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Nous en parlons régulièrement sur ce blog, il était temps de consacrer un article à cet élément essentiel de l’organisation de votre événement : le budget. Ce dernier peut représenter un frein, voire une crainte pour les nouveaux organisateurs d’événements, mais quelques règles de base permettront de vous lancer en toute sérénité. En lisant attentivement cet article, vous serez aptes à préparer votre budget, et votre événement en lui-même. Ensuite, l’expérience fera de vous un gestionnaire de plus en plus avisé.
L’importance d’un bon budget pour l’organisation de vos événements
Un budget bien élaboré est essentiel à la réussite de tout événement, qu’il s’agisse d’une conférence, d’un festival ou d’un mariage. Il sert de guide financier qui vous aide à planifier, à allouer des ressources et à évaluer le succès de votre événement. Voici quelques raisons clés pour lesquelles établir et gérer un budget est crucial dans le cadre de l’organisation d’événements :
- Contrôle des coûts : Un budget vous permet de suivre les dépenses liées à chaque aspect de votre événement, vous aidant ainsi à éviter les dépassements et à respecter les limites financières.
- Planification stratégique : En identifiant clairement les coûts associés à chaque élément (lieu, restauration, divertissement, etc.), vous pouvez prioriser vos dépenses et allouer les ressources là où elles auront le plus d’impact.
- Anticipation des imprévus : Établir un budget vous pousse à prévoir des fonds pour des imprévus, tels que des changements de dernière minute ou des frais supplémentaires, garantissant ainsi que vous êtes prêt à faire face aux surprises.
- Responsabilité et transparence : Un budget détaillé renforce la responsabilité financière, tant pour vous que pour vos partenaires et sponsors. Cela favorise la confiance et la transparence, essentielles à des collaborations fructueuses.
- Évaluation du succès : Après l’événement, un budget vous permet d’évaluer la performance financière en comparant les dépenses réelles avec celles prévues. Cela vous aide à identifier les domaines d’amélioration pour vos futurs projets.
Lister les dépenses à venir
Lorsque l’on établit un budget, il est préférable de commencer par lister toutes les dépenses éventuelles qui nous passent par la tête — même celles dont on n’est pas certain. L’objectif est de rédiger une liste exhaustive, quitte à enlever des dépenses après-coup pour ajuster le budget. Il s’agit alors d’un budget prévisionnel, dont le but est de préparer, d’anticiper, et non de prédire au centime près ce qui va réellement être dépensé.
Les catégories de dépenses varient en fonction des types des événements organisés, mais certaines sont des passages obligés et vous devez y porter une attention particulière. Nous en avons recensé cinq.
Le lieu
Au moment de faire un devis pour la location d’un lieu, il faut être vigilant quant aux horaires et à la durée de location. Parfois, les tarifs sont affichés à l’heure, et des frais supplémentaires sont facturés si votre événement continue pendant la nuit — ou si vous êtes encore sur le lieu de l’événement le lendemain pour nettoyer ou ranger.
La musique
Rares sont les événements qui se passent d’un DJ ou d’un groupe de musique. Au-delà des frais de cachets facturés par ces prestataires, comptez bien les frais de la SACEM — Société des Auteurs, Compositeurs et Éditeurs de Musique. Il ne faut surtout pas les oublier car vous risquez une amende en cas de contrôle des organismes compétents !
Le staff
Si vous faites appel à un staff professionnel, il faut évidemment prendre en compte les salaires, et ne pas oublier les primes auxquelles il a droit en cas de travail la nuit ou d’heures supplémentaires. S’il s’agit de bénévoles, les repas et l’hébergement seront généralement à votre charge.
Astuce : la rédaction de contrats est nécessaire lorsque l’on fait appel à des bénévoles.
La restauration
Les boissons et la nourriture sont trop importantes pour être oubliées ! Soyez cependant prudent sur la date de livraison et les quantités prévues car il s’agit de denrées périssables. Ne les faites pas livrer trop tôt, ni en trop grande quantité.
Les imprévus
Vous pouvez prévoir une catégorie “Imprévus” ou “Divers” pour des dépenses que vous auriez oublié ou qui seraient imprévisibles. Mot d’ordre pour cette catégorie : n’hésitez pas à prévoir un montant surévalué afin d’éviter les mauvaises surprises après l’événement.
Évaluer les coûts
Créer un document de suivi
Le moyen le plus simple pour établir et suivre l’évolution d’un budget est de réaliser un tableau. En ce qui concerne l’outil adéquat, vous avez le choix entre :
- Les logiciels de bureautique (Google Sheets, Excel, Numbers…)
- Un cahier ou une feuille de papier vierge
- Un tableau pré-imprimé à remplir à la main
Place à l’action ! Commencez par créer deux grandes catégories “Dépenses” et “Recettes”. À l’intérieur de celles-ci, ajoutez les colonnes :
- Intitulé
- Quantité
- Prix unitaire (HT et TTC)
- Total (HT et TTC)
Afin de faciliter la lisibilité et le suivi de votre budget, il est recommandé de créer des catégories de dépenses et de recettes avec des sous-totaux (cf. capture d’écran ci-dessous). Selon vos objectifs, visez des bénéfices (dépenses < recettes) ou un budget à l’équilibre (dépenses = recettes).
Conservez bien ce tableau en cas de besoin avant, pendant, et après l’événement. Il vous sera aussi très utile pour constituer le budget de vos prochains événements.
Demander des devis et faire des estimations
Pour connaître le montant des dépenses et estimer les recettes possibles, deux cas de figure se présentent à vous :
- Demander des devis auprès de prestataires locaux ou en ligne vous permettra de connaître précisément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestataires afin d’étudier leurs prix et leurs services offerts. Vous aurez ainsi un pouvoir de négociation plus élevé et pourrez faire de bonnes affaires. Attention à ne pas confondre les prix HT et les prix TTC mentionnés sur les devis !
- Faire des estimations dans les cas où vous ne pouvez pas demander de devis. Pensez à surestimer les coûts afin d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. À contrario, sous-estimez légèrement les recettes. Il est même possible d’envisager plusieurs scénarios financiers : recettes inférieures, égales, ou supérieures aux prévisions.
Enfin, si vous avez déjà organisé des événements similaires, n’hésitez pas à vous replonger dans vos précédents devis et factures !
Ne pas confondre budget et trésorerie
Pour finir, il faut toujours garder en tête que les recettes arrivent souvent en décalage avec les dépenses. S’il est parfois possible de s’arranger avec un prestataire pour le payer à la fin de votre événement, il faut bien souvent prévoir de lui verser des arrhes avant l’événement. Il est donc impératif de connaître sur le bout des doigts le montant disponible sur votre compte en banque au moment où les factures vont arriver.
Avant l’événement, vous aurez généralement besoin d’un certain montant pour régler une part des dépenses, qui devra être inférieure aux recettes prévues à la fin de l’événement. Avec Weezevent, vous pouvez par exemple lancer votre billetterie plusieurs mois/semaines avant votre événement, et ainsi recevoir tous les 15 jours le montant des billets vendus. Vous gagnerez ainsi en sérénité et réglerez si besoin une partie de vos dépenses.
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