L’organisation d’un festival est stimulante et gratifiante, mais tout aussi complexe et exigeante. Pour vous accompagner, nous vous livrons tous nos conseils pour savoir comment organiser un festival.
Pour aller plus loin, téléchargez gratuitement Le guide pratique de l’organisateur de festival.
Sommaire
1. Déterminer les contours du festival
L’organisation d’un festival passe par certaines étapes indispensables. Avant de pouvoir vendre vos billets, vous devez définir les contours du festival que vous souhaitez organiser.
a) Raison d’être du festival
Commencez par répondre à la question « pourquoi est-ce que j’organise un festival ? ». Votre réponse vous aidera à définir des objectifs, qui vous permettront de calculer le ROI de votre événement.
b) Typologie du festival
La seconde étape consiste à imaginer ce à quoi votre festival va ressembler. Son genre (musique, cinéma, nourriture, etc), sa durée, son déroulé, sa cible, etc. C’est le moment de visualiser l’événement qui répond à votre but principal et à vos objectifs.
Statuez également sur la date, les horaires ainsi que sur le lieu du festival. Prenez le temps nécessaire pour être sûr de faire un choix qui attirera votre cible et lui donnera envie d’acheter des billets pour participer à votre festival.
c) Budget du festival
Vous ne pouvez pas envisager de mettre en place un festival dans vous pencher sur la question du budget. Pour en garantir la réussite, vous devez prévoir votre budget de façon sérieuse et réaliste.
Après avoir analysé votre public cible, ses centres d’intérêt et ses attentes, vous saurez plus ou moins quels types d’activités et animation mettre en place pour les satisfaire. Ces indications vont vous permettre de dresser votre budget prévisionnel, en fonction des dépenses à couvrir pour chaque poste (cachets des artistes, location du lieu, prestataires, assurances, personnels, etc.)
N’oubliez pas d’ajouter des marges de sécurité dans votre enveloppe budgétaire. Généralement, cette marge se situe aux alentours des 15% du budget global alloué.
Pour vous faciliter la tâche, inspirez-vous de notre article qui vous aide à créer un budget festival réaliste.
d) Financer le festival
Une fois de budget dressé, vient le moment de trouver les fonds nécessaires pour couvrir les dépenses prévisionnelles.
En vous y prenant suffisamment à l’avance, plusieurs opportunités de financement s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple :
- Monter un dossier et faire des demandes de sponsoring,
- Compter sur la prise en charge d’une partie des dépenses via des mécènes,
- Déposer des demandes de subventions aux organismes compétents de votre région,
- Ouvrir votre événement à des prestataires externes et récolter des droits d’exploitation
- Faire appel à la générosité avec des campagnes de dons et de crowdfunding
- Etc.
Pour en savoir davantage sur vos possibilités, découvrez notre article dédié “Comment financer son festival : 6 pistes à explorer”.
2. Trouver le nom de son festival
Grâce à la définition des contours de votre festival, vous allez pouvoir lui trouver un nom adéquat.
Pendant votre phase de réflexion, vous devez prendre en compte les critères suivants :
- Facilité de prononciation : Le nom de votre festival doit pouvoir être prononcé facilement par vos participants. Est-il facile à retenir ? Un enfant est-il capable de le répéter ?
- Longueur idéale : Pour être percutant et bien retenu, le nom de festival doit avoir une longueur adéquate, généralement située entre 10 et 30 caractères.
- Compréhension aisée : Il faut que les participants que vous visez puissent comprendre le nom de votre festival. Pour cela, prenez en compte votre cible : son univers, ses habitudes et ses différentes caractéristiques. Il faut que le nom lui plaise et fasse sens pour elle.
Mais surtout, le nom de votre festival doit vous plaire !
3. Distribuer les billets
Que vous ayez choisi de faire payer la participation à votre festival ou non, il est recommandé de mettre en place une billetterie en ligne pour encourager votre cible à passer à l’achat.
Une billetterie en ligne vous permet, entre autres, de :
- Suivre les inscriptions avant l’événement et veiller à respecter la capacité d’accueil de votre lieu
- Connaître le taux de “no-show” (inscrits qui ne se sont pas présentés)
- Vendre du contenu additionnel aux billets (accès camping, accès zone VIP…)
- Configurer différents tarifs et catégories pour vos différents publics
- Générer des recettes en amont du festival pour financer le projet
- Mieux connaître vos participants et pouvoir les contacter avant, pendant et après le festival
4. S’entourer de professionnels
Il est pratiquement certain que vous n’assumiez pas seul la totalité des missions liées à votre festival. Entourez-vous des meilleurs !
Pour vous aider à créer un événement mémorable, entourez-vous de spécialistes et de professionnels de l’événementiel qui sauront vous accompagner. Optimisez la réussite de votre festival en les choisissant avec soin, et définissez leurs rôles et missions avec exactitude.
Parmi ceux qui vous entourent, comptez :
- La production (président, trésorier, directeur de la communication, directeur de la programmation, directeur de la logistique…) et les bénévoles
- Les prestataires (audiovisuel, restauration, animation, contrôle d’accès…)
- La programmation (les artistes et intervenants qui rythmeront votre festival)
Astuce : Découvrez les 6 erreurs à éviter lorsque vous organisez votre festival.
5. Communiquer avant le festival
Optimisez vos chances d’attirer un maximum de festivaliers en communiquant suffisamment en amont de votre festival.
Plusieurs leviers s’offrent à vous. À vous de sélectionner ceux qui seront les plus pertinents pour votre cible et ses habitudes ! Voici plusieurs idées de canaux de communication :
- Site internet optimisé
- E-mailing
- Publicités (en ligne ou imprimées)
- Réseaux sociaux
- Médias (presse écrite, radio, chaîne de télévision)
- Partenaires
« Attirez votre cible en captant son attention ! Réseaux, affichage, radio… Testez et adaptez votre stratégie en fonction des résultats. » Julie, Cheffe de Projet – Weezevent
6. Optimiser son organisation au maximum
Pour assurer le bon déroulement du festival, vous devez prévoir les étapes détaillées de son organisation.
Mettez toutes les chances de votre côté en étant le plus précis possible dans le détail de chaque étape de votre planning. Cette étape est longue et fastidieuse, mais elle vous permet d’avoir une vision globale du déroulé de votre festival.
Prévoyez suffisamment de temps pour réfléchir à la programmation idéale pour votre festival. Quels en seront les grands temps forts ? Chaque moment d’animation de votre festival (un concert, une conférence, une activité…) fera l’objet d’un planning d’organisation distinct. Anticiper au maximum vous permet de maximiser vos chances de pouvoir booker vos intervenants rêvés.
Pensez également à prévoir la disposition du site de l’événement, à planifier vos communications ainsi que l’organisation du Jour J. Pour vous aider à y parvenir, découvrez notre article sur le planning organisationnel d’un festival.
7. Prévoir les étapes après le festival
Évidemment, l’organisation de votre festival ne s’arrête pas une fois les festivaliers partis ! L’organisation “post-événement” est tout aussi importante que tout le travail accompli en amont.
Prévoyez le démontage et le nettoyage du site dès la fin de votre événement. Vous pouvez faire appel à un prestataire de nettoyage pour vous aider dans cette démarche. Néanmoins, la propreté pendant et après l’événement est l’affaire de tous. Sensibilisez l’ensemble de vos équipes sur le sujet, et impliquez chacun dans le nettoyage continu du site pendant le festival.
Organisez des bilans avec les différentes parties prenantes du festival. Équipe, bénévoles, prestataires, partenaires… dressez le bilan de votre collaboration, et déterminez ensemble les axes d’améliorations pour les prochaines éditions.
La communication post-événement est toute aussi importante que celle qui précède votre festival.
Juste après votre festival, c’est également le moment idéal pour solliciter l’avis des festivaliers à travers un questionnaire en ligne, tout en les remerciant de leur participation. Vous pouvez également mettre en place un moyen de communication pour les participants qui auraient perdu des affaires personnelles pendant votre festival. Par exemple, une adresse e-mail dédiée, un numéro de téléphone ou un post sur les réseaux sociaux.
N’hésitez pas à créer du contenu de communication lié à votre événement. Avec des photos et des vidéos prises pendant le festival, continuez à alimenter vos réseaux sociaux tout au long de l’année pour créer une communauté autour de votre festival, et inciter à participer à sa prochaine édition.
8. Télécharger le guide pratique pour organiser votre premier festival
La lecture de cet article vous a donné envie d’organiser votre premier festival, et vous souhaitez avoir davantage de conseils et de témoignages d’experts ?
Nous mettons à disposition « Le guide pratique de l’organisateur de festival« , un livre blanc gratuit au contenu riche et varié pour vous guider dans toutes les étapes de votre festival.
