Vous souhaitez organiser un concert en plein air mais ne savez pas quelles sont les réglementations en vigueur ? Vous trouverez dans cet article quelques suggestions sur les procédures à suivre et les organismes à contacter lors de la planification d’un événement en plein air.
Sommaire
Qui peut organiser un concert en plein air ?
- Une association : si vous êtes une association et souhaitez organiser un concert, vous pouvez planifier jusqu’à six spectacles par an sans être entrepreneur de spectacles si :
- L’association n’a pas pour objectif l’exploitation de lieux de spectacles, la production de spectacles ou la diffusion de ceux-ci.
- L’association regroupe des artistes amateurs et emploie occasionnellement un artiste rémunéré.
L’association est tenue de demander un récépissé de déclaration d’activité d’entrepreneur de spectacles si ces conditions ne sont pas remplies ou ne le sont plus.
- Les entrepreneurs de spectacles professionnels : si vous avez pour activité principale l’exploitation de lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles.
Quelles autorisations obtenir ?
Selon les circonstances, l’organisateur du concert devra seulement notifier, déclarer ou obtenir le consentement préalable de la mairie pour l’événement.
Autorisations de la mairie
Pour les entrepreneurs de spectacles professionnels, seuls les concerts en plein air dont le nombre de participants prévu est égal ou supérieur à 1 500 sont soumis à une autorisation préalable. Au plus tard un mois avant le concert, la mairie ou la préfecture doit recevoir une déclaration de l’événement. Vous devez y mentionner :
- L’identité de l’organisateur
- Le lieu où se déroulera le concert en plein air
- La date du concert
- Le nombre de personnes attendu
- La capacité de l’endroit choisi
- Les mesures de sécurité prévues et le service d’ordre envisagé
Pour les organisateurs peu fréquents comme les associations, une demande doit être faite un à deux mois avant la date du concert auprès de :
- La DRAC (Direction régionale des affaires culturelles).
- La mairie si un usage exclusif doit être réservé pour un concert qui se déroulera dans un espace public.
Autorisations de la police et de la gendarmerie
La police ne peut pas refuser la planification du concert si la mairie ou la préfecture vous a accordé une autorisation. En prévenant la police ou la gendarmerie et en leur fournissant des détails sur le déroulement du concert en plein air, il est possible d’anticiper les risques potentiels.
Quelles sont les règles à respecter pour l’organisation d’un concert en plein air ?
Les règles de sécurité
La sécurité des personnes et des biens est cruciale lors de la planification de tout événement. Pour minimiser les dangers, il est crucial de les prévoir à l’avance autant que possible. Une commission de sécurité peut décider d’approuver ou non un concert à la demande du maire. La commission a pour tâche d’évaluer la capacité et l’aptitude d’un lieu à accueillir un concert et le public en général. Elle peut également établir si les systèmes et le matériel sont conformes aux lois sur la sécurité. Pour ce faire, les dangers potentiels de chaque lieu sont documentés sous la forme d’une déclaration aussi détaillée que possible, qui sera conservée dans un dossier de prévention des risques à l’appui des demandes d’autorisation.
Vous devez demander la visite de la commission de sécurité suffisamment à l’avance si le concert a lieu en plein air ou dans un lieu non destiné au grand public, afin que les problèmes éventuels puissent être réglés à temps (conformité des stands, raccordements électriques, installation de la scène, etc.).
Les niveaux sonores
Les niveaux sonores à respecter ainsi que les précautions à prendre pour prévenir les risques auditifs sont fixés par le décret n° 2017-1244 du 7 août 2017. Il s’applique aux espaces publics comme les théâtres, les salles de conférence, les salles de concert, les pubs, les discothèques mais aussi les manifestations en plein air, qu’ils soient ouverts au public ou non.
Vous devez veiller à respecter les limitations sonores obligatoires, qui sont de 102 décibels pondérés A sur 15 minutes ou 118 décibels pondérés C sur 15 minutes pour les basses fréquences, lorsque vous organisez un concert.
Si vous diffusez régulièrement des sons qui ont été amplifiés, vous devez en outre prendre des précautions pour éviter les dommages auditifs :
- Faire connaître les dangers de la perte auditive
- Fournir gratuitement des protections auditives individualisées au grand public
- Mettre en place des zones de détente pour les oreilles ou leur donner le temps de se reposer
- L’enregistrement et l’affichage en continu des niveaux de décibels A (dB(A)) et décibels C (dB(C)) sont obligatoires si la capacité est supérieure à 300 places. Les enregistrements doivent être conservés pendant six mois.
La billetterie
Chaque personne qui assiste à un concert payant en plein air doit recevoir un billet avec un numéro unique. Le billet est en fait un document comptable qui permet d’établir un relevé des ventes et de déterminer les éventuelles redevances à payer. La date, le lieu, l’émetteur du billet et le fabricant doivent tous être mentionnés sur le billet afin d’en permettre la traçabilité.
La vente de billets de concert est une activité » à but lucratif « . Cette activité doit donc être une activité auxiliaire pour les associations de la loi de 1901. Elles sont dispensées du paiement de la TVA pour un maximum de six manifestations de bienfaisance ou de soutien par an. A partir de la septième manifestation annuelle, l’association doit facturer la TVA, la déclarer et la verser à l’État, qu’elle ait ou non une activité lucrative déclarée.
La billetterie de votre événement est en place ? Aller plus loin dans l’organisation de votre événement en anticipant les questions de contrôle d’accès, de paiement cashless ou encore d’e-mail marketing.
Prêt à organiser votre concert en plein air ? Commencez dès maintenant avec Weezevent !
