Quelles sont les 10 qualités essentielles de l’organisateur d’événement ?

Quelles sont les 10 qualités essentielles de l’organisateur d’événement ?

Vous souhaitez vous lancer dans l’organ­i­sa­tion d’événements ? Vous voulez recruter un organ­isa­teur d’événement ? Peu importe les raisons de votre intérêt pour ce méti­er, vous devez recon­naître qu’il com­porte des spé­ci­ficités et qu’il requiert des com­pé­tences larges. Nous tra­vail­lons avec des mil­liers d’entre eux et con­nais­sons par­faite­ment les atouts qui les aident à accom­plir des choses fab­uleuses. Voici donc une liste des 10 qual­ités pri­mor­diales pour un organ­isa­teur d’événements.

Som­maire

  1. Intel­li­gence sociale
  2. Flex­i­bil­ité
  3. Écoute
  4. Organ­i­sa­tion
  5. Pas­sion
  6. Com­mu­ni­ca­tion
  7. Calme
  8. Débrouil­lardise
  9. Prise de déci­sion
  10. Expéri­ence

1. Intelligence sociale

La pre­mière qual­ité partagée par les organ­isa­teurs d’événements à suc­cès est leur capac­ité à tra­vailler avec tout type de per­son­nes : directeurs d’entreprises, représen­tants poli­tiques, com­merçants, col­lègues, spon­sors, clients, asso­ci­a­tions, four­nisseurs, staff, par­tic­i­pants, bénév­oles, etc. Pour réus­sir à col­la­bor­er avec ce large éven­tail de per­son­nes, il faut savoir résoudre des con­flits habile­ment, être un négo­ci­a­teur con­fi­ant mais respectueux, et adapter son sens de l’humour à ceux des autres.

Pour effectuer ce méti­er, il est impor­tant d’y pren­dre du plaisir. Partagez cet ent­hou­si­asme avec les per­son­nes avec lesquelles vous tra­vaillez, et elles con­tin­ueront à tra­vailler avec vous pour longtemps. Vous ne pou­vez pas réus­sir tout seul. Créer des liens et des rela­tions de con­fi­ance est pri­mor­dial.

2. Flexibilité

Les journées d’un organ­isa­teur d’événements sont générale­ment dic­tées par les con­traintes de l’événement, et non par des horaires de bureaux “clas­siques”. Le bureau n’existe pas for­cé­ment d’ailleurs. Un organ­isa­teur d’événement peut être amené à se déplac­er régulière­ment et à tra­vailler dans des con­di­tions peu ordi­naires : bureau tem­po­raire, train, hôtel…

3. Écoute

La capac­ité à com­pren­dre ce que vos inter­locu­teurs atten­dent de vous et de votre événe­ment est cru­ciale. Ils n’ont peut-être pas les deux pieds dans le secteur de l’événementiel et ont prob­a­ble­ment des dif­fi­cultés à inter­préter votre jar­gon, ou à savoir si leurs deman­des sont réal­istes. Vous devez cern­er leurs besoins et vous assur­er que tout le monde partage les mêmes attentes. Soyez atten­tifs à ce qui est dit — et ce qui n’est pas dit — pen­dant les dis­cus­sions impor­tantes. Inté­gr­er ces besoins exprimés — ou sous-jacents — à la pré­pa­ra­tion de votre événe­ment vous aidera à garder une longueur d’avance.

4. Organisation

Cette qual­ité est lit­térale­ment la racine du nom de ce méti­er. Il est donc de pass­er à côté, mais il est impor­tant de rap­pel­er pourquoi un organ­isa­teur doit rester organ­isé. Pour réus­sir son événe­ment, il faut savoir jon­gler entre des dizaines de choses à la fois. Cette prouesse mul­ti-tâch­es est néces­saire à la fois pour plan­i­fi­er à moyen/­long-terme et pour exé­cuter le plan sans accroc lors de l’événement. Les meilleurs organ­isa­teurs dis­posent de procé­dures sans failles, de check­lists détail­lés, et d’outils tech­nologiques pra­tiques. Tra­vailler dans l’événementiel requiert de pren­dre de la hau­teur au niveau glob­al, tout en gar­dant un œil sur un ensem­ble de petits détails. Pour éviter la sur­charge de tra­vail, déléguez une par­tie des tâch­es chronophages. Et si tout ne se passe pas comme prévu, n’ayez pas peur de pass­er au plan B.

5. Passion

Vous devez réelle­ment aimer ce que vous faites pour endur­er le stress généré par ce méti­er. Une pas­sion sincère vous aide à sur­mon­ter les obsta­cles sur votre route et à rester calme quand tout sem­ble s’effondrer sous vos pas. La pas­sion décu­ple votre créa­tiv­ité et votre inspi­ra­tion à réalis­er de belles choses. Des com­pé­tences comme la ges­tion du temps peut s’apprendre, mais pas la pas­sion… et vous en aurez besoin pour réus­sir.

6. Communication

Une com­mu­ni­ca­tion claire, ferme, et bien­veil­lante vous définie en tant que leader d’équipe, entraîne tout le monde sur le bon chemin, et assure que les objec­tifs de l’événement sont clairs pour toutes les per­son­nes impliquées. Elle vous aide égale­ment à partager effi­cace­ment votre vision et à ren­dre vos inter­locu­teurs ent­hou­si­astes. Com­mu­niquez de manière respectueuse envers tout le monde et ne dén­i­grez per­son­ne. Acceptez les cri­tiques con­struc­tives et restez ouvert aux nou­velles idées. Chaque indi­vidu a sa part de respon­s­abil­ité dans le suc­cès d’un événe­ment, veillez donc à com­mu­ni­quer avec eux de manière claire, con­fi­ante, et stim­u­lante.

7. Calme

Con­stam­ment soumis à toute forme de pres­sion, vous devez garder votre sang-froid quoiqu’il arrive. Votre équipe a besoin d’un leader qui sait pren­dre les bonnes déci­sions grâce à un calme olympi­en. Les organ­isa­teurs d’événements à suc­cès restent sere­ins et con­tin­u­ent à traiter tout le monde avec respect, peu importe la tour­nure des événe­ments. Si vous êtes une vraie boule de nerfs, prenez le temps de vous défouler en dehors du temps de tra­vail. Ceci vous garan­ti­ra un équili­bre sain et sal­va­teur.

8. Débrouillardise

Résoudre des prob­lèmes de manière créa­tive n’est pas à la portée de tout le monde. Qu’il faille répar­er un bout de décor avec trois bouts de ficelle ou rem­plac­er un inter­venant à la dernière minute, l’organisateur d’événement doit être plein de ressources et d’inventivité pour sur­mon­ter ces obsta­cles. Peu importe votre niveau de pré­pa­ra­tion, les imprévus arrivent plus vite qu’il ne faut de temps pour le dire. Vous serez plus à même de les résoudre si vous aimez chercher des solu­tions créa­tives à chaque défi qui sur­git.

9. Prise de décision

Les organ­isa­teurs d’événements doivent être capa­bles de pren­dre plusieurs déci­sions à la fois, et rapi­de­ment. Le plus impor­tant est même de savoir recon­naître lorsqu’il est trop tard pour chang­er d’avis, et avoir la déter­mi­na­tion de pour­suiv­re le pro­jet avec une énergie pos­i­tive.

10. Expérience

Vos inter­locu­teurs vous fer­ont davan­tage con­fi­ance si vous leur mon­trez que vous avez déjà réal­isé des pro­jets sim­i­laires. Des actes valent générale­ment plus que des paroles, et c’est à vous de prou­ver que vous savez ce que vous faites, et que vous le faites bien. Grâce à cela, plus les années passent et plus vous vous con­stituez un car­net de con­tacts rem­pli de per­son­nes qui vous font con­fi­ance. Si vous avez peu d’expérience et de con­tacts pour le moment, soyez patients et allez les chercher par vous-même.

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