Les vide-greniers – souvent appelés brocantes, peuvent être difficiles à planifier et à organiser. Entre le lieu à choisir, l’espace à définir, la communication de la brocante et bien entendu l’obtention des accords locaux nécessaires par la mairie, ce sont tant d’éléments à prendre en compte.
Si un tel évènement s’organise plusieurs mois en avance, nous vous éclairons sur les éléments clés à ne pas oublier.
Sommaire
1. Choisissez un lieu
Vous avez la possibilité d’organiser votre vide-grenier dans la ville ou dans le village de votre choix. Choisissez en revanche un lieu qui a l’habitude de recevoir du public, voire qui organise régulièrement des brocantes.
Vous pouvez également organiser votre vide-grenier dans une salle des fêtes, un gymnase, dans un espace vert ou tout simplement sur une place publique ouverte. Dans ce cas-ci, il est impossible de prévoir la météo plusieurs mois à l’avance, mais vous pouvez prévoir des protections (tentes, bâches) par précaution quelques jours en amont.
2. Notifiez la mairie de votre vide-grenier
Quelques autorisations sont nécessaires pour organiser un vide-grenier dans une ville ou un village.
Vous devez d’abord remplir une déclaration de vente au déballage et la déposer à la mairie.
Cette déclaration peut être remise en main propre à la mairie en échange d’un récépissé ou envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette démarche doit être effectuée, sous peine d’une amende de 15 000 €.
Enfin, vous devrez probablement faire une demande OTEP (occupation temporaire de l’espace public) auprès de la ville puis payer en ligne.
3. Organisez et numérotez les emplacements de votre vide-grenier par parcelles
Maintenant que vous avez choisi le lieu de votre brocante et obtenu les autorisations nécessaires, vous pouvez commencer à planifier la disposition générale de votre événement.
Avant de commencer à interagir et avant de penser à donner un espace à vos marchands, vous devez impérativement vous charger de ces deux éléments :
- La division et la numérotation des emplacements (A, B, C ou 1, 2, 3…)
- La localisation des stands et des autres services dont vous aurez besoin sur place (foodtruck, billetterie, stands d’animations…)
4. Emplacement des services annexes
Un vide-grenier demande, comme tout événement, une préparation minutieuse et une bonne organisation.
Réfléchissez à l’emplacement des différents services proposés pendant votre vide-grenier, tels que le stand d’information, l’accueil au parking et les services d’urgence.
Vous devez également réfléchir à l’emplacement des autres participants à votre vide-grenier :
- Où se trouveront les distributeurs de boissons, les stands de nourriture ?
- Quel sera l’emplacement de la scène de l’hôte ?
- Allez-vous mettre en place un point d’information ?
- Où la tente d’urgence serait-elle la plus utile ?
- Allez-vous placer un stand d’animation pour les enfants ?
- Comment pouvez-vous disposer le tout de manière que les visiteurs du site puissent se déplacer sans être gênés ?
- Etc.
Planifiez les services de nourriture et de boissons
Prévoyez en amont les différents types de nourritures proposées, de sorte que tout le monde puisse y trouver son bonheur : barbecue, alternatives végétariennes, frites, hot-dog, barbes à papa, bonbons, chips, bière, etc.
Les stands de nourriture et de boissons sont également essentiels pour générer des revenus et équilibrer vos coûts totaux à l’issue de votre vide-grenier. Prenez donc le temps de bien choisir, réserver et planifier vos stands et prestataires.
5. Prévoyez le matériel adéquat
Même s’il est complexe de prédire le nombre de participants à votre brocante, il est essentiel de bien préparez le matériel nécessaire pour celle-ci : bancs, tables, enceintes, échelles, tentes…
Lorsque vous faites une demande d’OTEP et que vous n’avez pas de matériel comme des tables, des sièges ou autres, pensez à contacter la mairie, celle-ci pourrait vous prêter tout ce dont vous avez besoin.
6. Prévoyez des services de propreté
N’oubliez pas de prévoir des poubelles pour vos déchets et ceux des exposants (bar, stand de nourriture, etc.).
Vous pouvez également appeler la mairie afin de savoir si des équipes de nettoyage sont disponibles le jour de votre vide-grenier pour nettoyer les espaces à la fin de la journée.
Cela peut représenter un coût plus important mais vous fera gagner un temps souvent bien plus précieux.
7. N’oubliez pas d’organiser des animations
Que serait un vide-grenier sans une bonne ambiance avec des animations et des divertissements aussi bien pour adultes que pour enfants ? Prévoyez des stands à cet effet, DJ, jeux gonflables, animateurs, tombola, loto et bien plus encore !
8. Portez attention à la sécurité
La sécurité est, comme pour toute organisation d’événement, un élément central à ne pas oublier.
C’est un point que vous pouvez tout à fait traiter avec la mairie afin de mobiliser pendant votre vide-grenier des gendarmes ou policiers, des agents municipaux, etc. L’objectif final reste d’organiser un événement en toute sécurité, aussi bien pour les participants que pour les exposants.
9. Offrez un service d’inscription en ligne pour les vendeurs
Utiliser un outil d’inscription en ligne pour votre vide-dressing est une solution efficace pour simplifier la gestion des participants et des exposants.
En automatisant les inscriptions, vous gagnez un temps précieux sur les tâches administratives, tout en offrant une accessibilité accrue : les participants peuvent s’inscrire à tout moment et de n’importe où, augmentant ainsi le nombre de réservations.
Grâce à une gestion centralisée, toutes les informations des inscrits sont regroupées dans un tableau de bord unique, facilitant le suivi et la communication, notamment via l’envoi automatique d’e-mails de confirmation et de rappels. Les statistiques en temps réel permettent également d’ajuster votre stratégie.
De plus, les exposants, souvent habitués aux réservations en ligne, apprécient cette flexibilité qui leur évite de contacter la mairie ou les organisateurs constamment, simplifiant ainsi leur expérience.
10. Communiquez sur votre vide-grenier
Si vous avez un site web ou des réseaux sociaux n’oubliez pas de les mettre à jour fréquemment pour attirer les visiteurs et les vendeurs. Incluez le lieu, la date et les tarifs de location des stands si besoin pour permettre à chacun de trouver toutes les informations nécessaires en quelques clics !
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