À la tête de la section danse de l’association CAWALTAG, Muriel Bihr coordonne chaque année un gala intergénérationnel qui mobilise 165 danseuses et attire près de 800 spectateurs. Entre montée en puissance de l’événement et structuration progressive de l’organisation, elle nous raconte les coulisses de ce moment clé de la vie locale.
Un gala qui s’affirme d’année en année dans le paysage régional
Ce qui n’était au départ qu’une modeste représentation de fin d’année organisée dans la salle polyvalente du village est devenu, au fil des saisons, un véritable événement local, fédérateur et attendu. Face à l’engouement grandissant du public et à la montée en qualité des chorégraphies, l’association a progressivement changé d’échelle : passage à trois représentations, puis location d’une grande salle de spectacle pour garantir des conditions professionnelles, autant pour les danseuses que pour les spectateurs.
« Le public revient d’année en année, certains sans même connaître de danseuses. C’est la preuve que le spectacle plaît, qu’il touche au-delà du cercle familial. »
Aujourd’hui, le gala attire près de 800 personnes et mobilise une logistique à la hauteur de son ambition : offrir un moment fort, accessible à toutes et tous, sans jamais perdre de vue l’esprit familial, intergénérationnel et bienveillant qui caractérise CAWALTAG. Toutes les classes y sont représentées, des enfants de 3 ans aux adultes de plus de 60 ans, dans une mise en scène qui mêle danse classique, contemporaine et moderne jazz. Le public, lui, vient de plus en plus loin, l’événement a su trouver sa place dans le paysage culturel local.
Une organisation portée à 100 % par des bénévoles
Derrière le rideau, c’est toute une équipe de bénévoles qui fait tourner la machine. Encadrement des plus jeunes, coordination des entrées et sorties, gestion des répétitions : chaque étape du gala repose sur un engagement collectif, organisé avec méthode et attention.
Consciente de la responsabilité que représente l’accueil de jeunes enfants, Muriel a mis en place un système de badges nominatifs avec QR code, scannés à l’arrivée et au départ de chaque danseuse. Cette solution, rendue possible grâce à la flexibilité de la billetterie utilisée, a considérablement allégé la charge mentale des équipes, tout en apportant une vraie sérénité côté parents.
« On est passé de plusieurs listes papier à un système digital, fluide et fiable. Chacun savait en temps réel qui était arrivé, qui était reparti. Ça a changé notre organisation. »
Ce dispositif a également permis de fluidifier le travail pendant les répétitions, tout en maintenant un haut niveau de rigueur dans le suivi des présences. Une évolution précieuse pour une structure gérée uniquement par des bénévoles et qui ne cesse de monter en compétence, année après année.
Anticiper les ventes pour garantir l’équité
La billetterie est un moment clé de l’organisation, et l’association a su en faire un levier d’équité et de sérénité. Pour éviter les frustrations des années précédentes où toutes les places pouvaient partir en moins de deux heures, l’association a mis en place une vente segmentée, en 2 temps : préventes réservées aux familles de danseuses, puis ouverture au grand public.
Grâce aux mini-sites et formulaires personnalisés, elle a pu attribuer un quota de places par famille, tout en gardant la main sur les réservations. Des extractions régulières ont permis de vérifier que chaque participante restait dans la limite fixée, et de limiter les abus.
« Avec ce système, chaque famille a pu avoir ses places, même celles qui finissaient le travail tard. C’était plus juste, plus transparent. »
La billetterie est devenue un outil au service de l’organisation, mais aussi de la relation avec les familles. Une logique de gestion fine, rendue possible par une plateforme flexible… et beaucoup de rigueur côté association.
Penser l’événement au-delà de la scène
Si le spectacle est au cœur de l’événement, l’organisation ne s’arrête pas aux coulisses. CAWALTAG pense aussi à l’expérience des participants, à l’accueil, à la convivialité, et à l’équilibre financier. Grâce à la prévente de produits via la billetterie, l’association a pu proposer snacks, cartes boissons et clés USB du spectacle, tout en anticipant les besoins et en limitant les invendus.
Cette approche a permis de réduire le cash sur site, de mieux calibrer les stocks, et d’optimiser les temps de vente pendant l’entracte, une fenêtre courte où tout doit aller vite. À chaque édition, l’équipe affine les réglages, expérimente, teste et ajuste.
« On savait à peu près combien de hot-dogs ou de boissons préparer. Résultat : moins de gaspillage, moins de stress, et des bénévoles plus disponibles. »
Cette logique pragmatique, pensée pour les réalités du terrain, fait avancer l’événement année après année. Toujours avec le même objectif : offrir aux participants un moment fluide et chaleureux, sans surcharge pour les bénévoles.
Ce que Muriel Bihr et les bénévoles de CAWALTAG montrent à travers leur gala, c’est qu’un événement associatif peut conjuguer exigence, fluidité et chaleur humaine, à condition d’être bien accompagné. Quand l’organisation gagne en clarté, quand la technique devient un soutien discret mais solide, tout le monde y gagne : les équipes et le public. Car derrière chaque événement réussi, il y a des choix, des outils, et des personnes qui permettent de se concentrer sur l’essentiel : l’émotion du moment. Vous aussi, donnez à votre projet les moyens d’aller encore plus loin.
