Nous avons interviewé Pierre-Olivier Madelaine – Administrateur général du festival Papillons de Nuit qui nous raconte comment nos logiciels de billetterie et de paiement cashless ont simplifié l’organisation du festival et rendu les bénévoles et partenaires plus autonomes.
Pouvez-vous nous décrire votre événement : depuis quand et pourquoi existe-t-il ? Qui cible-t-il ? Pour vous, quelle est l’ambition d’organiser un événement de ce type ?
Le festival Papillons de Nuit (aka P2N) a été créé en 2001. A l’origine le projet est né à l’initiative de 4 associations locales : l’Asso des jeunes de Saint-Laurent-de-Cuves, le comité de fêtes, le club de foot et l’asso qui gère le centre de loisirs (RAIL).
C’était une bande de copains du village qui voulaient monter quelque chose. Il faisaient des concerts dans la salle des fêtes qui a rapidement commencé à devenir trop petite.
Les festivals commençaient à fleurir un peu partout dans les années 90. Ils sont passés à la vitesse supérieure et ont créé un festival à Saint-Laurent-de-Cuves, en Normandie. En 2001 ils sont allés voir quelques festivals pour s’inspirer, notamment les Vieilles Charrues et ce qui se faisait déjà dans l’Ouest de la France.
Les 4 assos sont venues avec leurs équipes. Grand succès dès première année : 10 000 personnes, deux scènes étaient installées sur la place du village.
Dès la deuxième année, ils ont décidé de créer l’association R.O.C. en Baie. Très vite le festival a grandi :
50 000 personnes en quelques années et aujourd’hui 70 000 spectateurs pour devenir le plus grand festival de musiques actuelles de Normandie. Nous avons recours à 1400 bénévoles.
L’ambition du début est toujours restée : faire bouger ce petit coin perdu au milieu de nulle part et montrer qu’à la campagne, on sait se bouger et rassembler, au moins une fois dans l’année : bénévoles, partenaires, prestataires etc. Cela permet de contrebalancer la force culturelle des grandes villes., tout cela dans un esprit très grand public, convivial, associatif et multi-générationnel. L’idée est que les gens issus de tous milieux puissent partager un moment ensemble. La doyenne des bénévoles a 85 ans !
Cet événement aurait pu être autre chose, la motivation première n’était pas forcément de faire de la musique à tout prix, mais l’idée était vraiment de rassembler et d’apporter de la culture en milieu rural.
Pourquoi avez-vous choisi Weezevent ? Quel était votre besoin initial ?
On a commencé à y penser sérieusement il y a une petite dizaine d’année, au moment où ça commençait à parler de e-ticket. On s’est d’abord lancé avec un distributeur. Il y avait à cette époque qu’une toute petite proportion de billets dématérialisés.
Weezevent est ensuite arrivé, on a croisé Sébastien, l’un des fondateurs, sur plusieurs événements et il y a quatre ans, on a sauté le pas, et on a tout migré sur Weezevent petit à petit. On a commencé avec la partie accréditation pro la première année car on avait un réel besoin et personne d’autre ne proposait cela. Ça a super bien fonctionné donc on a décidé de passer à l’étape supérieure avec l’ensemble de la billetterie.
On a très vite été friand de nouvelles solutions, notamment avec le développement des ventes de billets en ligne. Aujourd’hui, la vente de billets en ligne représente environ 40% de la billetterie. Nous avons aussi des points de vente locaux avec des guichets Weezevent chez des partenaires en parallèle de distributeurs, qui sont synchronisés sur notre logiciel de billetterie.
En 2015, on s’est lancés dans la grande aventure du cashless ! On s’est un peu décidé à la dernière minute. Il y avait sûrement un peu d’appréhension de passer du système de jetons au paiement dématérialisé mais les gens avaient l’habitude du système de monnaie interne. Puis nous avons été accompagnés par Weezevent pour la préparation du dispositif, découvert les équipes sur place et pris en main le matériel la première année. Les résultats ont vraiment été très satisfaisants.
Nous avons été très mobilisés au début le temps que tout se mette en place puis le gain de temps a vite été évident ensuite sur toute la partie comptable, les analyses et statistiques de vente où on a pu avoir des choses très poussées et précises.
Maintenant ça roule tout seul, c’est vraiment plus de confort pour tout le monde.
On appréhendait l’utilisation du cashless pour les bénévoles, certaines mamies n’ont même pas d’adresse email ! Tout s’est super bien passé, c’est très intuitif pour les bénévoles comme pour les festivaliers qui adorent recharger en ligne, avoir accès à leur historique et ne pas se soucier de leur argent sur place.
Sur le festival des Bichoiseries j’ai aussi utilisé la solution en tant que festivalier. On voit que c’est rentré dans les moeurs, les gens ne se posent même plus la question en arrivant sur le festival, ça a simplifié les transactions sur site, les flux d’argents et c’est devenu naturel.
Notre prochaine étape : le contrôle d’accès NFC. Grâce au bracelet à puce NFC pour tous (festivaliers bénévoles, partenaires), on veut tout connecter pour que cet écosystème sont complet et gagner encore en fluidité avant et pendant le festival !
Comment utilisez-vous Weezevent ? Comment notre solution de billetterie et de cashless a-t-elle répondu à votre besoin ?
Papillons de Nuit a un peu été le laboratoire de Weezevent grandeur nature, nous avons un peu essuyé les plâtres la première année, juste avant le lancement mais maintenant tout fonctionne et c’est vraiment bien.
Le backoffice est notamment beaucoup plus simple et intuitif maintenant et aussi beaucoup plus complet que ce que l’on trouve chez certains concurrents aujourd’hui.
Chaque bénévole est autonome, on n’est plus dépendant de la solution et on n’a plus à s’en occuper pendant l’événement.
Un conseil pour nos utilisateurs ?
Il faut surtout être pragmatique. C’est comme ça qu’on raisonne avec Weezevent, on a rencontré l’équipe et on a vu la solution fonctionner en live. Je conseille aux organisateurs de venir voir chez nous comment ça fonctionne, de voir des démos, de prendre les bécanes dans les mains, de faire un petit test avec les équipes bien avant l’événement.
Découvrir le matériel en amont est important, et c’est bien de se faire des petites mises à jour sur les innovations qui ont été faites d’une année sur l’autre. Mais encore une fois, on est autonome, c’est super intuitif et on n’a pas besoin de formation, c’est la force de Weezevent, on se crée son compte client soi-même, pas besoin d’être un as de l’informatique, je trouve tout seul comment faire quand j’ai un besoin, comme imprimer 50 billets en urgence. Sinon, l’équipe est là pour nous accompagner.
Un dernier mot (remerciement, mot sur votre projet …) ?
On a fait une belle 17ème édition, on prépare déjà activement la 18ème qui aura lieu les 18-19-20 mai 2018, à Saint-Laurent-de-Cuves et on espère avec Weezevent.
On lance généralement la vente de tickets en ligne pour les fêtes de fin d’année, nous communiquerons là-dessus dans le courant de l’automne et tout le monde pourra prendre son billet 😉
Ci-dessous, retrouvez « Je suis clémentine », la vidéo de Weezevent en action @P2N
Pour en savoir plus sur le paiement cashless, cette page vous explique comment se passe la mise en place avant, pendant et après votre événement.
Vous pouvez aussi en apprendre plus sur notre logiciel de billetterie en ligne et vivre l’expérience côté participant en essayant notre widget de vente de billets en ligne. Cette même page vous montre aussi comment configurer un événement et commencer à vendre vos billets depuis votre interface Weezevent.
