Contrôlez les billets de vos participants avec Weezevent

Une fois votre événe­ment sold out, il est venu le temps du con­trôle des entrées ! Le con­trôle des bil­lets en plus d’éviter la fraude vous per­met d’avoir une idée en temps réelle du rem­plis­sage de votre événe­ment. Infor­ma­tion pra­tique pour flu­id­i­fi­er la foule de par­tic­i­pants et anticiper l’af­flu­ence sur votre site.

Pour accéder aux paramé­trages du con­trôle d’accès, ren­dez-vous dans votre inter­face Weezevent dans l’onglet OUTILS > Con­trôle d’accès (en haut à droite).

1. Con­trôlez les bil­lets sur place
2. Paramétrez le con­trôle d’accès
3. Rap­port des bil­lets con­trôlés

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Contrôlez les billets

Plusieurs modes de con­trôle des entrées sont pos­si­bles selon les spé­ci­ficités de l’événe­ment : nom­bre de par­tic­i­pants, taille, durée…

Liste de contrôle papier

Si vous organ­isez un événe­ment qui accueille peu de par­tic­i­pants, vous pou­vez procéder au con­trôle des entrées avec une liste papi­er. Cette liste est télécharge­able dans l’onglet liste de con­trôle en cli­quant ensuite sur l’icône télécharge­ment de la liste que vous souhaitez imprimer.

Décompostage manuel

Vous pou­vez procéder à un décom­postage manuel depuis votre ordi­na­teur. Pour ce faire, accédez à vos listes de con­trôle depuis votre inter­face Weezevent, vous pou­vez voir les par­tic­i­pants de cette liste de con­trôle en cli­quant sur les trois petits bon­hommes près de la roue cran­tée. Vous pou­vez décom­poster les bil­lets de vos par­tic­i­pants en cli­quant sur “com­poster”, ils appa­raitront ensuite en vert.

WeezAccess Mobile

Vous atten­dez du monde ? Vous avez la pos­si­bil­ité d’ef­fectuer le con­trôle des bil­lets grâce à l’application WeezA­c­cess Mobile gra­tu­ite sur iPhone et Android. Trans­formez votre smart­phone en ter­mi­nal de con­trôle.
Il vous sera demandé vos iden­ti­fi­ants Weezevent ou vos iden­ti­fi­ants opéra­teurs. Par la suite vous aurez unique­ment à sélec­tion­ner la liste que vous souhaitez con­trôler.
Pour le com­postage plusieurs modes de com­postage sont disponibles :

• Mode scan : Placez le bil­let sous la caméra de l’appareil et visez le cen­tre du code-barre. La dis­tance entre le bil­let et le mobile doit être com­prise entre 5 et 20 cm.
• Mode saisie : En cas de code-barre mal imprimé ou illis­i­ble, utilisez le mode saisie manuelle. Touchez l’écran puis sai­sis­sez le numéro de code-barre fig­u­rant sur le bil­let imprimé. Ter­minez en cli­quant sur « Valid­er ». Le statut du bil­let appa­raît.
• Mode liste : Sai­sis­sez un nom de par­tic­i­pant ou le début du nom dans le champ de recherche puis cliquez sur « Rechercher ». Scrollez dans la liste si néces­saire et cliquez sur la ligne cor­re­spon­dante. Cliquez sur « COMPOSTER » pour com­poster le bil­let.

WeezAccess Pro

Le ter­mi­nal de con­trôle WeezA­c­cess Pro utilise l’ap­pli­ca­tion WeezA­c­cess et per­met de con­trôler les bil­lets de votre événe­ment grâce à un lecteur de code barre pro­fes­sion­nel inté­gré et per­met un con­trôle plus rapi­de. À cela s’ajoute l’autonomie qui est plus impor­tante que sur un mobile lamb­da en rai­son de la présence d’une dou­ble bat­terie.
Pour ce qui est du fonc­tion­nement il est sim­i­laire à celui du WeezA­c­cess Mobile.

Contrôlez des billets de distributeur

Vous dis­tribuez vos bil­lets dans les réseaux FNAC, Dig­i­tick, Tick­et­mas­ter, et d’autres ? Vous avez rai­son : les réseaux de dis­tri­b­u­tion, lorsqu’ils sont choi­sis en cohérence avec votre pub­lic, peu­vent être un bon com­plé­ment de vente pour votre événe­ment. Cepen­dant ils vous faut les con­trôler le jour de votre événe­ment, rien de plus sim­ple avec Weezevent. Vous aurez donc besoin d’importer vos bil­lets dis­trib­u­teurs. Pour cela ren­dez-vous sur votre inter­face Weezevent dans OUTILS > DISTRIBUTEURS.

Après vous n’au­rez plus qu’à choisir votre mode de con­trôle par­mi ceux exposés précédem­ment.

Tout savoir sur les rap­ports des bil­lets con­trôlés

Com­ment paramétrez le con­trôle d’ac­cès avec WeezA­c­cess

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Paramétrez le contrôle d’accès

1. Gestion des listes de contrôle

Pour gér­er vos listes de con­trôle, accédez à l’onglet listes de con­trôle depuis votre espace con­trôle d’accès.

Créez une liste de con­trôle

Vous pou­vez créer des listes de con­trôle avec le nom­bre de droit de pas­sage que vous souhaitez, les événe­ments con­cernés …
Pour cela, vous devez accéder à vos listes de con­trôle, vous pour­rez ensuite créer une nou­velle liste. Vous aurez à déter­min­er le nom de cette nou­velle liste, la couleur pour vous y retrou­ver, le nom­bre de droits de pas­sages dont béné­ficieront par défaut les par­tic­i­pants ajoutés à cette liste et sélec­tion­ner les événe­ments con­cernés.

Mod­i­fiez une liste de con­trôle

Une fois que vous êtes dans vos listes de con­trôle, vous pou­vez mod­i­fi­er une de vos listes en cli­quant sur la roue cran­tée dans la ligne cor­re­spon­dante. Une fois vos mod­i­fi­ca­tions faites et enreg­istrées, les droits d’ac­cès des par­tic­i­pants seront mod­i­fiés instan­ta­né­ment et les ter­minaux de con­trôle équipés de WeezA­c­cess seront automa­tique­ment mis à jour si ceux-ci sont con­nec­tés à inter­net.

Recherchez des par­tic­i­pants par liste et com­postage manuel

Lorsque vous êtes dans vos listes de con­trôle, vous pou­vez voir les par­tic­i­pants de cette liste en cli­quant sur les trois petits bon­hommes près de la roue cran­tée. Vous pour­rez ensuite véri­fi­er leur pas­sage sur un point de con­trôle ou com­poster leur bil­let manuelle­ment.

Activez / dés­ac­tivez / sup­primez des listes

• Activez / dés­ac­tivez : les listes de con­trôle peu­vent être dés­ac­tivées ou réac­tivées afin qu’elles appa­rais­sent ou non dans l’ap­pli­ca­tion de con­trôle WeezA­c­cess.
• Sup­pres­sion : vous pou­vez sup­primer les listes de con­trôle

Atten­tion, la sup­pres­sion d’une liste entraîne la sup­pres­sion des droits des par­tic­i­pants attachés à cette liste ain­si que l’his­torique des don­nées de con­trôle liées à cette liste.

Archivez des listes de con­trôle

Les listes de con­trôle d’un événe­ment sont archivées de façon automa­tique lorsque :

• Vous clô­turez vous-même votre événe­ment
• Votre événe­ment est ter­miné depuis plus de 24 heures
• La séance de votre événe­ment est com­mencée depuis plus de 48 heures

Vous pou­vez con­sul­ter vos listes archivées en cli­quant sur le bou­ton “Affich­er les listes archivées”. Pour réac­tiv­er une liste archivée, cliquez de nou­veau sur son statut pour le mod­i­fi­er.

2. Gestion des opérateurs

Pour gér­er vos opéra­teurs, accédez à l’onglet opéra­teurs depuis votre espace con­trôle d’accès.

Les opéra­teurs sont des iden­ti­fi­ants dédiés au con­trôle des accès. Ils sont demandés au lance­ment de l’application WeezA­c­cess unique­ment. Il est pos­si­ble de créer autant de pro­fils opéra­teurs que souhaité. Un même pro­fil peut être util­isé pour se con­necter sur plusieurs ter­minaux de con­trôle ou mobiles en même temps.

La créa­tion d’opérateur vous garantie la sécu­rité de votre compte. En effet, un opéra­teur ne peut se con­necter sur votre compte Weezevent avec les iden­ti­fi­ants que vous lui avez trans­mis.

Créez des iden­ti­fi­ants

Le nom vous per­met de nom­mer et gér­er facile­ment vos util­isa­teurs si vous en créez plusieurs.
L’identifiant e‑mail et le mot de passe per­me­t­tent de se con­necter sur l’application de con­trôle WeezA­c­cess et sur les ter­minaux WeezA­c­cess Pro disponibles en loca­tion.

Régulez les droits d’accès à l’application WeezA­c­cess

Par défaut, chaque opéra­teur peut accéder à toutes vos listes de con­trôle. Si vous le souhaitez vous pou­vez sélec­tion­ner et mod­i­fi­er à tout instant les listes autorisées pour chaque opéra­teur.

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Rapport des billets contrôlés

Pour con­sul­ter vos rap­ports, accédez à l’onglet rap­ports depuis votre espace con­trôle d’accès.
L’intérêt de procéder aux con­trôles des bil­lets avec nos solu­tions en plus d’éviter la fraude, est de pou­voir obtenir des sta­tis­tiques sur votre événe­ment.

Rapport de participation

Ce rap­port est un export CSV (Excel) de la liste de tous les par­tic­i­pants infor­mant de leur pas­sage aux dif­férents points de con­trôle.
Le fichi­er con­tient notam­ment : les coor­don­nées du par­tic­i­pant, le nom de l’événe­ment, le tarif, et cha­cune des listes de con­trôle. Pour cha­cune des listes de con­trôle, il est indiqué le nom­bre de pas­sages.

Ce doc­u­ment vous per­met d’avoir une traça­bil­ité des bil­lets con­trôlés et d’en tir­er des sta­tis­tiques.

Historique des scans

C’est un his­torique com­plet des com­postages réal­isés au for­mat CSV (Excel). Utilisez ces don­nées pour génér­er par exem­ple des sta­tis­tiques sur les heures de pas­sage de vos par­tic­i­pants.
Le fichi­er con­tient notam­ment : le numéro de code-barre, le nom de la liste de con­trôle, le nom de l’événe­ment, le tarif, les coor­don­nées du par­tic­i­pant, et la date et l’heure de com­postage.

Le con­trôle d’ac­cès n’a plus de secret pour vous !