Contrôlez les billets de vos participants avec Weezevent

Contrôlez les billets de vos participants avec Weezevent

Une fois votre événement sold out, il est venu le temps du contrôle des entrées ! Le contrôle des billets en plus d’éviter la fraude vous permet d’avoir une idée en temps réelle du remplissage de votre événement. Infor­mation pratique pour fluidifier la foule de parti­ci­pants et anticiper l’affluence sur votre site.

Pour accéder aux paramé­trages du contrôle d’accès, rendez-vous dans votre interface Weezevent dans l’onglet OUTILS > Contrôle d’accès (en haut à droite).

Contrôlez les billets sur place
Paramétrez le contrôle d’accès
Rapport des billets contrôlés

 


Contrôlez les billets

Plusieurs modes de contrôle des entrées sont possibles selon les spéci­fi­cités de l’événement : nombre de parti­ci­pants, taille, durée, … Retrouvez-les ci-dessous, par ordre de grandeur.

Liste de contrôle papier

Si vous organisez un événement qui accueille peu de parti­ci­pants, vous pouvez procéder au contrôle des entrées avec une liste papier. Cette liste est téléchar­geable dans l’onglet liste de contrôle en cliquant ensuite sur l’icône téléchar­gement de la liste que vous souhaitez imprimer.

Décompostage manuel

Vous pouvez procéder à un décom­postage manuel depuis votre ordinateur. Pour ce faire, accédez à vos listes de contrôle depuis votre interface Weezevent, vous pouvez voir les parti­ci­pants de cette liste de contrôle en cliquant sur les trois petits bonhommes près de la roue crantée. Vous pouvez décom­poster les billets de vos parti­ci­pants en cliquant sur “composter”, ils apparai­tront ensuite en vert.

WeezAccess Mobile

Vous attendez du monde ? Vous avez la possi­bilité d’effectuer le contrôle des billets grâce à l’application WeezAccess Mobile gratuite sur iPhone et Android. Trans­formez votre smart­phone en terminal de contrôle.
Il vous sera demandé vos identi­fiants Weezevent ou vos identi­fiants opéra­teurs. Par la suite vous aurez uniquement à sélec­tionner la liste que vous souhaitez contrôler.
Pour le compostage plusieurs modes de compostage sont dispo­nibles :

  • Mode scan : Placez le billet sous la caméra de l’appareil et visez le centre du code-barre. La distance entre le billet et le mobile doit être comprise entre 5 et 20 cm.
  • Mode saisie : En cas de code-barre mal imprimé ou illisible, utilisez le mode saisie manuelle. Touchez l’écran puis saisissez le numéro de code-barre figurant sur le billet imprimé. Terminez en cliquant sur « Valider ». Le statut du billet apparaît.
  • Mode liste : Saisissez un nom de parti­cipant ou le début du nom dans le champ de recherche puis cliquez sur « Rechercher ». Scrollez dans la liste si néces­saire et cliquez sur la ligne corres­pon­dante. Cliquez sur « COMPOSTER » pour composter le billet.

WeezAccess Pro

Le terminal de contrôle WeezAccess Pro utilise l’application WeezAccess et permet de contrôler les billets de votre événement grâce à un lecteur de code barre profes­sionnel intégré et permet un contrôle plus rapide. À cela s’ajoute l’autonomie qui est plus impor­tante que sur un mobile lambda en raison de la présence d’une double batterie.
Pour ce qui est du fonction­nement il est similaire à celui du WeezAccess Mobile.

Contrôlez des billets de distributeur

Vous distribuez vos billets dans les réseaux FNAC, Digitick, Ticket­master, et d’autres ? Vous avez raison : les réseaux de distri­bution, lorsqu’ils sont choisis en cohérence avec votre public, peuvent être un bon complément de vente pour votre événement. Cependant ils vous faut les contrôler le jour de votre événement, rien de plus simple avec Weezevent. Vous aurez donc besoin d’importer vos billets distri­bu­teurs. Pour cela rendez-vous sur votre interface Weezevent dans OUTILS > DISTRIBUTEURS.

Après vous n’aurez plus qu’à choisir votre mode de contrôle parmi ceux exposés précé­demment.

Tout savoir sur les rapports des billets contrôlés
Comment paramétrez le contrôle d’accès avec WeezAccess

 


Paramétrez le contrôle d’accès

1. Gestion des listes de contrôle

Pour gérer vos listes de contrôle, accédez à l’onglet listes de contrôle depuis votre espace contrôle d’accès.

Créez une liste de contrôle

Vous pouvez créer des listes de contrôle avec le nombre de droit de passage que vous souhaitez, les événe­ments concernés …
Pour cela, vous devez accéder à vos listes de contrôle, vous pourrez ensuite créer une nouvelle liste. Vous aurez à déter­miner le nom de cette nouvelle liste, la couleur pour vous y retrouver, le nombre de droits de passages dont bénéfi­cieront par défaut les parti­ci­pants ajoutés à cette liste et sélec­tionner les événe­ments concernés.

Modifiez une liste de contrôle

Une fois que vous êtes dans vos listes de contrôle, vous pouvez modifier une de vos listes en cliquant sur la roue crantée dans la ligne corres­pon­dante. Une fois vos modifi­ca­tions faites et enregis­trées, les droits d’accès des parti­ci­pants seront modifiés instan­ta­nément et les terminaux de contrôle équipés de WeezAccess seront automa­ti­quement mis à jour si ceux-ci sont connectés à internet.

Recherchez des participants par liste et compostage manuel

Lorsque vous êtes dans vos listes de contrôle, vous pouvez voir les parti­ci­pants de cette liste en cliquant sur les trois petits bonhommes près de la roue crantée. Vous pourrez ensuite vérifier leur passage sur un point de contrôle ou composter leur billet manuel­lement.

Activez / désactivez / supprimez des listes
  • Activez / désac­tivez : les listes de contrôle peuvent être désac­tivées ou réactivées afin qu’elles apparaissent ou non dans l’application de contrôle WeezAccess.
  • Suppression : vous pouvez supprimer les listes de contrôle

Attention, la suppression d’une liste entraîne la suppression des droits des parti­ci­pants attachés à cette liste ainsi que l’historique des données de contrôle liées à cette liste.

Archivez des listes de contrôle

Les listes de contrôle d’un événement sont archivées de façon automa­tique lorsque :

  • Vous clôturez vous-même votre événement
  • Votre événement est terminé depuis plus de 24 heures
  • La séance de votre événement est commencée depuis plus de 48 heures

Vous pouvez consulter vos listes archivées en cliquant sur le bouton «Afficher les listes archivées». Pour réactiver une liste archivée, cliquez de nouveau sur son statut pour le modifier.

2. Gestion des opérateurs

Pour gérer vos opéra­teurs, accédez à l’onglet opéra­teurs depuis votre espace contrôle d’accès.

Les opéra­teurs sont des identi­fiants dédiés au contrôle des accès. Ils sont demandés au lancement de l’application WeezAccess uniquement. Il est possible de créer autant de profils opéra­teurs que souhaité. Un même profil peut être utilisé pour se connecter sur plusieurs terminaux de contrôle ou mobiles en même temps.

La création d’opérateur vous garantie la sécurité de votre compte. En effet, un opérateur ne peut se connecter sur votre compte Weezevent avec les identi­fiants que vous lui avez transmis.

Créez des identifiants

Le nom vous permet de nommer et gérer facilement vos utili­sa­teurs si vous en créez plusieurs.
L’identifiant e-mail et le mot de passe permettent de se connecter sur l’application de contrôle WeezAccess et sur les terminaux WeezAccess Pro dispo­nibles en location.

Régulez les droits d’accès à l’application WeezAccess

Par défaut, chaque opérateur peut accéder à toutes vos listes de contrôle. Si vous le souhaitez vous pouvez sélec­tionner et modifier à tout instant les listes autorisées pour chaque opérateur.


Rapport des billets contrôlés

Pour consulter vos rapports, accédez à l’onglet rapports depuis votre espace contrôle d’accès.
L’intérêt de procéder aux contrôles des billets avec nos solutions en plus d’éviter la fraude, est de pouvoir obtenir des statis­tiques sur votre événement.

Rapport de participation

Ce rapport est un export CSV (Excel) de la liste de tous les parti­ci­pants informant de leur passage aux diffé­rents points de contrôle.
Le fichier contient notamment : les coordonnées du parti­cipant, le nom de l’événement, le tarif, et chacune des listes de contrôle. Pour chacune des listes de contrôle, il est indiqué le nombre de passages.

Ce document vous permet d’avoir une traça­bilité des billets contrôlés et d’en tirer des statis­tiques.

Historique des scans

C’est un histo­rique complet des compos­tages réalisés au format CSV (Excel). Utilisez ces données pour générer par exemple des statis­tiques sur les heures de passage de vos parti­ci­pants.
Le fichier contient notamment : le numéro de code-barre, le nom de la liste de contrôle, le nom de l’événement, le tarif, les coordonnées du parti­cipant, et la date et l’heure de compostage.

Le contrôle d’accès n’a plus de secret pour vous !

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