Annuler un événement n’est jamais chose facile pour un organisateur d’événements. Contenir sa déception, gérer les formalités administratives, équilibrer ses comptes… tout vous tombe dessus en un temps record. Toutefois, les personnes qui avaient acheté des billets pour votre événement sont tout autant touchées que vous par l’annulation et il est de votre devoir de les informer sur ce qu’il va suivre — notamment la procédure de remboursement. Voici donc nos 5 conseils pour communiquer efficacement auprès de vos participants en cas d’annulation.
Sommaire
- Contacter vos conseillers Weezevent
- Informer vos prestataires et fournisseurs
- Stopper vos ventes et annoncer l’annulation
- Communiquer sur le remboursement
- Appeler à la solidarité et collecter des dons
1. Contacter vos conseillers Weezevent
L’accompagnement de nos organisateurs à tous les moments de leurs événements ne fait pas exception en cas d’annulation. Formés sur les problématiques liées au report ou à l’annulation d’événements, nos conseillers vous fourniront des réponses adaptées à votre situation. Pour les joindre, tout est détaillé sur notre page Aide & Service client.
2. Informer vos prestataires et fournisseurs
Vos obligations ne s’arrêtent pas à informer et rembourser vos participants. Vos prestataires, fournisseurs et autres interlocuteurs doivent être tenus au courant de votre annulation dès que possible, si ce n’est avant même que celle-ci ne soit officiellement décidée. Prêtez une attention particulière à vos contrats afin de connaître vos obligations en cas de non paiement des prestations.
3. Stopper vos ventes et annoncer l’annulation
Dès lors que vous avez décidé d’annuler votre événement, vous devez planifier une date d’annonce et stopper vos ventes dès que possible. Que les raisons de l’annulation soit dépendantes ou non de votre volonté, informer les détenteurs de billets est une priorité.
Le fond et la forme de votre annonce doivent être réfléchis et structurés. Ainsi, le message passera mieux et la pilule sera plus facile à avaler pour les participants déçus par l’annulation. Voici quelques exemples de communication réalisées par des événements qui ont dû annuler à cause de l’épidémie de Covid-19 :
Panoramas
Radio Meuh Circus Festival
4. Communiquer sur le remboursement
Légalement, un organisateur d’événement est tenu de rembourser tous les participants qui en font la demande lorsque l’événement est annulé — et ce peu importe les raisons de l’annulation. En effet, d’un point de vue juridique, un billet représente un contrat entre l’organisateur de l’événement et le participant. Si l’une des deux parties ne remplit pas ses obligations — en l’occurrence vous, l’organisateur — alors elle doit les compenser. Dans votre cas, c’est ici qu’intervient le remboursement des billets, qui comprend le prix du billet et les éventuels frais de service. Rappelons que cela vaut aussi pour toute modification de l’événement : changement de date, d’horaire, de lieu… Toutes les obligations légales en cas d’annulation sont listées dans notre article d’aide en ligne dédié.
En revanche, vous êtes libre de fixer les modalités de remboursement de votre événement — date limite de la demande, délai de remboursement, etc. À vous de communiquer de façon intelligente pour que vos participants restent patients et compréhensifs à votre égard. Montrez-leur que vous faites tout ce que vous pouvez pour que l’annulation ait le moins d’impact négatif possible. Enfin, veillez à bien préciser les différentes procédures selon les canaux de distribution de vos billets : autodistribution, Fnac, See Tickets…
Astuce : Mettez en place un formulaire de demande afin de rembourser tous les participants ou seulement ceux qui le sollicitent. Fixez un délai maximal si ces opérations ont un impact trop lourd sur votre comptabilité ou votre trésorerie.
Les Z’eclectiques
5. Appeler à la solidarité et collecter des dons
Si l’annulation de votre événement et le remboursement de tous les billets menace la pérennité de votre organisation, songez à organiser une collecte de dons. Cette pratique n’est pas forcément adaptée à tous mais si votre événement est important pour la cohésion sociale et/ou le développement culturel autour de vous, cela peut-être un pari à faible risque. La solution tout-en-un de Weezevent vous offre toutes les options pour mettre en place une collecte de dons en quelques clics.
Le festival Panoramas peut-être une bonne source d’inspiration pour une collecte de dons — à adapter selon les particularités de votre événement. Le festival finistérien a rapidement demandé aux participants et à tout-un-chacun de participer à une collecte de dons pour sauver son événement après avoir l’annulation de son édition 2020 à cause de l’épidémie de Covid-19. Retrouvez ci-dessous le premier e-mail envoyé pour annoncer la collecte :
Envoyez très facilement un e-mail du même type grâce à notre solution d’e-mailing et marketing : WeezTarget. Un modèle prêt à être personnalisé vous attend en suivant ce chemin :
- Votre interface Weezevent > Applications > CRM ;
- Campagnes > Créer une campagne > Créer une campagne de mail > Etape 2 : Conception > Templates génériques > [Nom de l’événement] : appel à votre solidarité.
Si tous vos événements ne sont pas tous concernés par des annulations, segmentez vos contacts en quelques clics afin de contacter uniquement les participants concernés. Pour toute autre question relative à WeezTarget, notre aide en ligne vous accompagnera vers les meilleures options selon vos besoins.
Choisissez la bonne solution d’e‑mailing et marketing afin de communiquer efficacement à tous les moments de votre événement. Segmentez vos publics, envoyez des messages ciblés et augmentez vos ventes avec WeezTarget en cliquant sur le bouton ci-dessous :
