Avec l’avènement des nouvelles technologies, le secteur événementiel a connu également de grands bouleversements. Entre la digitalisation des événements (webinaires), la personnalisation des expériences, la blockchain et les NFT, la numérisation des expositions, la digitalisation de l’événementiel s’accentue. Cela offrant de nouvelles opportunités uniques aussi bien pour les artistes et professionnels, que pour les organisateurs.
Nous explorerons plus particulièrement les expositions virtuelles, comment en organiser une, les avantages, la gestion du budget et bien plus encore. Voici toutes nos astuces et conseils pour organiser une exposition virtuelle unique et réussie.
Sommaire
1. Les expositions virtuelles : des événements de plus en plus demandés
Les expositions virtuelles trouvent leurs racines dans le développement global et mondial des technologies numériques, du digital et de manière plus générale d’Internet et des technologies blockchain. Avec l’avènement des plateformes en ligne, des outils de communication numériques (zoom, teams, webinaires…), il est devenu relativement simple et rapide d’organiser des événements des événements virtuels et interactifs.
Cela permettant d’organiser des événements de plus large ampleur, avec des participants de partout dans le monde et ce pour un coût logistique et organisationnel quasi nul. Enlevant donc les contraintes aussi bien physiques que géographiques.
2. Qu’est-ce qu’une exposition virtuelle ?
Avant de rentrer plus en détail sur l’aspect organisationnel (logistique, budget…) de votre événement, il convient de rapidement définir ce qu’est une exposition virtuelle. Une exposition virtuelle est une expérience en ligne interactive qui simule une exposition physique traditionnelle (dans un musée, une galerie, une ville…). Une exposition virtuelle se déroule généralement sur une plateforme en ligne où les exposants peuvent présenter leurs œuvres, produits, services ou idées à un public inscrit au préalable.
Les participants peuvent explorer des stands virtuels, assister à des tables rondes, interagir de manière plus personnalisée avec les œuvres et artistes etc. Les expositions virtuelles peuvent être adaptées à divers domaines, tels que les salons professionnels, les foires, les conférences, les expositions artistiques ou les tables rondes.
3. Budget et ressources nécessaires pour organiser une exposition virtuelle
Malgré son aspect digital, organiser une exposition virtuelle demande une planification minutieuse et un budget approprié. Les coûts peuvent varier en fonction de divers éléments tels que la taille de l’événement, la rémunération des prestataires techniques (plateformes, son…), le niveau de personnalisation souhaité et les fonctionnalités technologiques utilisées.
Les dépenses traditionnelles à inclure dans votre budget peuvent comprendre la création d’un site web de l’exposition, la location de la plateforme virtuelle, les frais de marketing, les frais techniques, la création de contenu visuel attrayant, les honoraires des conférenciers et les services de support technique.
4. La logistique d’une exposition virtuelle
Tout comme le budget, la logistique d’une exposition virtuelle comprend malgré tout plusieurs aspects clés à prendre en compte et à préparer. Cela comprend notamment la planification et la promotion (création de contenu engageant et plusieurs semaines en avance sur les réseaux sociaux), la gestion des stands virtuels, la configuration des outils de communication en ligne et la formation des exposants sur l’utilisation de la plateforme virtuelle.
Il est essentiel pour une exposition virtuelle de réaliser de nombreux tests en amont afin de s’assurer que l’expérience soit fluide de manière générale, le son agréable et clair, peu importe le nombre de personnes se connectant à la plateforme. Enfin, pensez à prévoir un système de billetterie en ligne pour faciliter l’inscription et la participation des personnes à distance peu importe leur situation géographique.
5. Quelques idées originales d’expositions virtuelles à organiser
Pour vous donner davantage d’inspirations, voici une liste non exhaustive d’expositions virtuelles à organiser, selon diverses thématiques :
- Une exposition virtuelle immersive : Créez une expérience immersive en utilisant la réalité virtuelle (RV) ou la réalité augmentée (RA) pour permettre aux visiteurs de parcourir virtuellement un espace virtuel avec des interactions et expériences uniques. Cela peut être avec des objets numériques, des œuvres d’art ou des produits physiques représentés numériquement. Bien entendu, ce type d’exposition demandera un coût plus important et une connaissance technologique et une solution plus avancée.
- Une exposition virtuelle collaborative : Permettez aux visiteurs de contribuer à l’exposition en soumettant leurs propres créations ou en partageant leurs idées, lors d’un atelier virtuel d’art par exemple, ou de mode (présentation des nouveaux produits et recueil des retours des participants en ligne).. Cela favorise l’engagement du public et crée une communauté dynamique autour de l’événement
- Une exposition autour des éléments multisensoriels : Explorez les possibilités d’offrir une expérience multisensorielle aux visiteurs. Utilisez des éléments audios, des vidéos immersives, des effets visuels originaux ou encore des jeux interactifs pour apporter une expérience digitale unique
- Une exposition virtuelle sur les nouvelles technologies : Mettez en avant les dernières innovations technologiques et explorez les possibilités futures dans des domaines tels que l’intelligence artificielle, la robotique, la réalité virtuelle, les véhicules autonomes, etc. Cela peut être autour d’une table ronde, d’une intervention d’experts sur le sujet etc.
- Une exposition virtuelle sur l’art urbain : Mettez en valeur les artistes urbains et leurs créations à travers des galeries virtuelles, des vidéos de street art, des interviews d’artistes et des visites virtuelles des quartiers urbains
- Une exposition virtuelle sur le développement durable : Si vous souhaitez mettre en avant un projet, une œuvre ou tout autre événement défendant la cause environnementale, les expositions virtuelles sont également idéales pour ce faire. Cela peut se faire autour d’ateliers, de sessions de formations, de vidéos et projections etc.
- Une exposition virtuelle sur la culture et les traditions du monde : Plongez les participants en ligne dans la richesse culturelle de différentes régions et pays à travers des expositions interactives présentant l’artisanat, la musique, la danse, la gastronomie et d’autres aspects culturels uniques
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