Pour garantir la réussite de votre festival, il est essentiel d’établir un budget réaliste. Bien l’anticiper vous permet de planifier efficacement vos dépenses, d’éviter les imprévus financiers et de maximiser vos profits.
Dans cet article, nous vous partageons 5 conseils pour établir le budget de votre festival de manière réaliste.
Sommaire
1. Analysez votre public cible et leurs attentes
Avant même de vous interroger sur la gestion du budget de votre festival, vous devez avoir dressé le portait type de vos participants, autrement appelé leur « personna ». Imaginer précisément qui seront vos festivaliers et quelles sont leurs habitudes de consommation vous permet d’évaluer plus précisément leurs attentes.
En fonction des centres d’intérêt et du budget de vos participants, vous pouvez avoir envie de leur proposer différentes activités, payante ou non. Dans le cas d’un festival de musique par exemple, vous n’allez pas faire appel aux mêmes artistes que vos participants soient de jeunes adultes ou des séniors. Il en va de même pour l’offre de nourriture et de boissons proposée.
Prenez donc le temps d’analyser les participants de votre festival pour prévoir le budget nécessaire pour répondre du mieux possible à leurs attentes.
Astuce : Tirez profit de notre baromètre 2022 sur la consommation et les publics dans les festivals.
2. Prévoir l’ensemble de vos dépenses
Une planification minutieuse du budget évitera les imprévus financiers qui pourraient compromettre la réussite de votre événement. Pour cela, établissez un programme détaillé du déroulé de votre festival, ainsi que de toutes les étapes et échéances de planification.
Avoir une vue globale de l’organisation de votre festival vous permet de mieux gérer vos dépenses et de les répartir sur la durée.
Astuce : Découvrez notre article pour apprendre à organiser un festival en 7 étapes.
Calculez le budget prévisionnel que vous estimez nécessaire pour répondre à vos objectifs. Pour cela, dressez un tableau des différentes catégories de dépenses prévues, telles que :
- Cachets des artistes
- Droits d’auteur
- Location du lieu
- Scènes, son, lumières, décorations
- Prestataires
- Assurances
- Personnel
- Marketing et communication
- Hospitalité
- Matériel divers
- …
Essayez ensuite d’aller plus loin en détaillant les dépenses appartenant à chacune de ces catégories. Après avoir dressé la liste de vos dépenses, faites de même avec l’ensemble des recettes projetées.
Préparez enfin ce que l’on appelle le “cash-flow”, en répartissant ces mouvements financiers dans un calendrier. Ce procédé vous permettra de connaître à l’avance l’état de votre trésorerie à un moment donné, et d’éviter un découvert qui pourrait mettre en péril votre festival.
Ce document sera à tenir à jour aussi souvent et rigoureusement que possible, avec toutes les entrées et sorties de fonds prévues.
3. Prévoyez des marges de sécurité pour les imprévus
Comme dans tout budget, il est important de prévoir une marge pour couvrir les imprévus.
Aussi bien planifié votre budget soit-il, le risque zéro n’existe pas et des changements ou besoins de dernière minute peuvent survenir. Cela peut, par exemple, être un artiste qui annule sa performance, et pour qui vous devrez trouver un remplacant « au pied levé, ou encore le dysfonctionnement d’une infrastructure ou d’un équipement qui devra également être rapidement remplacé.
Quel que soit l’imprévu survenant, vous serez apte à lui faire face en ayant à votre disposition une enveloppe budgétaire dédiée à la situation. Nous vous recommandons ainsi de prévoir une marge de sécurité d’environ 15% du budget total calculé.
4. Recueillez des conseils auprès des autres
Bien que vous partageant de précieux conseils, ne vous arrêtez pas à la lecture de cet article de blog ! Pour avoir une vision réaliste du budget nécessaire à vos ambitions et obtenir de précieux conseils, consultez d’autres sources d’information.
Par exemple, renseignez-vous auprès de votre région et rejoignez un réseau d’entraide, tel qu’une association d’organisateurs de festivals. Au-delà de l’établissement de votre budget, ces ressources seront précieuses pour vous épauler pendant la création de votre festival.
Les autres organisateurs ont souvent des années d’expérience dans la gestion de budgets de festivals et peuvent vous aider à établir un budget réaliste et éviter les erreurs courantes. Ils peuvent également vous donner des idées pour optimiser votre budget et maximiser les profits pour votre festival.
Astuce : profitez de l’expérience des plus grands organisateurs de festival en écoutant le podcast All Access par Weezevent.
5. Financer votre festival
Une fois le budget nécessaire à la réalisation de votre festival dressé, il est temps d’en préparer son financement.
Il est fréquent que les coûts associés à l’organisation d’un événement de cette nature soient considérables. Afin d’éviter de devoir puiser dans vos propres finances, il est crucial de planifier suffisamment à l’avance le financement de votre festival.
Astuce : Profitez de nos conseils et découvrez nos astuces pour financer son festival dans notre article de blog.
5 erreurs fréquentes à éviter pour votre premier festival
En plus de la gestion budgétaire, plusieurs erreurs courantes peuvent entraver le bon déroulement de l’événement. Voici quelques-unes des plus fréquentes à éviter :
- Planification logistique insuffisante : Négliger les détails de la circulation des festivaliers, des accès aux zones et des files d’attente peut provoquer des désagréments importants.
- Communication limitée : Ne pas fournir des informations claires et complètes sur les horaires, les artistes ou les règles de sécurité peut créer de la confusion et diminuer la satisfaction des participants.
- Sous-estimation des besoins techniques : Ignorer l’importance d’un bon son et d’un éclairage adéquat peut nuire à l’expérience générale et laisser une mauvaise impression.
- Manque de mesures de sécurité : Ne pas prévoir des dispositifs de sécurité appropriés, tant pour les festivaliers que pour le personnel, expose à des risques potentiels.
- Stratégie de promotion mal ciblée : Une communication peu efficace qui ne touche pas le bon public ou manque de visibilité peut aboutir à une faible affluence, menaçant ainsi la viabilité de l’événement.
La gestion correcte de votre budget, vous permet de créer un festival durable et rentable pour les années à venir !
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