Le réveillon du nouvel an approche à grands pas. Pour l’occasion, que vous soyez particulier ou professionnel, que vous accueillez 10 ou 1000 personnes, une billetterie en ligne vous aidera à gérer au mieux votre soirée du réveillon.
Sommaire
1. Vous êtes un particulier
En tant que particulier, si vous souhaitez organiser votre soirée du nouvel an, Weezevent peut vous aider. Nous vous présentons dans cet article pour quels paramètres opter sur votre billetterie en ligne.
Mini-site
En tant que particulier, la billetterie de votre soirée du réveillon n’a pas vocation à être vue de tous mais uniquement de vos convives, afin qu’ils puissent apporter une participation financière, vous informer de ce qu’ils comptent ramener, connaître les informations relatives à cette soirée…
Nous vous conseillons donc de mettre en place un mini-site privé. Votre billetterie sera donc accessible uniquement par les personnes connaissant le mot de passe.
Astuce : Demandez à vos convives de ne pas divulguer le mot de passe de votre mini-site. Vous aurez toujours la possibilité de le changer par soucis de confidentialité.
Pour paramétrer votre mini-site privé rendez-vous dans l’onglet VENDRE > Sur votre mini-site, puis cochez Protéger par un mot de passe dans l’onglet Adresse du mini-site et sécurité.
Informations événement
Vous pouvez profiter de votre billetterie pour informer vos convives sur le déroulé de la soirée, en leur précisant le menu par exemple. Vous pouvez aussi leur donner des informations sur le lieu de l’événement, en les informant sur les parkings les plus proches ou encore les stations de métro à proximité par exemple.
Astuce : Qui dit nouvel an dit dresscode, n’oubliez pas de préciser le style vestimentaire à adopter pour cette soirée de fin d’année.
Pour remplir votre descriptif rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Données événement.
Tarif
Dans votre cas, la mise en place d’un tarif servira principalement à participer aux dépenses (nourriture, boissons, location de matériel…). Le choix le plus judicieux qui s’offre à vous, est d’opter pour un prix libre. Ce type de prix sera adapté pour laisser à vos convives la possibilité de participer en fonction de leurs ressources.
Pour être sûr que les frais que vous avez avancés puissent être remboursés, nous vous conseillons d’appliquer un seuil minimum qui correspondra à un montant minimum de participation.
Astuce : Vous avez la possibilité d’ajouter un descriptif à votre tarif. À vous d’être le plus convaincant pour que vos convives comprennent l’importance de participer aux frais de cette soirée.
Pour paramétrer votre tarif rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Tarifs et mise en vente et suivez les étapes de cet article.
Formulaire
Lors d’une soirée du réveillon, il est toujours intéressant de savoir qui ramène quoi, que ce soit un dessert, des boissons ou même du mobilier (chaises, tables, etc.).
Avec votre billetterie Weezevent vous avez la possibilité de joindre un formulaire à votre tarif. Dans ce formulaire, vous pouvez créer votre propre champ personnalisé qui vous permettra de demander à vos convives ce qu’ils vont apporter à cette soirée. Pour le type de réponse, utilisez un champ texte.
Astuce : Vous pouvez ajouter un commentaire à votre champ personnalisé, ce qui vous donne l’opportunité de préciser ce que vous souhaitez savoir.
Pour paramétrer votre formulaire rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Formulaires et suivez les étapes de cet article.
Quota
En tant que particulier vous ne pouvez pas accepter tout le monde à votre événement, l’application d’un quota est donc primordiale pour éviter de vous retrouver envahi le jour J.
Astuce : Vous pouvez afficher les places restantes sur votre billetterie pour en informer vos convives (CONFIGURER > Options de billetterie).
Pour paramétrer vos quotas rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Tarifs et mise en vente et suivez les étapes de cet article.
Invitation
Certains de vos convives vous ont peut-être déjà reglé leur participation par chèque, liquide ou autre moyen de paiement. Vous pouvez alors leur créer une invitation.
Cette invitation se présente sous la forme d’un billet sur lequel figureront les informations relatives à votre événement (adresse, date, horaire …). Vos invités auront donc toutes les informations nécessaires pour se rendre à votre soirée du réveillon et cela vous permettra d’avoir votre nombre réel de participant (PARTICIPANTS > Gérer les participants) et donc de ne pas dépasser votre quota.
Pour envoyer vos invitations rendez-vous dans l’onglet COMMUNIQUER > Invitations et suivez les étapes de cet article.
2. Vous êtes un organisateur professionnel
En tant qu’organisateur professionnel, la billetterie Weezevent est également totalement adaptée pour votre soirée du réveillon du nouvel an. On vous présente les principaux paramètres à configurer pour cette soirée de fin d’année.
Informations événement
La soirée du nouvel an est souvent l’occasion d’établir un dresscode spécifique. Lorsque vous créez votre billetterie Weezevent pour cet événement, précisez dans le descriptif le dresscode à adopter.
Pour remplir votre descriptif rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Données événement.
Tarifs
Pour ce qui est des tarifs de votre soirée, vous pouvez mettre en place différents prix, par exemple « entrée avec repas », « entrée sans repas », « entrée avec consommation »…
Pour paramétrer vos tarifs rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Tarifs et mise en vente et suivez les étapes de cet article.
Quota
N’oubliez pas d’appliquer des quotas pour pouvoir accueillir tous vos participants le jour du réveillon. Ce quota peut dépendre de la capacité d’accueil de votre salle, de vos ressources matérielles…
Astuce : Vous pouvez afficher les places restantes sur votre billetterie pour en informer vos convives (CONFIGURER > Options de billetterie).
Pour paramétrer vos quotas rendez-vous dans l’onglet CONFIGURER > Tarifs et mise en vente et suivez les étapes de cet article.
Cross selling
Lors de cet événement, vous souhaitez proposer des boissons à vos participants ? Grâce au cross-selling, proposez-leur votre carte de boisson lors de leur achat de billet. De cette façon, vous pourrez plus aisément anticiper les besoins de vos participants.
Pour paramétrer le cross-selling rendez-vous dans l’onglet OUTILS > Catalogue et suivez les étapes de cet article.
Vous êtes maintenant prêts à organiser votre soirée du réveillon et à proposer à vos invités une billetterie en ligne simple d’utilisation.
