La réussite de votre événement passe en partie par une bonne campagne de communication. La vidéo représente ainsi un outil de choix avec de nombreux avantages, comme la possibilité de la diffuser sur plusieurs canaux de communication à la fois. En quelques clics, vous pouvez partager une vidéo de promotion sur votre site web ou votre mini-site Weezevent, dans vos campagnes d’e-mails, sur les différents réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter), ou encore sur des plateformes vidéo (YouTube, Vimeo). Tout vous pousse à créer du contenu vidéo, et ce guide vous montre la voie pour vous lancer dans les meilleures conditions, avec des outils à la portée de tous, tels que Wibbitz.
Sommaire
1. Communiquer en vidéo avant l’événement
Annoncer l’événement avec un teaser
Un teaser ou une bande-annonce est primordial pour lancer votre campagne de communication. Le Larousse en donne la définition suivante : “Phase initiale d’une campagne publicitaire se présentant sous forme d’énigme, destinée à susciter et à maintenir l’attention du public.” Selon la plateforme spécialisée dans l’hébergement de vidéo Wistia Video Analytics, 80% des personnes visionnant une vidéo de moins d’une minute y sont attentifs ; et plus la durée de la vidéo augmente, plus ce chiffre diminue. Votre teaser doit donc être court, percutant, et ses premières secondes doivent captiver le spectateur.
Utilisez des transitions rapides et des messages succincts pour créer une vidéo dynamique. Vous irez ainsi à l’essentiel et garderez les spectateurs attentifs au moindre détail de votre vidéo.
Raconter son histoire et donner des chiffres clefs
Une vidéo rappelant les faits marquants de vos événements passés est un bon moyen de retracer l’histoire et la création de votre événement, avec ses dates clefs et les personnes ayant participé à son succès.
Lancer sa billetterie
Au moment de l’ouverture de votre billetterie, il peut être pertinent de publier une vidéo pour informer les intéressés sur la date d’ouverture, les modalités d’inscriptions, le prix des différents billets… Votre vidéo sera un très bon complément à votre teaser, et sera probablement vue par des personnes ayant raté ce dernier. Cette vidéo va donner confiance et envie aux potentiels participants. Vous devez y intégrer ce qu’on appelle un “call-to-action”, c’est à dire un appel à l’action, qui peut prendre les formes suivantes :
- “Retrouvez les informations complètes sur notre site www.nomdelevenement.com”
- “Inscrivez-vous en cliquant sur le bouton ci-dessus”
- “Suivez-nous sur Instagram pour découvrir les prochaines têtes d’affiches”
Diffuser des interviews et reportages
Faites monter la pression auprès des personnes encore hésitantes à participer à votre événement. Montrez les coulisses de l’événement, réalisez des interviews des principaux protagonistes, et donner ainsi le sentiment que votre événement est immanquable !
Informer les participants
C’est la dernière vidéo à préparer avant l’événement. Vos participants ont besoin de connaître les informations pratiques pour se rendre à votre événement en toute sérénité. Facilitez leur expérience et gagnez leur confiance simplement. Leur fidélité n’en sera que plus forte par la suite. C’est aussi le bon moment pour faire un rappel aux retardataires qui ont oublié de réserver leurs billets. Encore une fois, pensez au call-to-action qui renvoie vers votre site web ou votre mini-site Weezevent.
2. Faire vivre l’événement
Les absents n’ont pas toujours tort. Surtout lorsque vous organisez plusieurs événements à des dates différentes. Si vous comptez sur un renouvellement du public, en plus des habitués, il va falloir capturer les instants importants de votre événement pour les diffuser par la suite. Que ce soit en direct ou après l’événement, sur Facebook, Instagram, YouTube ou tout autre support, partagez des vidéos de votre événement. Selon Facebook, les vidéos en “live” génèrent trois fois plus de vues que les vidéos dites “classiques”.
Si vous souhaitez être actif sur les réseaux sociaux, publiez à différents moments de la journée. Commencez par le programme de votre événement, avec ses intervenants et ses temps forts. Ensuite, publiez des informations exclusives sur le déroulé de la journée : résultats, interviews des protagonistes, citations des participants. Instagram est très adapté à cette pratique, notamment avec IGTV, dont le principe est détaillé ici. Le soir, il est intéressant de faire un récapitulatif vidéo de la journée pour que les participants se la remémorent et que les absents s’en fassent une idée précise.
3. Poursuivre après l’événement
Publier un aftermovie
Après l’événement, il est important de continuer à communiquer pour entretenir un lien avec vos participants. Un récapitulatif, dit “aftermovie”, est apprécié des participants. Il sert à mettre en avant les temps forts de votre événement : témoignages des participants, remise des trophées, chiffres clefs. Comme pour le teaser, le format doit être court et percutant. Il doit donner envie aux participants de revenir et aux absents d’assister à vos prochains événements.
SCALE, partenaire de Wibbitz, a par exemple réalisé cette vidéo :
5 key #takeaways from SCALE18, courtesy of @Wibbitz 🧡 #MySCALE18 pic.twitter.com/xAnaKEfWJs
— SCALE_CONFERENCE (@SCALE_Conf) November 6, 2018
Remercier participants et partenaires
Valorisez vos participants, vos partenaires, et toutes les personnes ayant contribué à votre événement en les remerciant dans une vidéo spéciale. Ils se sentiront considérés à leur juste valeur et comprendront que vous avez apprécié leur présence.
Cela peut être l’occasion de teaser votre prochain événement avec des photos ou vidéos de l’édition terminée. De nombreuses options sont disponibles, mais vous devez bien garder en tête que la communication autour de votre événement est essentielle. La venue des participants à votre événement et donc sa réussite en dépendent.
