La course à pied, notamment le trail running, est en voie d’expansion depuis les années 1990. Son nombre de pratiquants ne cesse de croître, atteignant aujourd’hui plus de 900 000 personnes dans le monde entier, et augmentant en moyenne de 5 à 10% par an.
On peut expliquer cette évolution majeure avec l’arrivée des réseaux sociaux, la communication et la popularisation des marques, des athlètes, des courses, etc. expertes dans ce secteur. C’est donc un marché en pleine expansion et il peut être intéressant de vouloir en organiser un pour fédérer autour d’une passion commune.
Nous allons vous aider dans cette démarche via 7 points majeurs :
Sommaire
1. Les premières étapes dans l’organisation d’un trail
Organiser un événement sportif tel qu’un trail est une tâche qui est loin d’être simple. Il faut être organisé et établir une feuille de route bien précise. Voici les premières étapes nécessaires :
Fixez d’abord le type de trail que vous souhaitez réaliser (course nature, trail découverte, trail ou ultra trail). Ces parcours se différencient par leur distance, la totalité des surfaces goudronnées parcourues ou encore le dénivelé.
Ensuite, fixez une date, une heure et un lieu. Privilégiez un moment de l’année où le beau temps est majoritaire. Fixer une heure optimale pour accueillir un maximum de personnes, mais également pour faire courir les traileurs dans les meilleures conditions possibles. Enfin, choisissez un lieu qui est assez connu du grand public et adapté à l’épreuve..
Le nombre d’athlètes de l’épreuve est lié aux possibilités de gestion de l’organisation sur le plan de la sécurité des personnes. Il est important de réaliser une estimation du nombre d’athlètes que vous pourrez gérer en toute sécurité. À titre indicatif, pour le Grand Raid des Pyrénées en 2022, il y a eu 600 bénévoles pour 6 000 coureurs.
La cause de l’événement est également un point majeur à prendre en compte pour l’organisation de votre course : Soutenez-vous une cause particulière, ou l’objectif est-il uniquement sportif, lucratif ou toute autre finalité ?
Vous devez également fournir les dossards aux participants de la course et les badges nécessaires au parking le cas échéant. Vous devez vous assurer que les vestiaires sont suffisamment grands pour accueillir tous les participants (et pour tous les genres) et vous occuper de l’animation. Cherchez donc à vous entourer de sponsors car l’organisation des trails peut s’avérer coûteuse.
2. Quelles sont les règles et les directives à suivre ?
a) Autorisations nécessaires en tant qu’organisateur
En tant qu’organisateur d’un trail, vous devez vous soumettre à des conditions strictes rédigées par le guide de l’organisateur de la Fédération Française d’Athlétisme (FFA).
Il faut tout d’abord obtenir les autorisations nécessaires comme celles de la commune qui va accueillir l’événement. Puis dans certains cas, vous devrez créer un dossier pour la préfecture, l’Office National des Fôrets ou encore Natura 2000.
L’autorisation est délivrée par le Préfet lorsque la course se déroule sur plusieurs départements et c’est le Préfet du département de départ qui fixe où commencera exactement la course, après consultation des Préfets des départements traversés.
Vous serez également soumis à l’obligation d’assurance, celle-ci étant obligatoire et à fournir dans le dossier de demande d’autorisation à fournir au Préfet. La souscription à l’assurance Responsabilité Civile et Organisateur (RCO) est obligatoire, couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens et les dommages aux personnes (les coureurs mais aussi les bénévoles). Cela à un coût, qui sera variable en fonction de la nature de votre événement, du matériel à assurer mais aussi du nombre de participants attendus.
b) Conditions de participation
Certaines conditions de participation sont à prendre en compte dans l’organisation de votre course en nature.
Il est primordial pour tous les participants à votre trail de soumettre un formulaire d’inscription.
Si votre trail est sous la licence de la FFA, de la FFCO ou de la FFTRI, il est obligatoire que vos participants en fournissent un certificat médical, mentionnant l’absence de contre-indication à la pratique du sport compétition. Grâce à un outil d’inscription comme Weezevent, le certificat médial peut être directement joint au formulaire, au moment de l’inscription.
Si votre trail est chronométré, c’est une compétition : vous devez donc vous conformer au règlement de la FFA. Certaines licences ont des conditions bien particulières comme la UFOLEP (présentation d’un certificat uniquement si mention de la pratique de l’athlétisme) ou la UNSS (uniquement si l’établissement l’inscrit).
c) Distances différentes selon l’âge des participants
Les distances parcourues par les athlètes sont différentes selon leur âge. Par exemple, pour une course d’une distance de 30 kilomètres, les personnes pouvant y participer sont ceux de la catégorie Master (ceux nés le 31 décembre 2003 et avant). Pour un trail de 20 kilomètres, ce sont uniquement ceux de la catégorie Junior (ceux nés entre le 1er janvier 2004 et le 31 décembre 2015) qui peuvent concourir. Cette distance est la distance maximale et devra être diminuée si le dénivelé du parcours est important (on parle ici des catégories Poussin à Junior).
Par ailleurs, selon la distance et donc des catégories, une autorisation de décharge parentale de responsabilité sera demandée aux mineurs souhaitant s’inscrire.
3. Comment s’assurer de la sécurité des participants et de la réglementation lors de l’organisation ?
a) Sécurité
La sécurité de votre événement est primordiale pour garantir la meilleure expérience possible, que ce soit pour les athlètes mais également pour le public.
Certains points majeurs ne doivent pas être négligés, comme la présence de personnels soignants aux alentours du parcours, prêts à intervenir à n’importe quel moment ou encore de signaleurs à tous les endroits considérés comme dangereux (routes fréquentées, carrefours…). La sécurité des concurrents doit être la raison première de la mise en place de ces signaleurs.
Le Ministre de la Jeunesse, des Sports et de la vie associative (MJSVA) a mis au point des points clés à respecter, les voici :
- Moins de 250 participants : une équipe de secouristes et une liaison radio avec un service d’urgence ;
- De 250 à 500 participants : une ou plusieurs équipes de secouristes, une liaison obligatoire à tout moment avec un médecin ou un service de secours, présence d’une ambulance ;
- Plus de 500 participants : présence d’au moins un médecin, nombre d’ambulances et de secouristes adaptés au nombre de concurrents.
- Course de longue durée (au-delà du marathon) et course en milieu naturel : obligation de liaison radio adaptée au terrain et à la distance, présence obligatoire d’au moins un médecin.
Un dispositif de secours doit être mis en place. Il faut qu’il soit simple, fiable et accessible à tous. Il est fortement recommandé de sous traiter cette partie importante du système de sécurité. Il est également impératif, avant le jour J de l’épreuve, de réaliser des essais en tous lieux du parcours afin de connaître d’éventuelles zones d’ombre.
En termes d’équipement, il est nécessaire de disposer d’un espace, comme un local ou une tente, équipé d’un véhicule pour interventions médicales, de l’équipement médical de base, ainsi que de systèmes de communication efficaces. Ces derniers permettront de maintenir un contact constant avec les signaleurs, équipés de téléphones ou d’autres dispositifs adaptés à l’environnement. Il est impératif d’afficher les numéros d’urgence, au moins au poste de commandement central et/ou sur chaque dossard des participants.
b) Réglementations
2 types de réglementation différents doivent être mis en place : celles relatives aux zones de ravitaillement et celles sur l’environnement.
Pour les ravitaillements, il faut proposer des encas et des boissons chauds et froids. Selon le guide de la FFA, ces zones sont signalées par des panneaux 50 mètres avant la première table et 50 mètres après la dernière table. Elles ne doivent pas être placées dans des virages ou des zones qualifiées comme dangereuses. Les informations seront communiquées aux concurrents via le dépliant de l’épreuve, l’affichage et le briefing d’avant course. Les responsables de chaque poste doivent également être en mesure de pouvoir communiquer avec le personnel médical si besoin.
L’environnement est également une cause importante à respecter. Chaque poste de ravitaillement doit être équipé de sacs-poubelles et le personnel devra impérativement ramasser les détritus présents aux alentours.
Le balisage du parcours doit respecter lui aussi les normes de protection du patrimoine et de l’environnement. Il est primordial d’éviter tout type de dégradations : les balises sont à récupérer en fin d’événement, à moins d’opter pour des balises biodégradables non polluantes.
4. Quelles stratégies adopter pour faire la promotion de l’événement ?
a) Médias spécialisés dans le secteur du trail
Il faut absolument que vous cherchiez à contacter des médias spécialisés dans ce type d’événement pour vous faire connaître de la communauté trail. Vous pouvez par exemple contacter le blog Trail The World, poster votre course sur Adéorun ou encore rejoindre des groupes privés Facebook d’organisateurs d’événements similaires.
b) L’utilisation des réseaux sociaux et des e-mails d’anciens participants
La promotion de votre événement par les réseaux sociaux est aujourd’hui plus que nécessaire pour attirer un maximum de personnes le jour J. Vous devez penser à être présents sur tous les fronts : Instagram, Facebook, Tiktok, Twitter ou même Linkedin.
Pour le cas particulier de Facebook, créez une page dédiée à votre course (différente de la page de votre association). Ajoutez une belle image de couverture à votre page sur laquelle le coureur retrouvera les informations principales : la date de votre course, le lieu, le nom de votre événement).
En ce qui concerne les réseaux tels qu’Instagram ou encore Tiktok, réalisez de courtes vidéos pour permettre au public et aux athlètes d’avoir toutes les informations nécessaires pour le jour J, et de votre côté de promouvoir l’animation sur place. Pendant la course, faites des lives au moment de l’arrivée, du départ ou encore des endroits clés du parcours, qui sont souvent les moments les plus impressionnants à regarder pour les spectateurs. Utilisez des hashtags pour que les utilisateurs puissent voir votre vidéo facilement et voir tout le déroulement de l’événement (vous pouvez également utiliser vos hashtags sur Twitter). Vous l’avez compris, il faut être attentif aux différents algorithmes de ces réseaux sociaux pour en tirer un maximum de bénéfices.
Un autre moyen d’attirer des participants est l’envoi de campagnes d’e-mails. À chaque édition, vous collectez au moment de leur inscription les adresses mails des coureurs. Tirez parti de cette base de données et pensez à les contacter plusieurs mois à l’avance pour annoncer l’ouverture des inscriptions. En recevant l’information par e-mail, les coureurs pourront directement bloquer la date dans leur agenda.
c) Les autres canaux disponibles
D’autres canaux peuvent être utilisés dans la promotion et la vente de votre trail comme le bouche à oreille (d’athlètes à athlètes, de la part des clubs ou même par le public) ou encore le print (distribution de flyers dans les commerces, affiches, panneaux publicitaires…). Certaines réglementations sont définies par la FFA (taille des affiches en 4mx3m par exemple).
5. Comment gérer la billetterie de manière efficace ?
Gérer un écosystème d’inscriptions et de billetterie peut être perçu comme une tâche complexe. Si cela est votre cas, découvrez tous nos conseils pour mettre en place votre billetterie en moins de 5 minutes.
En créant une billetterie en ligne avec un outil adapté, vous pourrez à la fois récolter les frais de participation des coureurs, ainsi que les informations nécessaires pour le trail (nom, prénom, adresse e-mail, âge, certificat médical selon la licence, genre…) via un formulaire intégré.
En recueillant ainsi les e-mails des participants, vous pouvez leur envoyer facilement des communications importantes sur l’événement en lui-même (horaires, règles, classement, etc.) ainsi que les prochains événements organisés.
6. Quels conseils pour le jour de l’événement ?
a) Etablir un planning précis
Assurez-vous bien que le planning créé et communiqué soit bien respecté et que toutes les équipes présentes aux différents postes ont été formées avec soin. Détaillez-leur le déroulement de l’événement, en précisant par exemple les heures à forte influence pour les préparer au mieux, permettant ainsi d’éviter le stress et les imprévus le jour de la compétition.
Puis, préparez un accueil spécifique pour les VIP, les partenaires et la presse incluant :
- Un espace dédié (comme une salle de presse pouvant accueillir les journalistes radios, télévision, les photographes et la presse écrite, ou pour les VIP un salon spécifique avec un buffet exclusif).
- Des places réservées aux meilleurs rangs.
- Des accréditations spécifiques leur permettant d’aller au plus proche des athlètes ou à proximité du podium pour la remise des prix.
b) Bénévoles et équipes
Pour la gestion des bénévoles et des équipes sur le terrain de manière générale, attribuez des droits d’accès spécifique lié à leur rôle. Assurez-vous que certains postes soient équipés de talkie-walkie pour prévenir s’ils nécessitent du renfort pour assurer le bon fonctionnement de l’événement.
Pendant l’événement, soyez disponible pour répondre aux questions et fournir un soutien continu à votre équipe. Assurez-vous qu’ils disposent des ressources et du matériel nécessaires pour accomplir leur travail.
Astuce : Pour faciliter votre gestion de bénévoles et d’équipes, affranchissez-vous des dossiers Excel complexes en vous dotant d’une solution tout en un, telle que WeezCrew. En tenant compte des disponibilités et préférences indiquées par chaque membre, WeezCrew vous assiste pour les affecter rapidement et sans erreur à des missions adaptées. La plateforme vous permet d’envoyer des SMS et des e-mails ciblés à vos équipes. Vous pouvez les segmenter en fonction des postes, programmer les envois, et récolter les réponses aux SMS en temps réel. Très utile pour fidéliser, maintenir l’engagement et la motivation de vos équipes !
Plusieurs organisateurs nous ont déjà fait confiance et expriment à quel point cet outil est un réel atout pour la gestion de leurs équipes. Voici par exemple le retour de l’organisateur de la course mythique du Grand Raid des Pyrénées :
“Avec WeezCrew nous avons trouvé une écoute et un accompagnement personnalisé. Nous avons un vrai interlocuteur qui répond à nos attentes.
Par ailleurs, la personnalisation de l’interface est un vrai atout. Nous pouvons la paramétrer selon nos envies et la customiser selon l’identité du GRP. Grâce à WeezCrew et son système de géolocalisation, nous allons également pouvoir donner des informations précises à nos bénévoles. L’aspect évolutif de la solution aura fini par nous convaincre définitivement.”
7. Après le trail
Une fois votre épreuve terminée, pensez à remettre l’endroit dans son état originel : ne laissez aucune installation et aucun déchet.
Vous pourriez envisager d’organiser un cocktail impliquant vos prestataires, bénévoles, membres de votre équipe et les athlètes ayant participé. Cela vous permettrait de remercier tous les intervenants ayant contribué au succès de votre événement, tout en renforçant les liens pour de futures collaborations.
Ensuite, rassemblez toutes les mentions presse et retombées médiatiques dans une revue de presse.
Si vous avez une base de données de fans, envisagez d’envoyer une newsletter quelques mois avant la prochaine course pour les informer de l’événement. Pensez également à leur envoyer un rappel à l’approche de la course, peut-être accompagné d’un code promotionnel pour les inciter à acheter leur dossard.
Vous avez déjà déterminé un lieu et une date pour votre course ? Ouvrez-y dès à présent les inscriptions avec un outil de billetterie en ligne adapté.
