Un événement, aussi bien organisé soit-il, ne peut rencontrer le succès escompté sans une communication bien pensée. Que vous prépariez un événement physique, virtuel ou hybride, il est essentiel d’informer, de susciter l’enthousiasme et de maintenir un lien constant avec votre public. C’est là qu’intervient le plan de communication. Il ne s’agit pas seulement d’un calendrier de publications ou d’envois d’e-mails : c’est une véritable feuille de route qui va structurer l’ensemble de vos prises de parole, du premier teaser à la clôture de l’événement.
Un plan de communication événementiel bien conçu permet à la fois de promouvoir efficacement votre événement, de fédérer vos équipes internes autour d’une stratégie claire, et de garantir que les bons messages sont envoyés aux bonnes personnes, au bon moment. En le construisant étape par étape, vous maximisez vos chances de remplir vos objectifs : notoriété, fréquentation, engagement ou satisfaction des participants.
Sommaire
1. Définir ses objectifs : poser les bases de votre communication événementielle
- La première étape d’un bon plan de communication événementielle consiste à définir précisément vos objectifs. Il ne suffit pas de vouloir simplement faire connaître un événement : encore faut-il savoir si l’on cherche à attirer du public, valoriser un produit, renforcer sa marque, ou séduire des sponsors.
- Chaque objectif implique des canaux de communication différents, des supports adaptés et des techniques spécifiques. Un festival grand public misera sur les médias sociaux et un site internet attractif, tandis qu’un événement professionnel privilégiera un communiqué de presse ou une campagne emailing ciblée.
- Cette étape en amont conditionne toute la mise en place de votre stratégie. Elle permet de choisir les bons outils, d’allouer les bons moyens et de garantir une communication cohérente. C’est une partie essentielle du processus, souvent sous-estimée, mais qui donne toute sa force à la suite du plan.
2. Bien connaître son public pour mieux lui parler
Un message bien construit n’a de valeur que s’il parle aux bonnes personnes. Dans le cadre de la communication d’un événement, il est donc essentiel d’identifier précisément votre public cible. Cela passe par une bonne définition de ses caractéristiques : âge, centres d’intérêt, métiers, habitudes de consommation digitales, etc. En adaptant vos supports de communication et le ton utilisé, vous augmentez considérablement l’impact de vos messages.
Pour affiner cette lecture de votre audience, appuyez-vous sur les données issues de précédents événements, sur votre CRM, ou sur des exemples tirés de votre secteur. Ces informations vous aideront à faire les bons choix, qu’il s’agisse du ton à adopter, des sites web à mobiliser ou des canaux à privilégier.
Grâce à cette approche, votre entreprise ou votre association pourra toucher efficacement ses clients, ses partenaires ou ses consommateurs, et renforcer son image de marque à travers une promotion ciblée et pertinente.
C’est une partie clé du travail de tout chargé de communication, et une étape que l’on gagne à aborder avec méthode, voire à renforcer par une formation ou l’échange de bonnes astuces entre pros de l’organisation événementielle.
3. Allouer un budget réaliste à votre stratégie de communication
- Pour qu’une communication événementielle soit efficace, elle doit s’appuyer sur un budget clairement défini. Il ne s’agit pas seulement de chiffrer les supports de communication ou les sites web à mobiliser, mais bien d’anticiper les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la promotion de votre événement.
- Le type de public visé joue un rôle clé : une cible large nécessitera des campagnes plus visibles et donc plus coûteuses, tandis qu’un public de niche pourra être atteint via des canaux digitaux plus ciblés, comme les réseaux sociaux ou l’emailing.
- Cette étape budgétaire permet de hiérarchiser vos actions, de mesurer leur impact et d’assurer une bonne organisation. C’est aussi une garantie de qualité dans l’exécution de votre stratégie. Pour optimiser votre enveloppe, n’hésitez pas à vous inspirer d’un exemple d’événement similaire ou à solliciter votre chargé de communication pour prioriser les idées les plus efficaces selon vos objectifs.
4. Choisir les bons canaux pour toucher votre audience sur les réseaux sociaux
Une fois votre public identifié et votre budget établi, la sélection des canaux de communication devient une étape clé dans la mise en place de votre stratégie. Il n’y a pas de canal miracle : tout dépend du type d’événement, de votre secteur, et des habitudes de vos clients, partenaires ou consommateurs. Une entreprise qui organise un salon professionnel n’activera pas les mêmes leviers qu’une association qui prépare un festival destiné au grand public.
Les médias sociaux sont souvent privilégiés pour leur portée virale et leur réactivité, tandis que l’e-mailing offre un lien plus direct avec vos contacts. La presse écrite, la radio ou des sites web spécialisés peuvent aussi être pertinents, notamment pour toucher une audience locale ou spécifique.
Pour renforcer l’impact de vos messages, il est conseillé de varier les supports de communication : vidéos, articles, stories, podcasts ou visuels graphiques peuvent tous participer à la création d’une communication vivante et engageante.
Plus vos contenus sont incarnés, bien construits et cohérents avec votre image de marque, plus ils retiendront l’attention. Inspirez vous d’un exemple marquant dans votre domaine, échangez des astuces avec d’autres chargés de communication, et testez différents formats pour affiner votre stratégie. Grâce à cette approche multi-canal, vous pourrez capter l’attention au bon moment, au bon endroit, et avec le bon message.
5. Les différentes phases d’un événement
Un plan de communication événementiel efficace doit prévoir des dispositions pour les trois principales phases d’un événement : avant, pendant et après.
Avant l’événement
La période entre le moment où vous avez l’idée de l’événement et celui où l’événement commence est cruciale pour son succès. Par conséquent, votre plan de communication doit rapidement déterminer les éléments suivants :
- Les noms des présentateurs, des orateurs
- La définition du public cible
- Le calendrier de l’événement
- Les moyens de communication
Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre stratégie de communication pré-événement. Vous trouverez ci-dessous quelques idées à ce sujet :
- Créer de l’engouement autour de l’événement (annonce, teasing, etc.).
- Envoyer des invitations formelles pour faire savoir à votre public l’importance de votre événement.
- Envoyer des rappels afin de fournir des informations pertinentes sur l’événement et en faire la promotion.
Pendant l’événement
Vous devez avoir un système de communication transparent concernant le calendrier de l’événement. Cela signifie que tous les membres de l’équipe doivent connaître leur rôle à l’avance et savoir ce qu’ils doivent faire à intervalles réguliers. Pour cela, vous pouvez :
- Envoyer un e-mail de bienvenue pour résumer ce que les participants peuvent attendre de l’événement.
- Partager les extraits et les points clés à retenir afin que les participants ne manquent rien d’important. En utilisant des hashtags spécifiques, vous pouvez les diffuser dans le cadre de votre stratégie de communication sur les réseaux sociaux, ou bien les afficher sur des écrans sur le lieu de l’événement.
Après l’événement
Vos échanges avec les participants doivent se poursuivre après l’événement. Votre plan de communication post-événement peut donc inclure :
- Un e-mail de remerciement à toutes les personnes qui ont participé à l’événement.
- Un retour sur l’expérience des participants afin de déterminer ce qui s’est bien passé et noter les améliorations à apporter pour les événements futurs.
6. Construire un message clair, cohérent et attractif
Votre message est le cœur de votre communication. Il doit être compréhensible, impactant et en lien direct avec vos objectifs. Vous ne vous adresserez pas de la même manière à des partenaires institutionnels qu’à des participants ou à des bénévoles. Prenez le temps de définir votre ton, votre promesse, les éléments différenciants de votre événement, et la manière dont vous souhaitez que votre public perçoive votre projet.
Un message clair et bien formulé renforce l’adhésion, facilite le partage, et donne une identité forte à votre événement.
7. Penser aux relations presse et influenceurs
Au-delà de vos propres canaux, les relations presse et le relais d’influenceurs peuvent considérablement amplifier la portée de votre événement. Cela implique d’identifier les bons contacts – journalistes spécialisés, blogueurs, créateurs de contenu – et de leur proposer des informations intéressantes à relayer : communiqués, visuels, interviews, accès exclusifs…
Ce travail de relations publiques peut paraître chronophage, mais il renforce la crédibilité de votre événement et permet souvent de toucher de nouveaux publics.
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