FME

FME 2020: organiser un festival au Québec en temps de pandémie.

Le Festival de Musique Émergente en Abitibi-Témiscamingue, ultime rendez-vous musical estival au Québec, a revu son format pour se conformer aux règles de distanciation sociale et proposer à son fidèle public trois jours de musique émergente, 100% québécoise.

En action :
  • 0 cas Covid-19 associé au Festival.
  • 5 semaines de préparation seulement.
  • 40 listes de contrôle.
  • 80% des billets vendus en 1h.

Sécuriser une mise en vente très attendue.

Avec une jauge réduite de trois quarts pour des raisons san­i­taires, les places étaient très prisées par le pub­lic, le fes­ti­val affichant régulière­ment complet.

Une com­mu­ni­ca­tion en plusieurs temps, avec l’annonce de la pro­gram­ma­tion quelques jours avant la mise en vente des bil­lets, a per­mis aux fes­ti­va­liers de se famil­iaris­er avec les artistes avant de choisir leurs places.

Lors de la mise en vente, les sys­tèmes de file d’attente et de paiement sécurisé de la bil­let­terie en ligne Weezevent ont mod­éré le flux d’acheteurs et garan­tit le bon déroule­ment des ventes.

Configurer et gérer des quotas avec finesse.

La ges­tion des quo­tas par tarif et par com­mande a con­tribué à sat­is­faire un max­i­mum de fes­ti­va­liers et à régler fine­ment les capac­ités de chaque salle.

Selon l’aménagement des salles et leurs besoins en per­son­nel, il a été pos­si­ble de relâch­er quelques bil­lets la semaine précé­dant le fes­ti­val afin de con­tenter les éventuels retardataires.

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Crédit: Dominic McGraw

Maîtriser un contrôle d’accès flexible grâce au suivi en temps réel.

Sur place, les équipes de bil­let­terie et d’entrées ont été for­mées au sys­tème de con­trôle d’accès sim­ple et intu­itif via les ter­minaux pro­fes­sion­nels WeezA­c­cess. Ain­si, le proces­sus d’accueil est rapi­de et sans con­tact: scan du e‑billet, dis­tri­b­u­tion de gel hydroal­coolique, énon­cé des con­signes de sécu­rité et place­ment dans la salle.

Un quo­ta de places a été réservé pour les accrédités et un ordre de pri­or­ité a été défi­ni aux entrées. Ain­si les invités, puis les médias, puis les équipes tech­niques ou encore les bénév­oles ont pu accéder aux con­certs. Le suivi des accès en temps réel, grâce à des listes de con­trôle séparées, a per­mis à l’organisation de pri­oris­er les entrées avec une cer­taine sou­p­lesse pour con­tenter ses équipes.

Limiter les contacts avec un dispositif cashless.

Tous les accrédités (organ­i­sa­tion, artistes, médias, bénév­oles) se sont vu remet­tre une cocarde avec pho­to et puce NFC, à présen­ter aux entrées des salles, au cater­ing, et pour utilis­er leurs gra­tu­ités aux bars. Un max­i­mum de con­tact a été évité et le recharge­ment des cocardes directe­ment depuis l’interface de cash­less a économisé un temps de pré­pa­ra­tion pré­cieux aux organisateurs.

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Crédit: Chris­t­ian Leduc

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“Weezevent nous a per­mis d’or­gan­is­er le Fes­ti­val en seule­ment 5 semaines parce que son équipe et son sys­tème sont fiables et se mod­u­lent bien à toutes nos par­tic­u­lar­ités. Aus­si, les cour­riels obtenus via la bil­let­terie en ligne nous ont per­mis d’envoyer aux fes­ti­va­liers toutes les infor­ma­tions rel­a­tives à la COVID-19 et les change­ments en temps réel. “

Magali Monderie-Larouche Directrice générale du Festival de Musique Émergente

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