Votre événement cartonne mais vous pensez avoir atteint son potentiel maximum dans sa ville actuelle ? Vous sentez que c’est le bon moment pour l’étendre à une autre ville mais vous ne savez pas par où commencer ? En effet, lancer votre événement dans une nouvelle ville est un vrai défi car vous allez devoir y trouver un nouveau public et le séduire. Vous allez également devoir nouer de nouveaux partenariats dans une ville où votre événement n’a pas la même renommée que dans la vôtre.
La bonne nouvelle est que vous avez déjà dû affronter ce défi en lançant votre événement “à domicile”. Vous avez donc seulement besoin des bons outils et d’une bonne stratégie pour réussir. Voici 5 astuces pour vous aider à lancer votre événement dans une nouvelle ville.
Sommaire
- Rechercher et contacter des lieux événementiels
- Se rapprocher de sponsors locaux
- Se renseigner sur les formalités administratives locales
- Engager du staff local
- Ajuster vos tarifs
1. Rechercher et contacter des lieux événementiels
Le lieu de votre événement a un impact significatif sur l’expérience que vous offrez à vos participants. Choisissez un endroit qui satisfera vos besoins — capacité, disponibilité, luminosité, sonorisation — tout en émerveillant vos participants.
Si c’est la toute première fois que vous organisez un événement dans une nouvelle ville, les lieux événementiels auront tendance à vous proposer des prix élevés. Associez-vous à un partenaire local, qui connaît les meilleurs lieux et pourra donc négocier les prix pour vous.
Avant de conclure un accord avec un lieu, assurez-vous que vous êtes en accord sur les conditions d’annulation, la qualité du Wi-Fi, les fournisseurs autorisés, et la disponibilité pour la mise en place. Être pointilleux sur le contrat vous évitera bien des surprises par la suite.
2. Se rapprocher de sponsors locaux
Lorsque vous attaquez un nouveau marché, nouez des partenariats avec des acteurs connus localement ou nationalement afin d’augmenter votre crédibilité auprès de vos potentiels participants. Les sponsors locaux sont particulièrement adaptés à cela, surtout s’ils sont reconnus depuis plusieurs années dans votre secteur d’activité. Ils vont attirer de potentiels participants qui n’auraient probablement pas remarqué votre événement s’il n’était pas sponsorisé par tel ou tel acteur local.
Si vous avez déjà des sponsors dans votre ville actuelle, étudiez leur présence dans la ville visée et/ou leur capacité à s’y étendre.
3. Se renseigner sur les formalités administratives locales
Les villes, en fonction de leur contexte géographique, politique, historique ou culturelle, n’ont pas toutes les mêmes réglementations. Renseignez-vous bien sur la faisabilité de votre événement et sur les autorisations requises avant de de conclure un accord avec un lieu.
Selon les spécificités de la ville, vous devrez peut-être adapter votre événement : horaires d’ouverture et de fermeture, sécurité du lieu, nombre de participants maximum, etc.
4. Engager un staff local
Il est fort probable que vous n’ayez pas le budget — ou le personnel — nécessaire pour constituer une équipe dédiée à votre événement dans une nouvelle ville. Alors comment vous assurez-vous de disposer d’un staff fiable et formé pour gérer la production et la logistique sur place ? Une des meilleures solutions est de se tourner vers des prestataires indépendants.
Qu’ils aient déjà travaillé sur vos propres événements, ou sur des événements similaires dans la ville visée, ils sont déjà formés pour fournir une prestation à la hauteur de vos attentes. Vous passerez ainsi moins de temps à échanger avec eux et à vous préoccuper de la logistique. Vous pourrez vous concentrer sur la communication autour de votre événement.
5. Ajuster vos tarifs
Déterminer le prix de votre événement dans une nouvelle ville peut se révéler épineux. Avec le temps, vous avez pu trouver le bon prix de votre événement “à la maison”, mais trouver pour une nouvelle ville l’équilibre entre un prix bon marché et rentable n’est pas si facile. Cependant, quelques questions peuvent vous guider dans cette recherche du juste prix de votre événement, même s’il n’existe pas de solution miracle.
Posez-vous les questions suivantes sur la ville ciblée et partez avec une bonne base de travail pour déterminer le prix de votre événement :
- Quel est le revenu moyen dans la ville ?
- Quel montant le public ciblé est-il prêt à payer ?
- Quels prix fixent vos concurrents ?
- Qu’inclut le prix du ticket ?
Avec ces 5 astuces, partez à la conquête d’une nouvelle ville pour votre événement ! Afin de mettre en place tout ce qui fera le succès de votre événement — billetterie en ligne, contrôle d’accès, et cashless — découvrez toutes nos solutions et leurs fonctionnalités en cliquant sur le bouton ci-dessous :
