Encore assez méconnues, les courses de caisse à savon sont de plus en plus appréciées aussi bien pour les participants que pour les spectateurs. Que vous soyez un grand amateur des courses de caisse à savon, que vous aimez le bricolage, l’esprit d’équipe et la bonne ambiance, c’est l’activité idéale !
L’organisation d’une telle course demande une certaine préparation pour un événement réussi, amusant et compétitif. Pour vous aider au mieux, voici un guide rapide avec quelques astuces et conseils !
Sommaire
1. La définition d’une date et une heure précise
L’une des premières étapes avant de commencer l’organisation de tout événement est la définition de la date ainsi que la durée et l’heure de début. Une course de caisse à savon s’organise de manière générale sur des routes ou des pistes ayant une légère pente pour pouvoir donner de la vitesse aux caisses tout en laissant la possibilité de freiner. Certaines courses s’organisent également en plein milieu des villes comme celles organisées par Red Bull. Assurez-vous également d’obtenir les autorisations nécessaires des autorités locales pour fermer temporairement la circulation le jour souhaité et d’avoir toute la sécurité nécessaire. Concernant la date de votre événement, elle doit être définie de nombreux mois à l’avance, ce qui laisse une incertitude sur la météo le jour J. Évitez d’organiser votre course de caisse à savon au même moment que d’autres événements majeurs dans la ville souhaitée. Enfin, une course de caisse à savon se déroule en général sur un après-midi jusqu’au début de soirée pour les événements et activités annexes.
2. Le recrutement d’une équipe complète
Pour garantir la bonne organisation et le bon déroulement de votre événement, vous devrez mobiliser un certain nombre de personnes avant, pendant et après la course. Identifiez les personnes ayant des compétences variées, telles que la gestion d’événements, la communication, la logistique, la sécurité et le marketing par exemple. Répartissez les tâches et assurez-vous que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités. Enfin, planifiez des réunions régulières pour discuter des avancées, résoudre les problèmes potentiels et traiter avec les différents prestataires (logistique, sponsors…). Comme la course de caisse à savon est un sport d’équipe, vous devez également définir le nombre de personnes nécessaire par équipes et ouvrir les inscriptions longtemps en avance pour laisser le temps aux personnes de se renseigner, se motiver et s’inscrire.
3. Le règlement de la course
Pour assurer par ailleurs une bonne sécurité tout au long de l’événement, vous devez établir un règlement clair et conforme à la réglementation locale en vigueur. Définissez les critères d’éligibilité, les règles de construction des caisses à savon, les dimensions des véhicules, les équipements de sécurité obligatoires et les sanctions en cas de non-respect des règles.
4. Quelques informations sur les coureurs
Comme la course de caisse à savon est un sport d’équipe, vous devez aussi définir le nombre de personnes nécessaire par équipes et ouvrir les inscriptions longtemps en avance pour laisser le temps aux personnes de se renseigner, se motiver et s’inscrire. Voici les différents rôles souvent attribués au sein d’une équipe de course de caisse à savon :
- Le pilote : C’est le membre de l’équipe qui sera responsable de conduire la caisse à savon pendant la course. Le pilote doit avoir une bonne coordination, une maîtrise de la conduite et une bonne compréhension des règles de la course.
- Les constructeurs : Ce sont les membres de l’équipe chargés de la conception et de la construction de la caisse à savon. Ils doivent avoir des compétences en menuiserie, en ingénierie ou en fabrication pour créer un véhicule sûr et fonctionnel.
- Le mécanicien : Il s’agit du membre de l’équipe qui sera responsable de l’entretien et de la réparation de la caisse à savon. Le mécanicien doit avoir des connaissances en mécanique et être en mesure de résoudre rapidement les problèmes techniques qui pourraient survenir pendant la course.
Une équipe peut mobiliser de 2 à 8 personnes pour créer la caisse, mais seulement 2 à 4 personnes pourront courir le jour J.
5. La logistique de l’événement
La logistique joue un rôle essentiel dans la réussite d’une course de caisse à savon. Assurez-vous de disposer de matériel et équipements suffisants tels que des barrières de sécurité, des stands de ravitaillement en eau, des toilettes portables et des services médicaux d’urgence. Planifiez également l’emplacement des stands pour la boisson et la nourriture, des tribunes pour les spectateurs et des zones de départ et d’arrivée. Pensez à faire appel à une équipe de bénévoles bien formée pour vous aider à gérer la logistique pendant l’événement. Assignez des volontaires à des postes clés tels que la sécurité, le stationnement, l’accueil des participants, le guichet d’information pour le public, etc.
6. La promotion de la course de caisse à savon
Pour augmenter vos chances d’avoir un grand nombre de participants et spectateurs, vous devez mettre l’accent sur la promotion de votre événement. Créez des comptes dédiés sur les réseaux sociaux, ainsi qu’une page dédiée à l’événement et partagez régulièrement des annonces, des rappels, des photos et des vidéos pour susciter l’engouement. Contactez les médias locaux tels que les journaux, les stations de radio et les mairies, les écoles, centres sportifs ou associations pour obtenir une couverture médiatique plus importante. Enfin, pensez à collaborer avec des sponsors locaux pour obtenir leur soutien financier ou matériel. Toute caisse à savon est en général remplie de différents sponsors les aidant à financer la création du véhicule. Faites de même pour vous aider financièrement ou matériellement dans l’organisation de votre événement.
7. La mise en place d’un système d’inscription et d’une billetterie
Pour simplifier le processus d’inscription, créez un système d’inscription ainsi qu’une billetterie en ligne. Cette billetterie pourra être ajoutée sur votre page web, vos réseaux sociaux ou faire l’objet d’une page vitrine uniquement pour l’événement. Les participants pourront fournir leurs informations personnelles, accepter les conditions de participation et effectuer le paiement pour leur inscription.
Les solutions proposées par Weezevent pour l’organisation d’une course de caisse à savon sont parfaitement adaptées. Elles offrent une plateforme conviviale et complète, qui permet aux organisateurs de gérer facilement les inscriptions, la vente de billets et la communication avec les participants.
