Que vous planifiez un événement virtuel ou en personne, un plan de communication clair entre votre équipe, vos partenaires et votre public peut faire toute la différence pour que votre événement soit un succès. Un plan de communication événementiel bien conçu comprendra un calendrier détaillant quand, où et quoi communiquer avec vos participants.
Nous vous donnons quelques conseils pour établir votre plan de communication événementiel complet !
Sommaire
1. Qu’est-ce qu’un plan de communication événementiel ?
Un plan de communication événementiel permet de mettre en place votre stratégie pour promouvoir un événement et garantir son succès. Il couvre également toutes vos communications internes, afin de s’assurer que tout le monde soit tenu au courant des annonces importantes de votre organisation et que l’événement se déroule au mieux.
Un bon plan de communication événementiel permettra de détailler votre stratégie et devra atteindre au moins ces trois objectifs principaux :
- Créer de l’engouement et une forte notoriété autour de l’événement.
- Engager le public et vos prospects avant, pendant et après l’événement.
- Faciliter la planification de l’événement et permettre une bonne communication entre toutes les personnes concernées.
2. Les étapes pour un plan de communication réussi
Établissez vos objectifs de communication
L’identification de vos objectifs de communication est la première étape dans la création de votre plan de communication pour votre événement.
- Souhaitez-vous attirer davantage de participants ?
- Voulez-vous que votre événement soit reconnu dans votre domaine ?
- Souhaitez-vous attirer des sponsors ciblés ?
- Ou peut-être voulez-vous simplement communiquer sur la date et l’emplacement de votre événement ?
Il est essentiel d’avoir des objectifs précis pour votre plan de communication. Cela vous permettra de sélectionner les meilleurs canaux de communication pour atteindre vos objectifs. Par exemple, vous devrez peut-être investir dans la promotion de votre événement si vous voulez attirer plus de participants. Pensez aussi à vous concentrer sur les entreprises et les organisations compatibles avec votre événement et susceptibles d’être intéressées si vous voulez attirer des sponsors.
Identifiez votre public cible
Vous devez déterminer qui vous souhaitez atteindre avec votre communication.
- Y a-t-il un public cible pour votre événement ?
- Quelles sont les caractéristiques (âge, sexe, profession, intérêts, etc.) de ce public ?
Vous pouvez utiliser ces informations pour adapter votre message et choisir les canaux de communication les plus appropriés pour atteindre votre public cible. Pour analyser et comprendre un public ; vous pouvez examiner des événements similaires passés et le public qu’ils ciblaient. Des outils CRM pourront vous aider dans cette tâche.
Une fois que vous avez déterminé votre marché cible, adaptez votre communication en conséquence pour refléter ses caractéristiques. Vous pouvez, par exemple,utiliser un langage moins formel et des canaux de communication comme les réseaux sociaux si votre public cible est composé de profils jeunes.
Déterminez un budget prévisionnel
Vous devez d’abord déterminer le montant que vous pouvez consacrer à votre plan de communication avant de choisir les canaux que vous utiliserez pour communiquer.
Votre public cible et vos objectifs de communication déterminent votre budget prévisionnel global, puis vous pourrez déterminer une part de ce budget dédié à la communication et aux différents postes de dépenses. Par exemple, vous devrez peut-être investir dans une communication via des panneaux d’affichage ou de la publicité en ligne si vous voulez atteindre un large public. Vous pouvez utiliser des canaux de communication plus ciblés, comme les mailings ou les réseaux sociaux, si votre public cible est plus restreint.
Il est important de déterminer votre budget dès le début de votre plan de communication pour éviter les dépenses inutiles et pour vous assurer que vous avez les ressources nécessaires.
Choisissez les bons canaux de communication
La publicité en ligne, les panneaux d’affichage, les e-mailings, les réseaux sociaux, les relations publiques, les collaborations, les médias traditionnels (télévision, radio, presse écrite) et les événements promotionnels ne sont que quelques exemples de canaux de communication.
Il est essentiel de choisir les canaux de communication qui seront les plus utiles et pertinents à votre public cible. Envisagez d’utiliser des moyens de communication plus conventionnels, comme la presse écrite ou la radio, si vous souhaitez par exemple attirer un public plus âgé, souvent peu connecté sur les réseaux sociaux.
Établissez un calendrier de communication
Un calendrier de communication vous aidera à organiser les nombreux éléments de votre plan de communication, du lancement de la campagne à la date de l’événement, jusqu’à la communication post-événement.
Votre calendrier de communication doit inclure des dates importantes comme :
- La date de lancement de la campagne,
- Les dates de publication des différents supports de communication,
- Les dates des événements promotionnels,
- La date de l’événement lui-même,
- Les prévisions des dates pour la campagne de communication post-événement.
Rédigez votre message de communication
Votre message doit être facile à comprendre pour votre public cible, clair et bref. Il doit également être cohérent avec vos objectifs de communication et votre événement.
Les objectifs de communication que vous avez établis au début de votre plan de communication peuvent vous servir de guide pour la rédaction de votre message. Par exemple, votre message doit mettre l’accent sur les avantages de la participation à votre événement si vous voulez attirer davantage de participants.
Créez une stratégie de relations publiques
Vous pouvez utiliser les relations publiques pour interagir avec les médias et les personnes influentes afin de promouvoir votre événement.
Vous devez identifier les journalistes et les influenceurs susceptibles de s’intéresser à votre événement. Vous pouvez leur proposer une interview ou leur envoyer un communiqué de presse pour les informer de votre événement.
Mesurez l’efficacité de votre plan de communication
Cette étape vous aidera à déterminer si votre stratégie de communication a atteint les objectifs que vous vous étiez fixés, ainsi qu’à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré pour les événements à venir.
Vous pouvez utiliser des indicateurs de performance tels que le nombre de visiteurs, le nombre de participants, le taux de conversion, le nombre d’interactions sur les réseaux sociaux, etc. pour évaluer le succès de votre plan de communication.
3. Les différentes phases d’un événement
Un plan de communication événementiel efficace doit prévoir des dispositions pour les trois principales phases d’un événement : avant, pendant et après.
Avant l’événement
La période entre le moment où vous avez l’idée de l’événement et celui où l’événement commence est cruciale pour son succès. Par conséquent, votre plan de communication doit rapidement déterminer les éléments suivants :
- Les noms des présentateurs, des orateurs
- La définition du public cible
- Le calendrier de l’événement
- Les moyens de communication
Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez commencer à mettre en œuvre votre stratégie de communication pré-événement. Vous trouverez ci-dessous quelques idées à ce sujet :
- Créer de l’engouement autour de l’événement (annonce, teasing, etc.).
- Envoyer des invitations formelles pour faire savoir à votre public l’importance de votre événement.
- Envoyer des rappels afin de fournir des informations pertinentes sur l’événement et en faire la promotion.
Pendant l’événement
Vous devez avoir un système de communication transparent concernant le calendrier de l’événement. Cela signifie que tous les membres de l’équipe doivent connaître leur rôle à l’avance et savoir ce qu’ils doivent faire à intervalles réguliers. Pour cela, vous pouvez :
- Envoyer un e-mail de bienvenue pour résumer ce que les participants peuvent attendre de l’événement.
- Partager les extraits et les points clés à retenir afin que les participants ne manquent rien d’important. En utilisant des hashtags spécifiques, vous pouvez les diffuser dans le cadre de votre stratégie de communication sur les réseaux sociaux, ou bien les afficher sur des écrans sur le lieu de l’événement.
Après l’événement
Vos échanges avec les participants doivent se poursuivre après l’événement. Votre plan de communication post-événement peut donc inclure :
- Un e-mail de remerciement à toutes les personnes qui ont participé à l’événement.
- Un retour sur l’expérience des participants afin de déterminer ce qui s’est bien passé et noter les améliorations à apporter pour les événements futurs.
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