9 questions à se poser pour choisir une solution d’emailing pour ses événements

Envoy­er des e‑mails est une néces­sité pour un organ­isa­teur d’événements. Par­tic­i­pants, parte­naires, four­nisseurs, spon­sors… Com­mu­ni­quer et trans­met­tre des infor­ma­tions à tous vos inter­locu­teurs occu­pent une bonne par­tie de votre activ­ité. Mais à mesure que le nom­bre d’e‑mails à envoy­er aug­mente avec la crois­sance de votre activ­ité, il con­vient de choisir une solu­tion d’emailing adap­tée à vos besoins. Voici donc les 9 ques­tions à se pos­er pour choisir une solu­tion d’emailing pour ses événe­ments.

Som­maire

1. La solu­tion est-elle syn­chro­nisée avec vos don­nées de bil­let­terie, d’accès et de cash­less ?
2. L’outil d’emailing est-il facile à pren­dre en main ?
3. Com­ment sont importés et organ­isés mes con­tacts ?
4. À qui appar­ti­en­nent les don­nées ?
5. Mes e‑mails arriveront-ils à bon port ?
6. De quelles sta­tis­tiques vais-je dis­pos­er ?
7. Puis-je pro­gram­mer des cam­pagnes automa­tiques ?
8. Quelles fonc­tion­nal­ités me per­me­t­tent d’innover ?
9. Puis-je tester la solu­tion avant de me lancer ?

1. La solution est-elle synchronisée avec vos données de billetterie, d’accès et de cashless ?

Par­mi tous les out­ils disponibles en ligne, les solu­tions d’emailing pour les événe­ments se font rare. Générale­ment, les logi­ciels les plus util­isés sont général­istes et per­me­t­tent seule­ment l’envoi d’emails mar­ket­ing et de newslet­ters. Les organ­isa­teurs d’événements doivent alors pren­dre énor­mé­ment de leur temps pré­cieux pour exporter, importer et tri­er des bases de don­nées. Toutes ces manip­u­la­tions pren­nent le pas sur des tâch­es qui pour­raient apporter plus de valeur à leurs événe­ments.

Avec un véri­ta­ble CRM événe­men­tiel, les organ­isa­teurs d’événements peu­vent être plus effi­caces dans leur rela­tion client et ain­si mieux dis­pos­er de leur temps. Par con­séquent, l’une des fonc­tion­nal­ités nota­bles d’un out­il d’emailing pour les événe­ments est sa capac­ité à syn­chro­nis­er automa­tique­ment toutes vos don­nées de bil­let­terie, de con­trôle d’accès et de cash­less. Vous vous con­cen­trez ain­si sur des actions à forte valeur.

2. L’outil d’emailing est-il facile à prendre en main ?

Un organ­isa­teur d’événement doit être mul­ti­tâche et capa­ble d’utiliser un grand nom­bre d’outils. Cepen­dant, il ne peut pas se per­me­t­tre de pass­er trop de temps à se for­mer sur ces derniers. À vous de choisir une solu­tion d’emailing facile à pren­dre en main, avec laque­lle vous con­fig­urez et con­cevez des newslet­ters en un temps record. Pourquoi faire com­pliqué quand on peut faire sim­ple ?

Ain­si, véri­fiez que l’outil d’emailing choisi syn­chro­nise automa­tique­ment vos don­nées de bil­let­terie et que la créa­tion d’emails mar­ket­ing est intu­itive — pour vous et pour toutes les per­son­nes amenées à s’en servir.

3. Comment sont importés et organisés mes contacts ?

Avec un out­il d’emailing clas­sique, les organ­isa­teurs d’événements doivent générale­ment exporter leurs bases de don­nées de bil­let­terie afin de pou­voir ensuite tri­er leurs adress­es emails. C’est fas­ti­dieux et cela induit des risques d’erreurs. Avec un out­il d’emailing pour les événe­ments, vos con­tacts sont automa­tique­ment syn­chro­nisés en fonc­tion des achats sur vos bil­let­ter­ies. Vous pou­vez même tri­er vos publics cibles en un claque­ment doigt selon plusieurs critères : événe­ments, nom­bre des bil­lets achetés, date d’achat, tar­ifs, scan aux entrées de votre événe­ment, etc.

Ces groupes de con­tacts peu­vent être dynamiques, c’est à dire que des par­tic­i­pants peu­vent y être automa­tique­ment ajoutés sans aucune manip­u­la­tion de votre part. Pour ce faire, l’outil d’emailing met à jour la fiche con­tact d’un par­tic­i­pant dès que celui-ci effectue un achat pour l’un de vos événe­ments. Il l’ajoute instan­ta­né­ment au groupe pour lequel il rem­plit les critères que vous avez défi­nis.

4. À qui appartiennent les données ?

Avant de choisir une solu­tion d’emailing pour vos événe­ments, assurez-vous que celle-ci ne com­mu­nique pas vos don­nées à d’autres organ­i­sa­tions ou ne per­met pas à d’autres événe­ments de cibler vos par­tic­i­pants. Vous devez êtres les seuls pro­prié­taires de vos don­nées et elles doivent être sécurisées.

5. Mes e‑mails arriveront-ils à bon port ?

Envoy­er des emails c’est bien, qu’ils parvi­en­nent jusqu’à leurs des­ti­nataires c’est mieux. La délivra­bil­ité des emails a d’autant plus d’impact lorsque vous envoyez des infor­ma­tions pra­tiques pour un événe­ment et que vous vous retrou­vez par­fois avec le besoin de com­mu­ni­quer à la dernière minute.

6. De quelles statistiques vais-je disposer ?

Les solu­tions d’emailing sont toutes capa­bles de vous fournir les sta­tis­tiques clas­siques : taux d’ouverture, taux de clic, taux de désin­scrip­tion… Un out­il d’emailing pour les événe­ments vous apportera davan­tage de sta­tis­tiques après l’envoi de chaque cam­pagne : nom­bre de com­man­des effec­tuées, nom­bre de tick­ets achetés, panier moyen, chiffre d’affaires généré. Et tout ça sans rien paramétr­er !

7. Puis-je programmer des campagnes automatiques ?

La ten­dance générale dans la com­mu­ni­ca­tion et la rela­tion client con­siste à per­son­nalis­er les inter­ac­tions avec les des­ti­nataires des mes­sages. Dans l’événementiel, cela peut se traduire par votre capac­ité à com­mu­ni­quer avec vos par­tic­i­pants en fonc­tion de leurs actions sur votre bil­let­terie. Un par­tic­i­pant s’inscrit à votre événe­ment ? Envoyez-lui un e‑mail de con­fir­ma­tion instan­ta­né et relancez-le 48h plus tard pour qu’il y invite des amis.

Avec une solu­tion d’emailing pour les événe­ments, pro­gram­mez ce genre de cam­pagne sans même vous for­mer au code infor­ma­tique. Vous n’avez qu’à créer une cam­pagne automa­tique qui déclenche l’envoi d’un e‑mail en fonc­tion des actions de chaque par­tic­i­pant.

8. Quelles fonctionnalités me permettent d’innover ?

Seg­men­ta­tion des con­tacts fine et dynamique, cam­pagnes automa­tiques, track­ing des per­for­mances, envoi d’invitations aux par­tic­i­pants des anci­ennes édi­tions… Soyez à l’affût des fonc­tion­nal­ités qui vous aideront à réin­ven­ter à la fois votre com­mu­ni­ca­tion, mais aus­si votre événe­ment. Cherchez à aller tou­jours plus loin afin de pro­pos­er de nou­velles offres et de nou­velles expéri­ences à vos par­tic­i­pants.

9. Puis-je tester la solution avant de me lancer ?

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