Global Esports Summit

Le Global Esports Summit (GES), le plus grand congrès professionnel d’esports en Europe, s’est tenu les 27 et 28 octobre 2021 au Kinépolis, Ciudad de la Imagen, à Madrid, en Espagne. Après la première édition en 2019 et l’annulation de 2020 en raison de la pandémie de COVID-19, le GES a réussi à réunir 832 professionnels en 2021.

En tant que partenaire Billetterie et Contrôle d’Accès de l’événement, Weezevent a fourni la technologie nécessaire à la gestion des inscriptions en ligne, au processus d’accréditation et au contrôle d’accès. Nous avons répondu aux besoins particuliers de l’organisation en l’accompagnant dans toutes les phases du projet.

Gérer facilement l’inscription de tous les types de participants

Le widget d’inscription, intégré directement au site de l’événement, a permis de gérer les inscriptions et les paiements, sans que les participants n’aient à sortir du site de GES.

Lors du processus d’inscription, chaque participant a saisi les données demandés par le Global Esports Summit, différentes selon le type de billet sélectionné (général, étudiants…). Ces informations précieuses viennent s’ajouter à l’ensemble des données que GES a pu obtenir en gérant les participants via WeezTicket.

Grâce à l’interface organisateur de Weezevent, nous avons pu suivre chaque réservation, achat et vente en temps réel. Les différentes classifications proposées permettent d’obtenir des statistiques très claires sur différents segments de population, ainsi que d’autres facteurs clés tels que le chiffre d’affaires, l’évolution des ventes, ou le nombre de d’inscriptions par canal et par tarif. – L’équipe GES –

Outre les participants payants – soit au prix plein, soit avec une réduction appliquée grâce à un code promotionnel – la gestion des invités, de la presse, des intervenants et du personnel s’est également faite par le biais de la plateforme Weezevent. Ainsi, toutes les personnes présentes à l’événement ont été pré-enregistrées dans le système afin que leurs accréditations puissent être générées, comme nous le verrons plus loin.

Pendant l’événement, l’inscription en ligne est restée ouverte. Ainsi, tout participant de dernière minute pouvait acheter son billet directement en ligne, évitant à l’organisateur de gérer de l’argent liquide au point d’accueil sur place.

Intégrer les billets dans l’application de l’événement

Grâce à une connexion API, l’application mobile GES avait accès aux informations de chaque billet, afin que les participants puissent disposer de leur leur billet depuis l’application : plus pratique et centralisé.

A la fin du process d’inscription, chaque participant a reçu un email de confirmation avec son billet ainsi qu’un code unique en pièce jointe. Ce code d’identification a permis à chacun d’accéder à l’application mobile de l’événement, qui contenait donc leur billet d’entrée.

Générer des accréditations personnalisées sur place

Au point d’accueil, un process a été mis en place pour permettre la validation des billets et la génération d’accréditations personnalisées sur place. Un système professionnel et efficace, qui évite de devoir imprimer toutes les accréditations à l’avance et de perdre du temps à chercher l’accréditation de chaque participant à son arrivée.

Le participant présentait son billet – dans l’application de l’événement, en PDF ou imprimé – au point d’enregistrement. Le personnel d’accréditation scannait alors le code QR y figurant, à l’aide des appareils de contrôle d’accès professionnels WeezAccess Pro.

Cette action envoyait un signal à une imprimante thermique pour lancer directement l’impression de l’étiquette personnalisée avec les coordonnées du participant : nom et prénom, entreprise ou établissement d’enseignement et code QR.

Enfin, l’étiquette était attachée au support d’accréditation standard et remise au participant. Cette personnalisation de chaque badge prenait ainsi moins de 30 secondes par participant !

Contrôler les entrées et sorties en toute simplicité

Chaque participant, déjà muni de son badge personnalisé, pouvait utiliser ce badge pour entrer et sortir de l’événement – le code QR figurant sur le badge était scanné à chaque entrée et sortie. Pratique pour le participant, rapide, et utile pour l’organisation, qui a pu contrôler les entrées et sorties sans difficulté.