Pour organiser un colloque réussi, il faut une organisation irréprochable. Quel que soit le thème de votre évènement, le lieu choisi aura toujours une forte impression sur vos invités lorsqu’ils arriveront le jour J pour participer à votre colloque. C’est pourquoi il est important de sélectionner votre salle avec soin. Une fois le lieu sélectionné, la mise en place d’une billetterie en ligne vous permettra d’assurer la gestion et le suivi de vos invités.
Quelques conseils pour organiser un colloque
Lors d’un colloque, professionnels, experts et observateurs se réunissent pour s’informer et débattre sur un thème donné, qu’il soit scientifique, universitaire ou politique par exemple. Afin que ces rencontres se déroulent au mieux, une organisation précise est nécessaire.
En premier lieu, il convient d’établir la liste des invités et participants. Vous devez également définir le déroulement de votre colloque afin d’en connaître la durée nécessaire. Si vous prévoyez plusieurs présentations entrecoupées de débats, il est recommandé de les étaler sur plusieurs jours. Vos invités pourront ainsi profiter de chaque rencontre dans les meilleures conditions.
Une fois ces informations en main, vous pouvez chercher le lieu répondant à tous vos besoins : capacité d’accueil, équipements à disposition, prestations proposées, situation géographique et facilités d’accès, etc. N’hésite pas à choisir un lieu original qui marquera les esprits de vos invités dès l’ouverture de votre colloque !
Choisir un lieu atypique pour son colloque
Un colloque n’est pas une simple réunion d’entreprise. Vos invités sont souvent des experts reconnus dans leur domaine. Il ne faut donc pas hésiter à faire de cette occasion un évènement prestigieux. Votre colloque n’en aura que plus de succès et d’impact.
Naturellement, trouver la perle rare n’a rien d’évident et prend du temps. Privateaser par exemple sélectionne pour vous plusieurs lieux atypiques parmi lesquels se trouve très certainement la salle que vous recherchez pour votre colloque. Ainsi, le lieu où se déroulera votre colloque doit être en phase avec l’image que vous souhaitez donner à vos invités. Rien de tel pour cela que de sortir des lieux de conférence habituels et de choisir une salle atypique. Une vue dégagée sur Paris, une ambiance chargée d’histoire… une façon de marquer les esprits et permettre à vos invités de découvrir un lieu insolite.
La billetterie en ligne : un outil indispensable à l’organisation d’un colloque
Vous avez réservé votre salle et prévu votre liste d’invités, mais il vous reste encore beaucoup de choses à préparer pour terminer d’organiser votre colloque. Parmi les nombreuses tâches qui vous incombent, vous devez bien-sûr tenir à jour la liste des invités ayant répondu présents. Avez-vous pour cela pensé à mettre en place une billetterie en ligne ?
Cet outil vous simplifiera grandement la tâche. Vos invités pourront s’inscrire directement en ligne, confirmer (ou non) leur présence et régler leur participation le cas échéant, le tout en quelques clics. Pour un accueil optimale, vous pouvez proposer dès cette étape les lieux d’hébergements aux alentours, informer de la localisation de votre lieux et de toute information pratiques sur l’événement. Mais aussi l’avantage d’une billetterie en ligne est bien de récolter les informations dont vous avez besoin, créez un formulaire afin de récolter les informations utiles telles que la provenance de chaque invité, les dates de disponibilités, les attentes, …
De votre côté, vous bénéficierez d’un suivi complet et à jour du nombre de participants effectifs à votre colloque.
Grâce à la billetterie en ligne, vous éviterez les mauvaises surprises le jour J à l’arrivée de vos invités. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur le déroulement de votre colloque et en profiter au maximum !
Grâce à ces quelques conseils, vous êtes certain d’organiser un colloque réussi et qui saura marquer durablement les esprits de vos invités !
