Global Esports Summit

Global Esports Summit : un système de billetterie et d’accès complet pour le plus grand congrès européen d’esports.

Le Global Esports Summit fait confiance à Weezevent pour un processus simplifié d'inscription en ligne, d'accréditation et de contrôle d’accès, intégré à l'application de l'événement.

En action :
  • 832 participants
  • 2 jours
  • 16 pays représentés
  • 55 conférenciés

Le Glob­al Esports Sum­mit (GES), le plus grand con­grès pro­fes­sion­nel d’e­s­ports en Europe, s’est tenu les 27 et 28 octo­bre 2021 au Kinépo­lis, Ciu­dad de la Ima­gen, à Madrid, en Espagne. Après la pre­mière édi­tion en 2019 et l’an­nu­la­tion de 2020 en rai­son de la pandémie de COVID-19, le GES a réus­si à réu­nir 832 pro­fes­sion­nels en 2021.

En tant que parte­naire Bil­let­terie et Con­trôle d’Accès de l’événe­ment, Weezevent a fourni la tech­nolo­gie néces­saire à la ges­tion des inscrip­tions en ligne, au proces­sus d’ac­crédi­ta­tion et au con­trôle d’ac­cès. Nous avons répon­du aux besoins par­ti­c­uliers de l’or­gan­i­sa­tion en l’ac­com­pa­g­nant dans toutes les phas­es du projet.

Gérer facilement l’inscription de tous les types de participants

Le wid­get d’in­scrip­tion, inté­gré directe­ment au site de l’événe­ment, a per­mis de gér­er les inscrip­tions et les paiements, sans que les par­tic­i­pants n’aient à sor­tir du site de GES.

Lors du proces­sus d’in­scrip­tion, chaque par­tic­i­pant a saisi les don­nées demandés par le Glob­al Esports Sum­mit, dif­férentes selon le type de bil­let sélec­tion­né (général, étu­di­ants…). Ces infor­ma­tions pré­cieuses vien­nent s’a­jouter à l’ensem­ble des don­nées que GES a pu obtenir en gérant les par­tic­i­pants via WeezTicket.

Grâce à l’interface organ­isa­teur de Weezevent, nous avons pu suiv­re chaque réser­va­tion, achat et vente en temps réel. Les dif­férentes clas­si­fi­ca­tions pro­posées per­me­t­tent d’obtenir des sta­tis­tiques très claires sur dif­férents seg­ments de pop­u­la­tion, ain­si que d’autres fac­teurs clés tels que le chiffre d’af­faires, l’évo­lu­tion des ventes, ou le nom­bre de d’inscriptions par canal et par tarif. - L’équipe GES -

Out­re les par­tic­i­pants payants — soit au prix plein, soit avec une réduc­tion appliquée grâce à un code pro­mo­tion­nel — la ges­tion des invités, de la presse, des inter­venants et du per­son­nel s’est égale­ment faite par le biais de la plate­forme Weezevent. Ain­si, toutes les per­son­nes présentes à l’événe­ment ont été pré-enreg­istrées dans le sys­tème afin que leurs accrédi­ta­tions puis­sent être générées, comme nous le ver­rons plus loin.

Pen­dant l’événe­ment, l’in­scrip­tion en ligne est restée ouverte. Ain­si, tout par­tic­i­pant de dernière minute pou­vait acheter son bil­let directe­ment en ligne, évi­tant à l’organisateur de gér­er de l’ar­gent liq­uide au point d’ac­cueil sur place.

Intégrer les billets dans l’application de l’événement

Grâce à une con­nex­ion API, l’ap­pli­ca­tion mobile GES avait accès aux infor­ma­tions de chaque bil­let, afin que les par­tic­i­pants puis­sent dis­pos­er de leur leur bil­let depuis l’ap­pli­ca­tion : plus pra­tique et centralisé.

A la fin du process d’in­scrip­tion, chaque par­tic­i­pant a reçu un email de con­fir­ma­tion avec son bil­let ain­si qu’un code unique en pièce jointe. Ce code d’i­den­ti­fi­ca­tion a per­mis à cha­cun d’ac­céder à l’ap­pli­ca­tion mobile de l’événement, qui con­te­nait donc leur bil­let d’entrée.

Générer des accréditations personnalisées sur place

Au point d’accueil, un process a été mis en place pour per­me­t­tre la val­i­da­tion des bil­lets et la généra­tion d’ac­crédi­ta­tions per­son­nal­isées sur place. Un sys­tème pro­fes­sion­nel et effi­cace, qui évite de devoir imprimer toutes les accrédi­ta­tions à l’a­vance et de per­dre du temps à chercher l’ac­crédi­ta­tion de chaque par­tic­i­pant à son arrivée.

Le par­tic­i­pant présen­tait son bil­let — dans l’ap­pli­ca­tion de l’événe­ment, en PDF ou imprimé — au point d’en­reg­istrement. Le per­son­nel d’ac­crédi­ta­tion scan­nait alors le code QR y fig­u­rant, à l’aide des appareils de con­trôle d’ac­cès pro­fes­sion­nels WeezA­c­cess Pro.

Cette action envoy­ait un sig­nal à une imp­ri­mante ther­mique pour lancer directe­ment l’im­pres­sion de l’é­ti­quette per­son­nal­isée avec les coor­don­nées du par­tic­i­pant : nom et prénom, entre­prise ou étab­lisse­ment d’en­seigne­ment et code QR.

Enfin, l’é­ti­quette était attachée au sup­port d’ac­crédi­ta­tion stan­dard et remise au par­tic­i­pant. Cette per­son­nal­i­sa­tion de chaque badge pre­nait ain­si moins de 30 sec­on­des par participant !

Contrôler les entrées et sorties en toute simplicité

Chaque par­tic­i­pant, déjà muni de son badge per­son­nal­isé, pou­vait utilis­er ce badge pour entr­er et sor­tir de l’événe­ment — le code QR fig­u­rant sur le badge était scan­né à chaque entrée et sor­tie. Pra­tique pour le par­tic­i­pant, rapi­de, et utile pour l’or­gan­i­sa­tion, qui a pu con­trôler les entrées et sor­ties sans difficulté.

L’équipe de GES a la chance de pou­voir compter sur Weezevent pour l’or­gan­i­sa­tion d’événe­ments de grande enver­gure. L’at­ten­tion per­son­nal­isée est essen­tielle pour le suc­cès de l’événe­ment, en antic­i­pant à tout moment les éventuels inci­dents qui pour­raient se pro­duire. Weezevent a cou­vert nos besoins en ter­mes de bil­let­terie, de con­trôle d’ac­cès au con­grès et de con­seils, nous four­nissant une plate­forme com­plète soutenue par une équipe incroy­able­ment pro­fes­sion­nelle qui a con­tribué au suc­cès de GES21. 

L'équipe Global Esports Summit

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