“Le paiement cashless est entré dans les moeurs, ça roule tout seul”

Nous avons inter­viewé Pierre-Olivi­er Made­laine — Admin­is­tra­teur général du fes­ti­val Papil­lons de Nuit qui nous racon­te com­ment nos logi­ciels de bil­let­terie et de paiement cash­less ont sim­pli­fié l’or­gan­i­sa­tion du fes­ti­val et ren­du les bénév­oles et parte­naires plus autonomes.

Pou­vez-vous nous décrire votre événe­ment : depuis quand et pourquoi existe-t-il ? Qui cible-t-il ? Pour vous, quelle est l’am­bi­tion d’or­gan­is­er un événe­ment de ce type ?

Le fes­ti­val Papil­lons de Nuit (aka P2N) a été créé en 2001. A l’origine le pro­jet est né à l’initiative de 4 asso­ci­a­tions locales : l’Asso des jeunes de Saint-Lau­rent-de-Cuves, le comité de fêtes, le club de foot et l’asso qui gère le cen­tre de loisirs (RAIL).
C’était une bande de copains du vil­lage qui voulaient mon­ter quelque chose. Il fai­saient des con­certs dans la salle des fêtes qui a rapi­de­ment com­mencé à devenir trop petite.
Les fes­ti­vals com­mençaient à fleurir un peu partout dans les années 90. Ils sont passés à la vitesse supérieure et ont créé un fes­ti­val à Saint-Lau­rent-de-Cuves, en Nor­mandie. En 2001 ils sont allés voir quelques fes­ti­vals pour s’inspirer, notam­ment les Vieilles Char­rues et ce qui se fai­sait déjà dans l’Ouest de la France.

Les 4 assos sont venues avec leurs équipes. Grand suc­cès dès pre­mière année : 10 000 per­son­nes, deux scènes étaient instal­lées sur la place du vil­lage.

Dès la deux­ième année, ils ont décidé de créer l’association R.O.C. en Baie. Très vite le fes­ti­val a gran­di :
50 000 per­son­nes en quelques années et aujourd’hui 70 000 spec­ta­teurs pour devenir le plus grand fes­ti­val de musiques actuelles de Nor­mandie. Nous avons recours à 1400 bénév­oles.

L’ambition du début est tou­jours restée : faire bouger ce petit coin per­du au milieu de nulle part et mon­tr­er qu’à la cam­pagne, on sait se bouger et rassem­bler, au moins une fois dans l’année : bénév­oles, parte­naires, prestataires etc. Cela per­met de con­tre­bal­ancer la force cul­turelle des grandes villes., tout cela dans un esprit très grand pub­lic, con­vivial, asso­ci­atif et mul­ti-généra­tionnel. L’idée est que les gens issus de tous milieux puis­sent partager un moment ensem­ble. La doyenne des bénév­oles a 85 ans !

Cet événe­ment aurait pu être autre chose, la moti­va­tion pre­mière n’était pas for­cé­ment de faire de la musique à tout prix, mais l’idée était vrai­ment de rassem­bler et d’apporter de la cul­ture en milieu rur­al.

Pourquoi avez-vous choisi Weezevent ? Quel était votre besoin ini­tial ?

On a com­mencé à y penser sérieuse­ment il y a une petite dizaine d’année, au moment où ça com­mençait à par­ler de e‑ticket. On s’est d’abord lancé avec un dis­trib­u­teur. Il y avait à cette époque qu’une toute petite pro­por­tion de bil­lets dématéri­al­isés.
Weezevent est ensuite arrivé, on a croisé Sébastien, l’un des fon­da­teurs, sur plusieurs événe­ments et il y a qua­tre ans, on a sauté le pas, et on a tout migré sur Weezevent petit à petit. On a com­mencé avec la par­tie accrédi­ta­tion pro la pre­mière année car on avait un réel besoin et per­son­ne d’autre ne pro­po­sait cela. Ça a super bien fonc­tion­né donc on a décidé de pass­er à l’étape supérieure avec l’ensemble de la bil­let­terie.
On a très vite été friand de nou­velles solu­tions, notam­ment avec le développe­ment des ventes de bil­lets en ligne. Aujourd’hui, la vente de bil­lets en ligne représente env­i­ron 40% de la bil­let­terie. Nous avons aus­si des points de vente locaux avec des guichets Weezevent chez des parte­naires en par­al­lèle de dis­trib­u­teurs, qui sont syn­chro­nisés sur notre logi­ciel de bil­let­terie.

En 2015, on s’est lancés dans la grande aven­ture du cash­less ! On s’est un peu décidé à la dernière minute. Il y avait sûre­ment un peu d’appréhension de pass­er du sys­tème de jetons au paiement dématéri­al­isé mais les gens avaient l’habitude du sys­tème de mon­naie interne. Puis nous avons été accom­pa­g­nés par Weezevent pour la pré­pa­ra­tion du dis­posi­tif, décou­vert les équipes sur place et pris en main le matériel la pre­mière année. Les résul­tats ont vrai­ment été très sat­is­faisants.
Nous avons été très mobil­isés au début le temps que tout se mette en place puis le gain de temps a vite été évi­dent ensuite sur toute la par­tie compt­able, les analy­ses et sta­tis­tiques de vente où on a pu avoir des choses très poussées et pré­cis­es.
Main­tenant ça roule tout seul, c’est vrai­ment plus de con­fort pour tout le monde.
On appréhendait l’utilisation du cash­less pour les bénév­oles, cer­taines mamies n’ont même pas d’adresse email ! Tout s’est super bien passé, c’est très intu­itif pour les bénév­oles comme pour les fes­ti­va­liers qui adorent recharg­er en ligne, avoir accès à leur his­torique et ne pas se souci­er de leur argent sur place.

Sur le fes­ti­val des Bichois­eries j’ai aus­si util­isé la solu­tion en tant que fes­ti­va­lier. On voit que c’est ren­tré dans les moeurs, les gens ne se posent même plus la ques­tion en arrivant sur le fes­ti­val, ça a sim­pli­fié les trans­ac­tions sur site, les flux d’argents et c’est devenu naturel.

Notre prochaine étape : le con­trôle d’accès NFC. Grâce au bracelet à puce NFC pour tous (fes­ti­va­liers bénév­oles, parte­naires), on veut tout con­necter pour que cet écosys­tème sont com­plet et gag­n­er encore en flu­id­ité avant et pen­dant le fes­ti­val !

Com­ment utilisez-vous Weezevent ? Com­ment notre solu­tion de bil­let­terie et de cash­less a‑t-elle répon­du à votre besoin ?

Papil­lons de Nuit a un peu été le lab­o­ra­toire de Weezevent grandeur nature, nous avons un peu essuyé les plâtres la pre­mière année, juste avant le lance­ment mais main­tenant tout fonc­tionne et c’est vrai­ment bien.
Le back­of­fice est notam­ment beau­coup plus sim­ple et intu­itif main­tenant et aus­si beau­coup plus com­plet que ce que l’on trou­ve chez cer­tains con­cur­rents aujourd’hui.
Chaque bénév­ole est autonome, on n’est plus dépen­dant de la solu­tion et on n’a plus à s’en occu­per pen­dant l’événement.

Un con­seil pour nos util­isa­teurs ?

Il faut surtout être prag­ma­tique. C’est comme ça qu’on raisonne avec Weezevent, on a ren­con­tré l’équipe et on a vu la solu­tion fonc­tion­ner en live. Je con­seille aux organ­isa­teurs de venir voir chez nous com­ment ça fonc­tionne, de voir des démos, de pren­dre les bécanes dans les mains, de faire un petit test avec les équipes bien avant l’événement.
Décou­vrir le matériel en amont est impor­tant, et c’est bien de se faire des petites mis­es à jour sur les inno­va­tions qui ont été faites d’une année sur l’autre. Mais encore une fois, on est autonome, c’est super intu­itif et on n’a pas besoin de for­ma­tion, c’est la force de Weezevent, on se crée son compte client soi-même, pas besoin d’être un as de l’informatique, je trou­ve tout seul com­ment faire quand j’ai un besoin, comme imprimer 50 bil­lets en urgence. Sinon, l’équipe est là pour nous accom­pa­g­n­er.

Un dernier mot (remer­ciement, mot sur votre pro­jet …) ?

On a fait une belle 17ème édi­tion, on pré­pare déjà active­ment la 18ème qui aura lieu les 18–19-20 mai 2018, à Saint-Lau­rent-de-Cuves et on espère avec Weezevent.
On lance générale­ment la vente de tick­ets en ligne pour les fêtes de fin d’année, nous com­mu­ni­querons là-dessus dans le courant de l’automne et tout le monde pour­ra pren­dre son bil­let 😉

Ci-dessous, retrou­vez “Je suis clé­men­tine”, la vidéo de Weezevent en action @P2N

Pour en savoir plus sur le paiement cash­less, cette page vous explique com­ment se passe la mise en place avant, pen­dant et après votre événe­ment.

Vous pou­vez aus­si en appren­dre plus sur notre logi­ciel de bil­let­terie en ligne et vivre l’ex­péri­ence côté par­tic­i­pant en essayant notre wid­get de vente de bil­lets en ligne. Cette même page vous mon­tre aus­si com­ment con­fig­ur­er un événe­ment et com­mencer à ven­dre vos bil­lets depuis votre inter­face Weezevent.