L’apparition du Covid-19 a drastiquement changé la façon dont sont organisés les événements. Les organisateurs doivent trouver des solutions pour que leurs événements aient lieu malgré les règles fixées par les autorités et les appréhensions du public. Parmi toutes les solutions imaginées, Weezevent propose un dispositif de placement numéroté et distancié, intégré à votre billetterie en ligne et relié à votre contrôle d’accès. Découvrez ce dispositif récemment mis à l’épreuve au Festival Interceltique de Lorient et, vous aussi, organisez vos événements dans des conditions optimales.
Sommaire
- Un dispositif complet grâce à un outil performant
- Quatre fonctionnalités indispensables
- L’importance de la communication
- Un parcours participant intuitif en ligne et sur place
- Trois exemples de dispositifs alternatifs
1. Un dispositif complet grâce à un outil performant
Dans le contexte de crise sanitaire actuel, l’une des demandes principales des autorités et des participants est de favoriser les gestes barrières entre les personnes, surtout lors d’événements se tenant en lieux clos — placement assis, distanciation physique, espacement des sièges, etc.
Avec Weezevent, la mise en place d’un dispositif de sélection des sièges avec une optimisation en temps réel des espaces entre chacun est facilitée par un outil performant : fixez vos règles de distanciation en fonction des spécificités de votre lieu et Weezevent les met en production. Nous nous assurons qu’elles s’appliquent sur votre billetterie en ligne afin de rassurer vos futurs participants et de vous mettre en conformité avec les mesures sanitaires liées au Covid-19.
2. Quatre fonctionnalités indispensables
- Distanciation ajustable ;
- Déterminez le nombre de sièges à désactiver sur les côtés ainsi qu’à l’avant et à l’arrière lors de l’achat d’un ou plusieurs billets ;
- Réservations de groupe ;
- Permettez aux membres d’une famille ou d’un groupe social de s’asseoir côte à côte en déterminant le nombre de sièges pouvant être sélectionnés ensemble — en général 9 personnes maximum ;
- Désactivation des rangées couloir ;
- Rendez la circulation dans les allées plus sûre en désactivant une ou plusieurs rangées de sièges proches de celles-ci ;
- Activation/désactivation manuelle ;
- Désactivez ou activez n’importe quel siège si besoin.
L’outil en action — utilisé par le Festival Interceltique de Lorient
3. L’importance de la communication
Informez vos participants du fonctionnement de ce dispositif et du nombre de sièges qu’ils peuvent réserver dans une seule commande — en général 9 maximum. Incitez-les à venir en groupe afin d’optimiser le remplissage de votre lieu. Ce type de dispositif est recommandé lorsque vous organisez des événements propices à une venue en famille ou en groupe social. Rassurez-les — sans excès de zèle — en montrant vos efforts pour limiter les risques liés au Covid-19.
4. Un parcours participant intuitif en ligne et sur place
En arrivant sur votre billetterie en ligne, vos participants n’ont qu’à sélectionner un ou plusieurs sièges parmi ceux disponibles et l’outil optimise en temps réel l’occupation de votre lieu. Au moment de la réservation, les sièges proches d’eux dont les places ne seront pas vendues s’affichent hachurés afin de leur assurer que la distanciation sera bien effective. Le numéro du siège choisi est inscrit sur le billet envoyé dès la réservation effectuée.
Lorsqu’ils arrivent sur place, vous scannez leur billet à l’entrée. Vous les orientez vers leur zone et leur siège via le numéro inscrit sur leur billet. Si vous souhaitez (re)scanner les billets aux entrées des différentes zones, créez avant de lancer votre événement des tarifs par zone afin de pouvoir configurer des listes de contrôle par tarif — ex : Catégorie 1 – Entrée A.
5. Trois exemples de dispositifs alternatifs
Certains organisateurs ont choisi d’autres dispositifs plus adaptés à la configuration de leur lieu, à leurs activités et à leur public. Voici trois dispositifs compatibles avec les solutions de Weezevent et respectant les gestes barrières demandés par les autorités :
Billets groupes “canapés”
Les organisateurs des concerts Noches Mediterráneas à Alicante ont préparé leur lieu pour accueillir des groupes de 2 personnes et de 3-4 personnes sur des sofas espacés de 1,5 m. La distanciation étant automatique via l’espacement des sofas sur place, les participants n’ont qu’à choisir le secteur, l’emplacement et la taille du sofa via un système de placement numéroté classique.
Billets groupes “tables”
Les participants du Tomavistas Extra 2020 à Madrid sélectionnent le secteur, l’emplacement et la taille de leur table — 2 ou 4 personnes — via un système de placement numéroté classique. Les tables sont espacées de 1,5 m afin de faciliter la réservation en ligne sans système de placement distancié.
Billets non placés
Aux Conciertos en el Castillo à Alicante, tous les sièges sont espacés d’1,5 m. Les participants se rendent simplement sur la billetterie en ligne pour choisir une zone. Sur place, ils choisiront parmi les sièges libres. Ce dispositif peut s’appliquer à la totalité d’un lieu ou à certaines zones en complément des dispositifs cités précédemment.
Les équipes de Weezevent, formés aux outils de placement distancié, se tiennent à votre disposition pour imaginer ensemble un dispositif pertinent pour votre événement. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos solutions de billetterie en ligne, contrôle d’accès, cashless et CRM :
