Connaissez-vous l’Astrolabe Orléans et le festival Hop Pop Hop ? Situé à Orléans, chef-lieu de la région Centre-Val de Loire, cette structure organise le festival Hop Pop Hop mais est historiquement une SMAC — scène de musiques actuelles, un label national pour l’organisation de concerts, d’actions de résidence, d’actions culturelles avec des acteurs locaux.
Nous rencontrons aujourd’hui Éric, responsable communication et billetterie à l’Astrolabe Orléans, utilisateur Weezevent depuis 2016 !
Bonjour Éric, pouvez-vous vous présenter ainsi que l’Astrolabe et le festival Hop Pop Pop ?
Bonjour, je m’occupe de la communication de la salle – l’Astrolabe – et a fortiori du festival Hop Pop Hop depuis février 2016. Pour la petite histoire, le festival existe depuis septembre 2016. Il se déroule dans 5 lieux du centre-ville d’Orléans. On a une scène principale qui est le Jardin de l’Evêché, avec 4 lieux satellites qui gravitent autour de cette scène : le centre chorégraphique national d’Orléans, la scène nationale d’Orléans, le 108 — une friche culturelle, et la salle de l’Institut qui appartient au conservatoire d’Orléans.
En dehors du festival Hop Pop Hop, vous organisez d’autres événements majeurs ?
Oui, le festival Hop Pop Hop est notre festival de rentrée, axé sur la découverte musicale. On organise aussi le festival Hey Gamins autour de la mi-juin dans la base de loisirs de Chécy, une ville de l’agglomération orléanaise. Il est gratuit et réservé aux jeunes publics. Il y a beaucoup de concerts, de théâtre de rue, etc. Et puis on a l’Astrolabe, la scène de musiques actuelles avec environ une quarantaine de concerts à l’année.
Et vous faites donc appel à Weezevent pour tous ces événements. Pourquoi nous avoir choisi ?
Oui on est sur Weezevent depuis 2012 pour la billetterie de l’Astrolabe. Et sur Hop Pop Hop on est à la fois sur la billetterie et sur le cashless avec Weezevent. On avait été satisfait par la présentation de Sébastien — co-fondateur de Weezevent — et par l’intérêt de la solution technologique proposée. On voulait quelque chose d’intégré à notre site internet, en marque blanche, pour proposer au public des billets à un prix sans frais de location.
Au fil des années on est resté avec vous sur la partie billetterie et on réfléchissait au cashless. En fréquentant de nombreux festivals on se rendait compte que ça plaisait au public, et en termes d’organisation ça facilite la vie. Même si c’est un coût, c’est plus simple pour nous et pour le public. C’est pour ça qu’on a opté pour Weezevent directement.
Concernant le cashless justement, quel a été l’impact de ce changement ?
À Orléans, on est le seul festival à proposer du cashless, donc au début l’objectif a été de communiquer auprès du public, de leur faire comprendre le fonctionnement de cette solution de paiement et les avantages qui en découlent par rapport à un système de jetons. Notamment la possibilité de récupérer son argent à la fin du festival, de limiter les files d’attente en préchargeant sa carte, et tous les avantages qu’on connaît au cashless. Et nous en terme d’organisation, ça a été bénéfique dans le sens où ça nous a évité de mobiliser des bénévoles en plus pour transporter les sacs de jetons, etc. Ça nous permet aussi de regrouper les bornes cashless à des points stratégiques et au public de précharger en amont et de recharger quand il veut. En plus on est dans une zone où on peut continuer à faire du préchargement automatique durant l’événement. C’est vrai que c’est assez confortable.
Quels sont les retours des participants sur la mise en place du cashless ?
Le système a très bien fonctionné la première année donc on a eu des retours très positifs du public, même s’il était très sceptique au début et ne savait pas dans quoi il s’aventurait. Avec le cashless, c’est quand même assez plaisant pour les personnes de pouvoir récupérer leur argent à la fin de l’événement. Surtout, ce qui nous a marqué, ce sont les retours sur la rapidité et la fluidité au niveau des paiements et des encaissements aux bars. C’est vrai que c’est plus simple que de devoir sortir ses jetons, les compter, etc. Mine de rien on gagne quelques secondes qui s’enchaînent, et ça réduit la file d’attente aux banques et aux bars. Les retours se font surtout sur le temps gagné et la praticité — du fait d’avoir tout sur la même carte. Donc oui c’est très avantageux !
En vous projetant dans le futur, de quelle(s) fonctionnalité(s) auriez-vous envie ?
Comme on est sur un événement en centre-ville, ce qui nous intéresse serait d’instaurer du contrôle d’accès dans chaque lieu pour savoir en temps-réel combien on a de personnes devant la scène principale, à la scène nationale, au 108… Ça nous permettrait de jauger les mouvements du public et peut-être d’adapter les horaires des concerts — les ouvrir plus tôt ou ajouter un groupe si on sait qu’il y a plus de succès sur telle scène. Ce sont des améliorations qui pourraient être envisagées. Et surtout on est limité sur certains lieux à 200 ou 500 places, donc on aimerait bien savoir en temps réel où sont les gens en fonction des horaires et des groupes.
Est-ce que vous recommanderiez Weezevent à d’autres organisateurs d’événements ?
Oui on la recommanderait fortement parce qu’on est très satisfait d’un point de vue technique. C’est vraiment une solution qui fonctionne très bien. On n’a quasiment pas de bugs. On a la chance aussi d’avoir des chefs de projets qui sont à notre écoute et qui sont assez réactifs dès qu’on a un souci, des questions, besoin d’informations sur tel ou tel sujet. C’est toujours agréable de savoir qu’on a quelqu’un à l’autre bout du fil. Grâce à Weezevent, on apporte un service au public. Avoir sa billetterie en marque blanche ça nous permet de soigner notre identité graphique et au public de savoir un peu où il est. En terme pratique c’est assez efficace.
Un dernier mot à ajouter ?
C’est une technologie qui va s’améliorer avec le temps. C’est bien de saisir ces questions-là, notamment de mieux connaître son public. Le fait d’avoir par exemple des infos sur le public, comme l’adresse e-mail, le code postal, ça nous permet d’affiner notre stratégie de communication par la suite. Si on sait qu’on a beaucoup d’acheteurs dans le centre-ville, on va peut-être ajuster notre communication. Et inversement si c’est le contraire.
