkingen waarvan u echt informatie en feedback nodig heeft. Dit betreft alle onderdelen van het evenement: ontvangst, catering, oplossingen, parcours en de deelnemerservaring, en vergeet niet de ruimte voor vrije opmerkingen te laten. Het formulier moet kort en eenvoudig blijven (keuzemenu, meerkeuze, schaal of beoordeling) om deelnemers aan te moedigen om te antwoorden en geen obstakel te creëren dat hen zou kunnen ontmoedigen tijdens het invullen.
Al deze informatie stelt u in staat om conclusies te trekken voor uw volgende evenement en de bijbehorende verkoop- en communicatiestrategie. U leert de geschikte momenten om te communiceren, de boodschappen die moeten worden overgebracht en mogelijke promoties.
Neem de tijd om te analyseren, te vergelijken met voorgaande jaren en andere evenementen. De feedback van uw teams en leveranciers is ook belangrijk: waren er onvoorziene omstandigheden die invloed hebben gehad op de feedback van de deelnemers en de ervaring?
Als het positieve meer waardering en plezier oplevert, sluit dan uw ogen niet voor de negatieve punten die u en uw deelnemers hebben opgemerkt. Dit zijn waardevolle informatie die u zal helpen om uw toekomstige edities te verbeteren.
U heeft nu alle sleutels in handen om een evaluatie van uw evenement op te stellen.
Ook u kunt uw evenement eenvoudig organiseren met Weezevent door hieronder te klikken:
