Créer facilement les supports de communication d’un événement

Pour que votre évène­ment reste dans l’esprit de vos par­tic­i­pants, il faut savoir établir une cer­taine cohérence entre les thèmes abor­dés et le ressen­ti visuel. Si ces deux élé­ments sont coor­don­nés, l’impact de votre mes­sage n’en sera que plus fort, et c’est ce qui car­ac­térise un événe­ment réus­si ! Lorsqu’il est util­isé d’une cer­taine manière, le design facilite l’intégration des mes­sages. Que vous soyez pro­fes­sion­nel ou novice en la matière, vous ver­rez qu’il existe une méth­ode très sim­ple pour met­tre le design au ser­vice de la per­cep­tion visuelle de votre évène­ment.

En plus de l’aspect visuel, soign­er sa com­mu­ni­ca­tion en touchant les bonnes per­son­nes, au bon moment, et au bon endroit est indis­pens­able. Pour cela, un bon CRM dédié aux organ­isa­teurs d’événements sera votre meilleur allié.

Voici toutes les étapes à suiv­re pas à pas, pour réus­sir la com­mu­ni­ca­tion visuelle de votre évène­ment.

Som­maire

1. Créer un rétro­plan­ning
2. Met­tre à jour son Kit media
3. Prévoir des élé­ments de com­mu­ni­ca­tion pen­dant l’évènement
4. Com­mu­ni­quer après l’événement

1. Créer un rétroplanning

Source : Can­va.

Vous avez con­sti­tué votre équipe et déter­miné la nature de votre évène­ment, il reste à présent à le con­cré­tis­er. La com­mu­ni­ca­tion et l’organisation d’un événe­ment peu­vent s’intégrer dans un doc­u­ment préal­able : le rétro­plan­ning.

Le rétro­plan­ning d’évènement est à utilis­er comme un guide qui vous servi­ra du début jusqu’à la fin, en for­mat papi­er et/ou numérique. Pré­cieux out­il de ges­tion, il réper­to­rie les tâch­es prévues et actions réal­isées dans un cal­en­dri­er établi par vos soins. Pour chaque étape du pro­jet, vous pou­vez iden­ti­fi­er les moyens financiers et logis­tiques, ain­si que la per­son­ne en charge de la tâche. Véri­ta­ble clé d’anticipation, le rétro­plan­ning per­met de lim­iter les imprévus et de maîtris­er son évène­ment de A à Z !

2. Mettre à jour son Kit media

Si plusieurs élé­ments non ver­baux jouent un rôle impor­tant dans la portée d’une com­mu­ni­ca­tion, le visuel demeure le plus évo­ca­teur. La portée d’un événe­ment se base sur deux élé­ments fon­da­men­taux : la vision et la vis­i­bil­ité. La pre­mière établit votre approche sociale et votre esprit pro­fes­sion­nel, la sec­onde définit la façon dont vous inter­agis­sez avec le pub­lic. La cohérence entre vision et vis­i­bil­ité est donc pri­mor­diale pour la crédi­bil­ité de votre mes­sage, et elle repose sur l’ambiance visuelle établie par votre kit media.

Une fois le rétro­plan­ning en main, il est donc temps de met­tre à jour vos élé­ments d’information et de com­mu­ni­ca­tion.

Le site Internet

Un évène­ment donne lieu à l’arrivée de nou­veaux curieux et arrivants sur votre site Inter­net. Véri­fiez que celui-ci est à jour : les ban­nières pub­lic­i­taires sont-elles à jour, les liens vers vos réseaux fonc­tion­nent-ils tou­jours, les photos/vidéos sont-elles de bonne qual­ité ? Le site est votre vit­rine, assurez-vous que les élé­ments et les infor­ma­tions sont bien opti­misés.

Signature mail

Pour com­mu­ni­quer auprès de vos clients et parte­naires, le mail est la plus pra­tique des méth­odes et ce dernier est d’autant plus per­ti­nent lorsqu’il est ponc­tué d’une sig­na­ture design et infor­ma­tive. Véri­fiez que le logo de votre entre­prise est bien vis­i­ble, et n’hésitez pas à faire men­tion de l’événe­ment dans votre sig­na­ture mail, cela mon­tre votre impli­ca­tion et ren­force l’intérêt envers l’événement en l’affichant comme une étape atten­due !

Supports numériques : groupes et réseaux sociaux

Qu’il s’agisse de Face­book, Insta­gram, Twit­ter, LinkedIn ou encore Meet­up, utilisez-les pour teas­er votre évène­ment ! Soit en mon­trant les dif­férents moments de l’organisation, soit tout sim­ple­ment en dif­fu­sant l’image de votre évène­ment simul­tané­ment sur tous vos réseaux. Là aus­si, pour gag­n­er du temps, utilisez les out­ils de réadap­ta­tion d’image automa­tisée pour ne pas avoir à créer un con­tenu spé­cial pour cha­cun des réseaux.

Sur Can­va, l’outil « red­i­men­sion­ner » per­met de con­ver­tir en un seul clic n’importe quel type de doc­u­ment vers la taille opti­male pour les réseaux soci­aux. Si par exem­ple vous avez créé une image au for­mat « Cou­ver­ture d’évènement », il suf­fit de cocher «  pub­li­ca­tion Insta­gram » et/ou « fly­er » pour red­i­men­sion­ner l’image de façon automa­tique, sans avoir à retra­vailler et réadapter le design. Pra­tique !

Cap­ture d’écran de l’outil “red­i­men­sion­ner” de Can­va.

Communication print : Affiches, flyers, stickers, etc

Exem­ple d’affiche.

En ce qui con­cerne la com­mu­ni­ca­tion de votre évène­ment, les sup­ports pub­lic­i­taires clas­siques restent effi­cients lorsqu’ils sont com­binés aux sup­ports numériques précédem­ment cités. Ici, l’ensemble des élé­ments doit pou­voir se lire sans dif­fi­culté car, con­traire­ment aux réseaux soci­aux, vous n’avez pas la pos­si­bil­ité de dévelop­per en mes­sage ou com­men­taire.

Ain­si, le logo, le nom de l’événe­ment, les noms des invités et la hiérar­chie des infor­ma­tions pra­tiques doivent être indiqués de façon claire et con­cise. L’outil « red­i­men­sion­ner » est là aus­si d’une grande util­ité ; il per­met d’obtenir une cohérence totale sans effort entre tous les sup­ports choi­sis.

Billetterie

La bil­let­terie est le sésame de tout évène­ment. En plus de faire office de lais­sez-pass­er, elle con­stitue le pre­mier indice tan­gi­ble de l’ambiance visuelle de votre évène­ment. Plusieurs out­ils de créa­tion de bil­let­terie exis­tent. Sur Weezevent, il est très facile de créer un tem­plate de bil­let per­son­nal­isé en quelques clics !

3. Prévoir des éléments de communication pendant l’évènement

Badges et étiquettes

Les badges facili­tent la sécu­rité et l’identification des par­tic­i­pants. A défaut, des éti­quettes auto­col­lantes men­tion­nant les prénom, nom et fonc­tion du par­tic­i­pant font l’affaire. Elles per­me­t­tent l’identification, tout en facil­i­tant la socia­bil­i­sa­tion entre les par­tic­i­pants.

Programme évènement et brochure

Exem­ple de pro­gramme. Source : Can­va.

Le pro­gramme de l’événe­ment et la brochure sont deux élé­ments sou­vent oubliés, faute de temps, mais ils comptent dans la per­cep­tion de votre mar­que. Ils per­me­t­tent d’une part au par­tic­i­pant de se sen­tir par­tie prenante de votre pro­jet, et d’autre part, ces sup­ports lui per­me­t­tent de prof­iter au max­i­mum de l’évènement en lui-même et des infor­ma­tions que vous souhaitez dif­fuser à votre sujet. Des atouts de per­son­nal­i­sa­tion sim­ples à met­tre en place et qui apporteront de la valeur humaine à votre mar­que !

Diaporama

Le sup­port de votre présen­ta­tion doit être irréprochable. Les pho­tos et vidéos doivent être de qual­ité supérieure. Si ce n’est pas le cas, sauf néces­sité absolue, envis­agez de retir­er le con­tenu non opti­misé. La palette de couleurs et la typogra­phie du doc­u­ment doivent bien sûr être à l’image de votre mar­que. Et surtout, nous ne sauri­ons trop vous con­seiller d’enregistrer votre présen­ta­tion sur plusieurs sup­ports (clé USB, disque dur, etc), afin de par­er à tout imprévu mal­heureux.

Vidéos Live

La  retrans­mis­sion d’un événe­ment en direct ne néces­site plus de coûts et de matériel impor­tants. Aujourd’hui, un trépied et un smart­phone suff­isent à retrans­met­tre le con­tenu d’un évène­ment en direct, soit par séquences, soit en inté­gral­ité. Filmez les par­tic­i­pants, les inter­venants, essayez de dif­fuser des moments d’ambiance et d’énergie du lieu sur vos réseaux soci­aux. Cela vous per­me­t­tra de gag­n­er en vis­i­bil­ité tout en favorisant les inter­ac­tions (likes, com­men­taires, etc). Plus tard, ce con­tenu pour­ra même être ajouté à votre site inter­net, pour ren­forcer votre his­toire et votre crédi­bil­ité.

Signalisation

A la fois out­il d’indication et de diver­tisse­ment, la sig­nal­i­sa­tion est de plus en plus inté­grée dans les paysages évène­men­tiels, en pan­car­te, en écran, ou au sol.

Exem­ple de sig­nal­i­sa­tion au sol. Source.

La sig­nal­i­sa­tion utilise le design pour com­pléter les infor­ma­tions de base par des élé­ments de pratic­ité. Ain­si, elle men­tionne entre autres :

• les dif­férents points d’entrée et de sor­tie ;
• les zones d’obtention des badges et d’informations ;
• les toi­lettes ;
• les lieux d’alimentation et de bois­son ;
• les dif­férentes salles et acteurs de l’event ;
• lieux de mer­chan­dis­ing ;
• le pho­to­call ;
• etc.

Goodies

Le good­ies est un objet pub­lic­i­taire dis­tribué par une mar­que ou une entre­prise. Sa portée est d’autant plus influ­ente qu’il investit le lieu d’habitation de celui qui le reçoit, sans par­ler du plaisir qu’il pro­cure. Très peu cher à met­tre en place, il con­fère un taux de mémori­sa­tion très élevé auprès du pub­lic à qui il est offert, ce qui en fait le par­fait allié des évène­ments.

Gourde, tote bag, tasse, gad­get, graines à faire pouss­er, cahi­er, sty­lo, porte-clés, tee-shirt, etc, les pos­si­bil­ités sont nom­breuses. Vous pou­vez choisir de créer vous-même le good­ies ou de trou­ver un parte­naire créa­teur de l’objet, qui béné­ficiera en échange de la par­tic­i­pa­tion ou de la vis­i­bil­ité de votre évène­ment.

Carte de visite

La réus­site d’un évène­ment se mesure aus­si au nom­bre de cartes de vis­ite que l’on a pu y échang­er. Met­tre à jour sa carte est un incon­tourn­able majeur. A remet­tre en main pro­pre, à laiss­er sur une table en évi­dence lors de votre présen­ta­tion, sur le comp­toir du lieu d’alimentation ou sur un point de mer­chan­dis­ing, à vous de choisir ce qui con­vient le mieux !

4. Communiquer après l’événement

Si la durée de vie d’un évène­ment physique est lim­itée, il existe mille et une façons de le péren­nis­er dans le temps :

• en envoy­ant un mail de remer­ciement à cha­cun des par­tic­i­pants avec, idéale­ment, la ou les pho­tos sur lesquelles ils sont présents ;
• en dif­fu­sant des pho­tos et vidéos sur vos réseaux ;
• en écrivant un post sur votre blog d’entreprise qui réca­pit­ule les moments clés de l’évènement ;
• en reprenant con­tact avec les inter­venants qui vous ont le plus mar­qué, pour un éventuel parte­nar­i­at.

Cet arti­cle vous donne des idées pour la com­mu­ni­ca­tion de votre futur événe­ment ? Jetez un œil aux fonc­tion­nal­ités de notre plate­forme de bil­let­terie tout-en-un en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

Organ­is­er un événe­ment

Arti­cle rédigé par Afi­fia Belab­doun, Media Strate­gist et Editrice chez Can­va