5 buenas prácticas para gestionar el staff de tu evento

5 buenas prácticas para gestionar el staff de tu evento

Crear un even­to siem­pre impli­ca una orga­ni­zación min­u­ciosa ya que todos los detalles son impor­tantes para que los asis­tentes estén sat­is­fe­chos. La COVID-19 ha puesto en una situación com­pli­ca­da al sec­tor de los even­tos, obligan­do a la rein­ven­ción. Los orga­ni­zadores, por lo tan­to, tienen que pen­sar des­de ya en cómo serán los even­tos del mañana.

¿Cómo pro­te­ger a tu staff en caso de epi­demia? ¿Qué her­ramien­tas pueden ayu­darte a hac­er­lo? ¿Cuán­tos asis­tentes puedes recibir cómo máx­i­mo de for­ma que su seguri­dad esté garan­ti­za­da? En este artícu­lo te trae­mos pis­tas de reflex­ión para la orga­ni­zación de tus próx­i­mos even­tos anticipán­dote a estas cues­tiones.

Índice

  1. Crear un pro­to­co­lo de higiene detal­la­do
  2. Con­tratar per­son­al bien for­ma­do
  3. Escoger her­ramien­tas tec­nológ­i­cas efi­cientes
  4. Fijar un aforo máx­i­mo ade­cua­do
  5. Opti­mizar la sosteni­bil­i­dad de tu even­to

1. Crear un protocolo de higiene detallado

La higiene es, des­de el ini­cio de la cri­sis, de lejos, el pun­to más impor­tante y del­i­ca­do al que los orga­ni­zadores de even­tos tienen que prestar espe­cial aten­ción. Para que tu even­to sea un éxi­to, crea un pro­to­co­lo de higiene com­ple­to.

Ofrece mas­car­il­las y gel hidroal­co­hóli­co y cui­da que los asis­tentes los util­i­cen. Recuer­da la necesi­dad de su uso ponien­do carte­les en pun­tos estratégi­cos y hacien­do recorda­to­rios por mega­fonía. Pres­ta aten­ción a la apli­cación de gestos de bar­rera y favorece la dis­tan­cia nece­saria entre asis­tentes.

Algu­nas agen­cias espe­cial­izadas en gestión de per­son­al para even­tos han puesto en mar­cha pro­to­co­los pro­pios y detal­la­dos, con­formes con la nor­ma­ti­va san­i­taria, de for­ma que los futur­os asis­tentes dis­fruten de la mejor expe­ri­en­cia posi­ble.

2. Contratar personal bien formado

Una vez crea­do el pro­to­co­lo de higiene, tienes que ase­gu­rarte de que se apli­ca cor­rec­ta­mente. Man­ten­er la dis­tan­cia de seguri­dad, lle­var mas­car­il­la y uti­lizar gel hidroal­co­hóli­co aún no son refle­jos que tienen inte­gra­dos todas las per­sonas, por lo que en un even­to rela­ja­do, se pueden olvi­dar fácil­mente, a pesar de la impor­tan­cia que tienen en este momen­to.

Por estas razones, una bue­na gestión de tu staff en 2020–2021 impli­ca que cuentes con un equipo de seguri­dad reforza­do para que todos los impli­ca­dos vean que tomas tus respon­s­abil­i­dades como orga­ni­zador de even­tos muy en serio.

No sabe­mos cuán­do desa­pare­cerá el virus. Por ello, es preferi­ble desar­rol­lar buenos hábitos des­de ya. Es uno de los desafíos que se pre­sen­tan a los orga­ni­zadores de even­tos. Para ello, es impre­scindible que todo tu per­son­al esté cor­rec­ta­mente for­ma­do en lo que respec­ta a las nuevas nor­mas y especí­fi­ca­mente en su apli­cación en el con­tex­to de un even­to.

3. Escoger herramientas tecnológicas eficientes

Las her­ramien­tas tec­nológ­i­cas se uti­lizan cada vez más en todo tipo de even­tos y en muchos de ellos han demostra­do ser impre­scindibles. Hoy en día, más que nun­ca, tienes que ten­er en cuen­ta lo que te pueden apor­tar cier­tas solu­ciones como la ven­ta de entradas online, el con­trol de las entradas medi­ante su esca­neo con ter­mi­nales de con­trol de acce­so y el cash­less para evi­tar el con­tac­to entre tu staff y los asis­tentes.

La colo­cación de pan­tallas con men­sajes dinámi­cos en pun­tos estratégi­cos tam­bién puede ayu­dar a tu staff a recor­dar a los asis­tentes los gestos de bar­rera que tienen que acor­darse de realizar durante todo el even­to.

4. Fijar un aforo máximo adecuado

El número de asis­tentes a un even­to puede con­sid­er­arse en sí mis­mo como un gesto de bar­rera. Limi­ta y con­tro­la el aforo máx­i­mo de tu even­to con la ven­ta de entradas online para no crear aglom­era­ciones y que los asis­tentes puedan man­ten­er la dis­tan­cia ade­cua­da entre sí. Para ello, tienes que ten­er en cuen­ta el tamaño del espa­cio, su con­fig­u­ración y, sobre todo, las activi­dades pre­vis­tas. No será lo mis­mo orga­ni­zar una con­fer­en­cia en una sala que un tor­neo deporti­vo en un espa­cio al aire libre; las difi­cul­tades y las ven­ta­jas varían de un caso a otro.

5. Optimizar la sostenibilidad de tu evento

Por últi­mo pero no por ello menos impor­tante: la sosteni­bil­i­dad de tu even­to. Este tema está más de actu­al­i­dad que nun­ca y a par­tir de aho­ra será un cri­te­rio impor­tante para el éxi­to de tu even­to. En el con­tex­to actu­al, por ejem­p­lo, ofrece a tu staff —y si es posi­ble, tam­bién a los asis­tentes— mas­car­il­las reuti­liz­ables en lugar de las de un solo uso. Estas últi­mas con­t­a­m­i­nan mucho más. Además, uti­liza vajil­la  biodegrad­able en lugar de vasos, platos y cubier­tos de plás­ti­co que están a la cabeza en con­t­a­m­i­nación, o, mejor aún, si tu even­to lo per­mite, vajil­la que no sea de usar y tirar.

Estas solu­ciones no son siem­pre las más baratas a cor­to pla­zo pero mostrarán que tienes un ver­dadero com­pro­miso, lo que será ben­efi­cioso a largo pla­zo. Sirve de inspiración a los asis­tentes, a tus colab­o­radores, provee­dores e invi­ta­dos para que hagan lo mis­mo. Final­mente, per­son­al­iza las mas­car­il­las reuti­liz­ables con el logo y los col­ores de tu orga­ni­zación o del even­to para crear un sen­timien­to de perte­nen­cia y comu­nicar de for­ma «gra­tui­ta» fuera de tu even­to, a través del boca a boca.

En el sec­tor de los even­tos, como en otros, está claro que habrá un antes y después COVID-19. Por lo tan­to, es preferi­ble empezar a adap­tarse des­de ya mis­mo para no dejar escapar nuevas opor­tu­nidades.

Aprovecha todas las fun­cional­i­dades de las solu­ciones que te ofrece Weezevent y orga­ni­za tu futuro even­to hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Orga­ni­zar un even­to

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en